哈尔滨工程大学教职工因公临时赴港澳办理流程2018-04-18.docx

哈尔滨工程大学教职工因公临时赴港澳办理流程为推动信息化建设，便利广大教职工因公临时赴港澳手续办理工作，自 2018 年 4 月 17 日起开通线上办理“哈尔滨工程大学教职工因公临时赴港澳申请”事项，2018 年 5 月 1 日后，只受理线上因公临时赴港澳申请。教职工因公临时赴港澳手续办理共计申请批件、办理证件和签注、执行出境任务、出访总结、费用核销等 5 个重要环节十二步骤，具体内容如下：第一步：提交申请 1.请按下方相关附件《教职工因公临时赴港澳线上申请前自行准备的必备材料》准备相应规定格式的附件材料； 2.申请人填写表格内容； 3.申请人上传规定格式附件材料； 4.提交材料。第二步：材料初审 1.国际处工作人员对申请材料进行审核； 2.若申请材料符合要求，推送至下一步； 3.若申请材料不符合要求，退回至申请人修改。第三步：出境经费审核 1.经费负责人审核； 2.若出境经费为学校预算经费，推送至下一步； 3.若出境经费为非学校预算经费（包括科研经费等），推送至财务处审核，再推送下一步。第四步：组团单位审核第 1 页共 28 页 1.组团单位分管处级领导审核； 2.若申请人非正处级领导，推送至下一步； 3.若申请人为正处级或单位主要负责人，提交至分管校领导审批，再推送至下一步。第五步：国际处审核 1.国际处处级领导审核； 2.国际处工作人员审核并组团。第六步：完成校内审批 1.国际处工作人员将团组材料上报分管外事副校长审批； 2.国际处工作人员反馈学校审批意见并公示 5 个工作日； 3.国际处工作人员向工信部报送材料，申请出国（境）任务批件。第七步：线上办结 1.申请人在“待办事宜”中确认审批结果； 2.申请人打印系统生成的《哈尔滨工程大学教职工因公临时赴港澳申请》和附件材料原件纸质版提交国际处主楼 714 室； 3.线上审批环节办结。第八步：办理政审批件因公赴港澳需要办理政审批件。请各位申请出国境人员在人力资源处网站下载《因公临时出国（境）人员备案表及样表》，填写完整，经各部门领导（处级单位所在党组织负责人）签字盖章后，并上传至在线审批系统。非处级以上人员的备案表原件提交到人力资源处 1#809 室郭方伟老师处办理政审批件，处级以上人员的备案表原件提交到国际处 714 室。第九步：办理因公往来港澳通行证和签注第 2 页共 28 页获得出国（境）任务批件后，国际处工作人员线下指导申请人办理因公往来港澳通行证和签注，具体内容如下 1.申请人在主楼 714 室领取《申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表》，在国际处工作人员指导下完成填写，同邀请信、政审批件和小 2 寸近三个月内白色背景证件照片 3 张一并寄到工信部。 2.时间周期：自全部申请材料抵达工信部后不少于 7 个工作日。 3.领取因公往来港澳通行证：接到国际处通知后，在工作日办公时间，持《工业和信息化部因公出国（境）人员外事纪律承诺书》、费用（人民币现金）到以下地址领取护照及签证。地址：工业和信息化部外事服务中心（北京市西城区西长安街 13 号）联系人：刘芳联系电话：门卫处打电话（010-68206095，直拨 6095 即可）领取人必须携带领取者本人身份证前往，否则门卫禁止进入！第十步：执行出境任务 1.行前教育。出境团组的组团单位，负责在出访前对出境团组及人员进行行前外事、保密纪律教育。出访团组在国外访问期间，由团长负责管理并严格按照批准的出访时间、国别、线路安排访问活动，严格遵守外事纪律与保密规定，按照授权及批准的口径对外会谈。 2.以团组为单位按批件执行出境任务。