附件2内部质量审核和管理评审程序(A-4最新版).doc

程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 1 目的 对学校船员教育和培训质量管理体系（以下简称“质量管理体系”） 内部质量审核（以下简称“内审”）和管理评审的计划与审批、准备 与实施、结果及处置等过程进行控制。 2 适用范围 质量管理体系内审和管理评审。 3 职责 3.1 校长，组织实施质量管理体系管理评审工作。 3.2 管理者代表，全面领导质量管理体系内审工作，指定内审组组长。 3.3 质量管理与评估办公室，负责组织实施质量管理体系内审，根据内审 发现的问题组织各质量体系部门进行整改，组织整改结果跟踪验证。 组织各质量管理体系部门落实管理评审提出的相关意见及措施。 3.4 内审组组长，负责根据审核计划的安排，领导内审组成员具体实施质 量管理体系内审，根据审核情况撰写内审报告。 3.5 内审员，根据审核计划及内审组组长的安排对被审核部门实施文件审 核和现场审核，对被审核部门不符合项的整改进行跟踪验证。 3.6 质量管理体系各部门，配合质量管理与评估办公室及内审组做好质量 管理体系内审和管理评审的相关工作。 4 工作流程 4.1 审核准备 4.1.1 质量管理体系各部门于每年内审前将自上次内审以来本部门质量管 理体系运行情况进行一次全面的检查，并向质量管理与评估办公室提 交本部门质量管理体系运行情况报告，内容需涵盖部门质量管理体系 运行情况自查、内外部质量投诉处理、内外部审核发现的不符合项、 建议项的纠正与改进等。 4.1.2 质量管理与评估办公室根据审核部门及工作内容，选配内审员组成内 版本/版次：A/7 第 1 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 审内审组（以下简称“内审组”），内审员必须具有内部内审员资格， 安排审核任务时应注意与受审核部门无直接责任关系。 4.1.3 管理者代表在内审组成员中指定内审组组长。 4.1.4 质量管理与评估办公室负责向内审员提供审核所依据的文件与资料。 4.1.5 管理者代表于内审之前召开内审组会议，研究确定质量管理与评估办 公室制定的《海南热带海洋学院内部质量管理体系审核计划》（以下 简称审核计划），布置审核任务。质量管理与评估办公室配合内审组， 根据审核任务将内审员分为若干小组，指定小组长和小组秘书。小组 秘书配合小组长做好审核小组内部成员分工和其他相关工作。 4.1.6 质量管理与评估办公室负责将会议研究确定后的审核计划、审核通知 提交学校发文，下发至质量管理体系各部门。质量管理体系各部门在 收到审核通知和审核计划后，如果对审核日期有异议，可在 2 天之内 联系内审组，经协商同意后再行安排。 4.2 文件审核 4.2.1 内审员根据审核计划任务分工，对所负责的部门实施文件审核，填写 《海南热带海洋学院内部质量管理体系文件审核记录表》。 4.3 首次会议、现场审核、末次会议 4.3.1 首次会议 a.内审员宣布文件审核结果，必要时，事先应与受审核部门沟通文 件审核的结果。 b.声明本次审核的有关事宜，确认现场审核计划。 c.首次会议的参会人员包括:受审核部门的领导和有关科室主任，审 核小组全体成员。参会人员应至少提前 5 分钟抵会场签到。受审核部门 负责做好会议记录。 版本/版次：A/7 第 2 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 另外，受审核部门负责人因故未能出席首次会议，应事先向审核小 组请假。 4.3.2 现场审核： a.现场审核期间，受审核部门指定一名负责人全程陪同内审员，确保 有关岗位的人员在工作现场并给予全面合作。若有关岗位人员因故未能出 席审核，受审核部门应于内审员抵达审核现场之前，以书面形式向内审员 请假并征得同意。 b.内审员通过面谈、查阅文件及质量记录等方式，检查被审核部门质 量管理体系的运行情况。 c.内审员在现场审核时,对所发现的问题应及时做好记录并填妥《海 南热带海洋学院内部质量管理体系现场审核记录表》，于离开现场之前取 得受审核部门负责人的确认签字。 4.3.3 末次会议： a.审核组宣布审核结论，被审核单位确认审核结论。 b.