第十一步：归还证件与总结执行完出境任务，应在回国后 1 周内归还因公往来港澳通行证，2 周内提交出访总结至国际处（主楼 722 室）《哈尔滨工程大学教职工因公临时出国（境）总结表》（含出访总结和实际出访日程）。总结表内容要真实、准确。其中，总结为在公务活动中的经历和收获（ 1000 字左右），附照片 2-3 张。电子版发送到邮箱： niutongli@hrbeu.edu.cn；纸质版经出访团组团长签字确认后交至主楼 722 室,用于返校后公示。第十二步：费用核销上交因公往来港澳通行证和出访总结后，由国际处在任务批件上盖“因公证件照已归还”、“出访总结已提交”章，到财务处完成出境费用核销手续。第 3 页共 28 页附件：1.邀请信-样表 2.中文日程-样表 3.出境任务背景介绍-样表 4.体格检查表、健康承诺书-样表 5.工业和信息化部因公出国（境）人员外事纪律承诺书 6.哈尔滨工程大学涉密人员出境保密提醒和保密承诺书 7.哈尔滨工程教职工因公临时出国（境）总结表 8.乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表 9.申请因公往来港澳特别行政区通行证及签注事项表备注：有关表格可到国际交流与合作处网站下载使用 http://fao.hrbeu.edu.cn/4820/list.htm 第 4 页共 28 页第 5 页共 28 页附件 1：第 6 页共 28 页附件 2：哈尔滨工程大学 XX 赴 XXX 进行技术交流日程安排（2018.7.26-2018.7.31）日期时间 7 月 26 日内容从上海启程，乘坐航班飞往阿姆斯特丹，入住酒店。上午与 Burg Industries B.V.技术中心相关负责人介绍情况并进行具体项目的合作细节洽谈 7 月 27 日下午上午 7 月 28 日下午在 Moerdijk 与 Burg Industries B.V.有关人员进行液货罐的加工制造的技术洽谈。赴 Burg Industries B.V. LPG 集装箱液货罐加工车间参加实验。在 Moerdijk 与 Burg Industries B.V.有关人员进行 LPG 集装箱液货罐的低温加载程序的技术洽谈。上午赴 Burg Industries B.V.特殊集装箱液货罐加工车间参加实验。下午自阿姆斯特丹返程，乘坐航班飞往上海上午抵达上海 7 月 29 日 7 月 30 日填写说明（上传时请删除此部分） 1. 题目：哈尔滨工程大学赴 XXX（地区名称）XXX（任务名称：参加国际会议、进行合作洽谈、技术交流、合作研究、设备验收、科学考察等）日程安排。 2. 日程安排中应以离开出境口岸城市日为起点，抵达入境口岸城市日为终点。 3. 具体航班信息及往返路线可咨询航空公司或订票公司。切勿过早预订机票，以免因为通行证、签第 7 页共 28 页注原因不能按期出行而造成不必要的经济损失。 4. 往返路线中经停城市及国家尽量保持一致，不一致的情况请提供机票订单及情况说明。 5.关于境外停留的要求：单独停留香港或澳门原则上不超过 5 天，香港和澳门同时停留不超过 8 天。离、抵境当日计入在外停留时间。对参加国际会议、合作研究等情况酌情考虑。第 8 页共 28 页附件 3：出境任务背景范例 (出境任务背景介绍应包含对邀请方的介绍、出境的详细时间、地点、出访团员、邀请方信息及出境的主要目的、内容及对学科建设、学校建设的重要意义，出境参加会议还应包含会议的主承办方、会议的主题及内容、是否检索、论文录取率及论文录取数量等相关体现会议级别的信息。)同一团组请提供统一的出国任务背景介绍。范例：应香港理工大学邀请，哈工程理学院教师***将于 2017 年 1 月 23 日至 2017 年 1 月 26 到香港理工大学开展学术交流。