受审核部门负责做好会议记录。 c.末次会议的参会人员与首次会议相同。参会人员应至少提前 5 分钟 抵会场签到。 4.3 审核报告 4.3.1 各部门的文件审核及现场审核工作结束后， 内审组组长召集由各小组长、 秘书和质量管理与评估办公室相关人员参加的工作会议，根据各部门的 文件审核及现场审核事实，审议确定本次内审的不符合项。 4.3.2 各内审小组组长根据工作会议形成的结论，填报《不符合项报告》，完 成《部门审核报告》提交内内审组组长。内审组组长根据各部门的审核 结果编写《海南热带海洋学院内部质量管理体系审核报告》,送管理者 代表审核签发。 版本/版次：A/7 第 3 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 4.3.3 内部质量管理体系审核报告的分发范围： a.最高管理者（校长）、质量管理体系各部门分管校领导； b.所有受审核部门。 4.4 问题整改及跟踪验证 4.4.1 质量管理与评估办公室组织各部门针对内审发现的问题进行整改。各 部门应按照整改通知的要求，认真分析涉及本部门的问题，制定相应 的整改措施，形成整改报告，提交质量管理与评估办公室。不符合项 的纠正期限，不得超过 3 个月。 4.4.2 存在不符合项的部门，在收到《不符合项报告》的 5 个工作日之内， 按照要求填写产生不符合的原因和纠正措施后提交质量管理与评估 办公室。 4.4.3 质量管理与评估办公室汇总部门提交的《不符合项报告》，送至内审 组组长审核。若内审组组长认为部门制定的纠正措施不能接受时，应 与该《不符合项报告》提交部门联系，解释其不能接受的原因。在此 种情况下，受审核部门应重新制订一份经修正的纠正措施，直至内审 组长认可。 4.4.4 质量管理与评估办公室若发现受审核部门未履行 4.5.2、 4.5.3 规定时, 应予以追查,并报告管理者代表。 4.4.5 在纠正措施的需要或纠正措施的性质等问题上，若内审组长不能与受 审部门达成一致意见，管理者代表负责协调，若有必要报告校长裁定。 4.4.6 质量管理与评估办公室在规定的整改完成时间之后，组织内审员跟踪 检查受审核部门需纠正的不符合项，验证其有效性，并填写在《不符 合项报告》的相应栏目内，交内审组组长审核。 4.4.7 内审组组长对没有按规定/协议的期限实施不符合项纠正措施或纠正 无效的受审核部门，应查明原因并报告管理者代表。如所说明的理由 不能接受，或未能规定出可接受的纠正期限，管理者代表应就该问题 版本/版次：A/7 第 4 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 向校长报告。 4.4.8 质量管理与评估办公室负责保存内审的全部活动记录。 4.4.9 内审工作结束之后，质量管理与评估办公室按照《中华人民共和国船 员教育、培训和船员管理质量管理体系内审员管理规定》考核内审员。 4.4.10内审工作每年至少进行一次，且覆盖质量管理体系全部受控部门。 4.4.11质量管理与评估办公室按照《质量记录控制程序》保管前款所述记 录。内审结束后 1 个月内，质量管理与评估办公室负责将内审结果 上报海事主管部门。 4.5 管理评审 4.5.1管理评审主要是评价质量管理体系的适宜性、充分性和有效性，至 少应每年进行 1 次。 4.5.2质评办负责收集整理提交管理评审会议材料，材料包括：1.各部门体 系运行情况报告，介绍质量方针和质量目标在部门的落实情况；2. 质量目标达成度数据；3.学生（员）满意度数据；4.上次内部审核 和管理评审活动所发现问题或缺陷整改的落实情况；5.质量管理体 系相关法规变化、内部管理制度变化等内外部环境因素变化情况； 6.其他需要通过管理评审会议评价或审议的措施或工作。 4.5.3 管理者代表于适当时候向校长提出召开管理评审会议的建议，质量管 理与评估办公室负责准备管理评审所需的文件与资料。质量管理体系 各部门应向质量管理与评估办公室提交部门质量管理体系运行情况 报告。 4.5.4 部门质量管理体系运行情况报告，内容涵盖部门质量管理体系运行情 况介绍、内外部质量投诉处理、教学检查与评估结果、内外部审核发 现的不符合项信息的纠正等。 4.5.5 校长根据管理者代表的建议，主持召开管理评审会议，以研究质量管 理体系运行过程中存在的问题，评价质量管理体系的适宜性、充分性 版本/版次：A/7 第 5 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 和有效性。 4.5.6 出席管理评审会议的人员至少包括质量管理体系各部门分管校领导和质 量管理体系各部门负责人。 4.5.7 管理评审会议由质量管理与评估办公室做会议记录。参会人员应至少 提前 5 分钟抵会场签到。 4.5.8 质量管理与评估办公室根据管理评审会议的评审结果编写管理评审 情况通报，提交校办呈管理者代表审核校长审批，发文至分管校领导 和各质量管理体系部门。组织相关部门落实管理评审提出的相关举措， 并跟踪验证。 5 相关/支持性文件 5.1 1978 年海员培训、发证和值班标准国际公约 5.2 中华人民共和国船员培训管理规则 5.3 中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则 5.4 中华人民共和国船员教育、培训和船员管理质量管理体系审核实施细 则 5.5 中华人民共和国船员教育、培训和船员管理质量管理体系内审员管理 规定 5.6 我国船员培训、考试、评估和发证的有关规章以及相应的技术规范、 大纲或纲要 5.7 质量管理体系内审员岗位工作指导书 5.8 学校质量管理体系的其它相关文件 6 质量记录 6.1 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核计划，RHD02ZP024/01（质 量管理与评估办公室及各部门保存，长期） 6.2 海南热带海洋学院内部质量管理体系文件审核记录表， RHD02ZP024/02(质量管理与评估办公室保存，长期) 版本/版次：A/7 第 6 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 6.3 海南热带海洋学院内部质量管理体系现场审核记录表， RHD02ZP024/03(质量管理与评估办公室保存，长期) 6.4 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核不符合项报告， RHD02ZP024/04（质量管理与评估办公室及各部门保存，保存期限： 长期） 6.5 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核报告，RHD02ZP024/05(质量管 理与评估办公室及各部门保存，长期) 6.6 海南热带海洋学院内部质量管理体系部门审核报告，RHD02ZP024/06(质 量管理与评估办公室及各部门保存，长期) 6.7 海南热带海洋学院质量管理体系工作会议签到表，RHD02ZP024/07(质 量管理与评估办公室保存，长期) 6.8 内审员工作登记与考核表，RHD02ZP024/08（质量管理与评估办公室 保存，长期） 6.9 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核通知（质量管理与评估办公 室及各部门保存，长期）（文件） 6.10 海南热带海洋学院质量管理体系管理评审情况通报（质量管理与评估 办公室保存，长期） 6.11 部门质量管理体系运行情况报告（质量管理与评估办公室及各部门保 存，5 年） 6.12 部门质量管理体系审核整改报告（质量管理与评估办公室及各部门保 存，5 年） 6.13 内部质量管理体系审核会议记录（质量管理与评估办公室保存，长期） 6.14 海 南 热 带 海 洋 学 院 内 部 质 量 管 理 体 系 审 核 建 议 项 清 单 ， RHD02ZP024/09（质量管理与评估办公室及各部门保存，保存期 限： 长期） 6.15 海 南 热 带 海 洋 学 院 内 部 质 量 管 理 体 系 审 核 自 查 项 目 表 ， 版本/版次：A/7 第 7 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 RHD02ZP024/10（各部门自己保存，5 年） 版本/版次：A/7 第 8 页 共8页 程序文件 内部质量审核和管理评审程序 文件编号：RHD02ZP024 记录表编号：RHD02ZP024/01 