香港理工大学电气工程学院靳伟教授所在的光纤传感实验室，在光纤传感技术方向上造诣深厚，在环境、医疗、安防等领域具有重要的应用。靳伟教授领导的科研小组对于基于微结构光纤的气体探测技术能够实现小型化、多点复用、组网及远程监测，是近年来光纤传感的前沿研究领域。哈尔滨工程大学纤维集成光学国家重点实验室致力于光纤光学和光纤传感方面的研究，与香港理工大学靳伟教授已有多年的合作基础， 2015 年双方联合成功申请了国家自然基金重点项目。此次学术交流有助于促进两个实验室之间的合作和学术交流，把握国际前沿问题和科研状况，有助于提高教师在光纤光学方面的研究能力，更好的解决当前面临的科研问题。促进我校教师和香港地区光纤传感领域科研人员的交流，寻求与香港理工大学等国际知名高校及专家的合作，促进我校光纤光学学科学术水平的发展。经学校研究决定，拟派***同志赴香港参加此次学术交流，费用由哈尔滨工程大学承担。此次出访不涉及国家秘密。第 9 页共 28 页附件 4：第 10 页共 28 页健康承诺书校国际处：本人······，系哈尔滨工程大学······学院教师，拟于 · · · · · · 年 · · · · · · 月 · · · · · · 日至······年······月······日赴······国······市执行参加国际会议任务，经学校门诊部体检后，指标正常，身体健康。可以赴······执行参加国际会议任务。若途中出现因身体健康而导致的问题，一切责任由自己承担。第 11 页共 28 页承 2018 年月诺日附件 5：工业和信息化部因公出国（境）人员外事纪律承诺书第 12 页共 28 页人：本人代表本团组和组团单位承诺：一、组团单位要在出访前对团组成员进行外事纪律、安全保密等教育，涉及重大活动必须做好工作预案。统一对外表态口径，未经批准不得随意对外表态，对重大敏感国际问题不随意发表评论。二、严格按照已批准的出访国家及地区执行出访任务，不擅自延长在外停留时间；未经批准不得变更出访路线，或以任何理由绕道旅行；不参加与访问任务无关的活动。三、不出入色情场所和观看色情表演，不出入赌博场所，不使用任何形式的资金参与赌博活动，不参加涉及低级趣味的娱乐游览项目。四、严禁出访人员携带涉密计算机出境；严禁在出境携带的非涉密计算机及移动存储介质中存储、处理涉密信息和内部敏感信息；未经批准，不得携带涉密载体（包括纸质文件和电磁介质等）；妥善保管内部资料，未经批准，不得对外提供内部文件和资料；不在非保密场所谈论涉密事项；不泄露国家秘密和商业秘密。五、注意防范反华敌对势力的干扰、破坏，避免与可疑人员接触，拒收任何可疑信函和物品。六、增强防盗、防抢、防诈骗的自我保护意识，出访团组在出访前查询前往国家或地区我驻外使、领馆领事保护处电话、传真。遇到重大事件应及时与我驻外机构取得联系，并及时报告国际合作司。七、护照上的签名不得由他人代签。回国（境）后 7 日内交由发证机关指定的部门统一保管或注销。八、团组出访结束后一个月内向上级主管部门提交出访报告，并在报告中专门汇报在国（境）外遵守外事纪律情况。做好访问成果的落实工作。第 13 页共 28 页本承诺书一式两份，一份由本人在出国（境）前签字，并保证本团组履行上述承诺；另一份由国际合作司保存。团组长：经办人：（取件人）联系电话：批件号：批件右上方(2018)....号承诺日期：（取件日期）出访日期：按批件填写第 14 页共 28 页附件 6：哈尔滨工程大学涉密人员出境保密提醒和保密承诺书出境人员姓名保密提醒请您在出境期间遵守下列条款： 1.在境外的活动不得涉及国家秘密。 2.确因工作需对外提供国家秘密的，要按照国家有关规定办理审批手续，并要求对方承担保密义务。 3.