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核计划 （ 年第 次内审） 审 核 日 程 安 排 日 期 内审组组长： 日 期： 时 间 审核内容 受审核部门 批准人： 日 期： 审 核 员 地 点 记录表编号：RHD02ZP024/02 海南热带海洋学院内部质量管理体系文件审核记录表 （ 年第 次内审） 受审核部门: 序号 体系文件标题及编号 内审员 受审核部门负责人确认签名/日期： 第 存在的问题 审核日期 页 共 页 记录表编号：RHD02ZP024/03 海南热带海洋学院内部质量管理体系现场审核记录表 受审核部门： 内审员 序号 受审核部门负责人确认签名 审核日期 现场审核项目 现场审核情况 记录表编号：RHD02ZP024/04 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核不符合项报告 第 被审核单位 审核员 审核项目 □文件审核 □现场审核 审核日期 被审核部门(适用现场审核) 不 符 合 事 实 描 述 不 被审核单位代表确认签名/日期 符 合: □法律、法规、规章或规范性文件 名称： 要求条款： □船员培训和船员管理质量管理规则 要求条款： □被审核单位体系文件 文件号： 不符合项种类: □重大不符合 限期纠正要求: □立即纠正 原 因 分 析 □一般不符合 □一个月内纠正 □二个月内纠正 □三个月内纠正 责任人： 日期： 制定人： 日期： 被审核单位代表： 日期： 审核员： 日期： 内审组组长签名： 注：在“□”内适用的打“√”，不适合的打“—” 日期： 纠 正 措 施 纠 正 结 果 结 果 验 证 备 注 份 共 份 记录表编号：RHD02ZP024/05 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核报告 （ 内审组组长签名： 日 期： 年第 次内审） 管理者代表签发： 日 期： 第 页 共 页 记录表编号：RHD02ZP024/06 海南热带海洋学院内部质量管理体系部门审核报告 （受审核部门： （ 审 ） 年第 次内审） 核 结 果 （一、审核概况；二、存在的主要问题；三、建议；四、附件：） 审核小组长签名： 日 期： 第 页 共 页 记录表编号：RHD02ZP024/07 质量管理体系工作会议签到表 时间 会议名称 地点 主 持 人 部 门 与会者 应出席者 签 到 部 门 应出席者 考勤情况统计： 统计人： 签 到 记录表编号：RHD02ZP024/08 内审员工作登记与考核表 编号： 姓名 审核员证书编号 审核组内职务 审核次数 审核日期 本次审核中，是否填写了《不符合项报告》及填写份数 是，否□， □份 本次审核中，是否参与编写《审核报告》 是， 否□ 以往或本次审核，是否有被审核部门或其他有关的投诉 有□，无；如有，□次 审核员审核工作小结： 审核组集体考评意见 □优秀，□称职，□不称职 审核组组长考核意见： 审核组组长签名及日期： 备注： 说明：1、表内各栏目均应如实填写，不能空格； 2、在□内适用的打√； 3、此表由质量管理与评估办公室存档。 记录表编号：RHD02ZP024/09 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核建议项清单 被审核单位 序号 审核组组长签名： 审核日期 存在的不足或审核组建议 日期： 记录表编号：RHD02ZP024/10 海南热带海洋学院内部质量管理体系审核自查项目表 被审核单位 序号 1 2 3 4 5 6 7 审核日期 自查结果 是/否 部门受控人员对质量管理体 00 系，是否熟悉 部门受控人员名单是否为最 新版本 部门牵头负责的程序文件、 岗位工作指导书、规章制度 是否为最新版本 部门牵头负责的程序文件、 规章制度、岗位工作指导书、 实际工作流程，这四项内容 之间是否相互一致、连贯 质量记录清单中所列的项目， 在工作现场能否提供对应的 质量记录 内审、外审的整改工作（不 符合项和建议项）是否落实 到位 部门质量管理员，对质量管 理体系有关工作流程，是否 熟悉 自查项目 备注：质量管理体系各部门，可以根据工作实际，自行增加“自查项目”。 责任人