参加各种交流活动不得携带国家秘密载体（包括载有国家秘密信息的便携式计算机）,因工作确需携带或向境外传递机密级、秘密级秘密载体的，应按照有关保密规定办理审批手续，并采取切实可靠的保密措施；任何情况下，不得携带或向境外传递绝密级秘密载体。 4.谈论涉及国家秘密的事项要注意场合，防止被窃听；不得在涉外公共场所及外方提供的场所谈论涉及国际秘密的事项。 5.不得在没有保密措施的通讯工具中传递国家秘密；不得使用明码或者未经中央有关机关审查的密码传递国家秘密。 6.在境外遇到危机所携带的国家秘密载体安全的紧急情况时，要立即销毁所携带的秘密载体。 7.回国后要向本单位报告保密工作情况，遇特殊情况要向学校书面报告。 8.出行目的地必须和申请地一致，不得擅自改变，按时回国，严禁前往敏感国家或地区； 9.出国（境）期间，若受到前往国家或地区专门机关的调查或不公正第 15 页共 28 页待遇，应保持冷静，遇紧急情况及时报告组织或当地使领馆。提醒单位（公章）：年月日月日到国（地区）保密承诺书本人拟于年月日至年（旅游）、（探亲）、（留学）、（访问）、（其他：），本人了解有关保密法规，知悉应当承担的保密义务和法律责任，在出境期间保证遵守保密纪律，并履行保守国家秘密的义务。 1.不携带或向境外传递有国家秘密信息的任何设备、载体和信息。 2.在境外期间保证不向任何人、不以任何方式泄露知悉的国家秘密信息，在境外期间谨言慎行，不谈论与工作相关的敏感信息。 3.不前往和参加与身份不符的场所和活动，不私自参加境外或有境外背景的组织。 4.遇有境外组织和人员盘查、纠缠、威胁、策反、资助、馈赠等情况时，要及时通知我驻外使领馆，回国后立即向学校报告。第 16 页共 28 页 5.因公出国（境），回国 7 天内向国际处交回因公出入境证件；因私出国（境），回国后 10 日内向人力资源处交回出入境证件。上述条款本人已仔细阅读，明白无误，会严格遵守。如违反上述提醒和承诺，造成失泄密的，自愿承担法律责任，党纪、政纪处分和处罚。承诺人签字：年月日附件 7：哈尔滨工程大学教职工因公临时出国（境）总结表一、基本情况出访国家出访时间（地区）年月日至年月出访任务团组信息姓名所在单位及职务第 17 页共 28 页联系电话日团长团员单位名称（外文填写）网址访问单位 1 联系人职务电话 Email 单位名称（外文填写）网址访问单位 2 联系人职务电话 Email 二、总结（充分展示在国境外公务活动情况、成效以及对学校/所在部门的意义，建议字数 1000 字左右，可附页提供，如附页需团长签字）第 18 页共 28 页三、实际出行日程（可附页提供，如附页需团长签字）四、异常情况：境外公务期间是否有出国境团组成员脱团现象：是□ 否□ 境外公务期间是否与境外情报机关接触：否□ 是□ 境外公务期间是否有其他需要说明的异常情况：是□ 否□ 以上四部分内容真实准确，总结和日程可公示，且不涉及国家及学校秘密，我确认。团长签字：日期国际交流与合作处意见： □因公证件已归档保存 □出国境总结和实际日程纸版和电子版均已按期提交 □境外活动照片已存档第 19 页共 28 页经办人签字：第 20 页共 28 页日期：附件 8：乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表项目代码：经费负责人：填表日期：团组名称组团单位团员人数出访国家（地区）出访时间乘坐航班选择非国内航空公司航班原因，或者改变最邻近目的地国家（地区）中转地原因国际处审核意见财务处审核意见第 21 页共 28 页年月日附件 9：第 22 页共 28 页第 23 页共 28 页第 24 页共 28 页第 25 页共 28 页第 26 页共 28 页第 27 页共 28 页第 28 页共 28 页