南大之星档案管理软件使用说明.doc

档案管理系统使用说明 1.打开 IE 浏览器，在地址栏输入 “http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入 您的用户名和密码。进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的 “系统设置”，重新设置密码。 2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进 行档案表的设置。档案表创建完成后，可以添加档案信息。 （1）添加案卷。 在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷” 按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料 的 所 属 类 别 。 如 党 群 综 合 材 料 填 “ DQ11 ”， 行 政 后 勤 类 材 料 填 “XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。具体所属类别划分见附件 1。 二级目录：填入案卷所对应的年份，例如 2007、2013 等。 实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分 类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如 2013 年学院行政综合类文件，其实体分类号为 2013-XZ11。 卷/盒号每一年从“1”开始。 “保管期限”参照“归档范围及保管期限表” ，分为永久、长期、 短期、30 年、10 年”。根据我们的实际情况，我们选择为永久或 30 年。 “密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可 设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。“正题名”为整个案卷的文 件内容的概括。比如，枣庄学院 2013 年行政综合类文件。 “第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入 “其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。 起 止 时 间 为 案 卷 内 文 件 所 跨 度 的 时 间 ， 比 如 20130102-20130630. 下图为相关著录信息，可供参考。 （2）添加文件。案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。在“编 辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话 框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求 参见“添加案卷”中的要求，内容相同。 文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所 对应的序号，文件号每卷案卷从.0001 开始。第一个案卷（盒）中的 第一个文件，编号应为 1.0001. 第二个文件为 1.0002……以此类推。 系统自然增加，无须手动输入。“页数”为文件的具体页数。 “文件时间”为文件材料的形成时间，用 8 位数字表示，如 “20090608” 。可手动输入，也可按照后面的日期选项进行选择。 “文号、图号”中“文号”为收发文件的文号，例如“枣院政字 [2009]11 号”，其中的括号统一用半角的“[ ]”。 当第一份文件著录完毕后，继续点击“添加文件”，一级类目、 二级类目、实体分类号、案卷及件号无需进行著录，只需对正题名、 期限、页数、文件时间、文号等进行修改即可…同时，为了方便管理， 我们采用流水形式进行编号。 比如 2013 年行政综合类文件有 2 盒（卷）60 件，, 第一个案卷 （盒）中的第一个文件，编号应为 1.0001. 第二个文件为 1.0002…… 第 30 个文件未 1.0030；第二卷（盒）第一个文件的系统编号为 1.0031， 此时，需要将 1.0031 手动改为 2.0031………，后面编号由系统自动 生成。或者按照系统自动生成的案卷及件号排列下去，等全部著录完 之后，再选择需要变动的文件，直接通过“辅助组卷”的“盒/案卷 号”进行调整。如下图所示。 一级类目、二级类目、实体分类号、案卷号及件号、保管期限、 密级、正题名、第一责任者、页数、文件时间、文号、图号、载体、 文本、文种为必填项。下图为相关著录信息，可供参考。 备注：在添加案卷和文件的过程中，如果浏览器版本过高，可能会出 现无法“添加”时，应对浏览器的兼容性进行设置，点击“工具”的 “兼容性设置”，将“121.250.164.133”添加至“兼容性设置网 站”。 如下图所示。 3.电子文件上传。可通过点击文件著录界面的“全文”或编辑界 面的“全文”，进行电子文件的上传。上传方式：一般选择为“上传 整个文件”；提取全文：根据实际情况选择“将附件内容追加到全文” 或“用附件内容替换全文”。下图为电子文件上传界面。 如果将所有文件目录著录完毕，在进行相应的电子文件上传。则 可以采用批量文件上传。此时，在“档案文件信息管理”界面，选择 “上传文件”。打开界面，批量选择需上传的电子文件。注：提取全 文方式一般选择为：“提取并替换”或“提取并追加”；上传方式选 择为“无”，挂接方式一般为“文号”或“题名”。具体如下图所示。 4. 打印目录。依据自身需要选择合理的打印范围,可点击“打印 当前”或“打印所有”。进入打印界面，可以根据实际情况，选择需 要打印的目录格式，如枣庄学院文件目录、枣庄学院案卷目录、枣庄 学院卷内文件目录。在“自定义打印选择”中，根据需要选择打印范 围、案卷列表等内容；在打印页面设置中，根据需要选择纸张、边距、 页面等设置。一般纸张默认为“A4 横向”.最后点击“EXCEL 打印”。 若需要导出相关目录，则点击“EXCEL 导出”。 打印目录应对浏览器的 Internet 选项进行设置，如下图所示。 正常打印，为下图所示。 若设置不正确，则会出现下图所示情况。 附件 1：归档材料的所属类别划分 文件内容 所属类别 文件内容 所属类别 党务综合 DQ11 纪检、监察 DQ12 组织 DQ13 宣传教育 DQ14 统战 DQ15 工会 DQ16 团委 DQ17 行 行政综合 XZ11 人事 XZ12 政 审计 XZ13 保卫 XZ14 类 后勤 XZ15 档案、图书 XZ16 教学综合 JX11 JX12 招生 JX13 学科与实验室 建设 学籍管理 课堂教学与教 学实践 毕业生 JX15 学位 JX16 JX17 教材 JX18 科研类 科研综合类 KY11 科研项目类 KY12 产品类 产品综合类 CP11 产品项目类 CP12 基建类 基建综合类 JJ11 基建项目类 JJ12 设备类 设备综合类 SB11 仪器设备种类 SB12 出版类 出版综合类 CB11 出版物项目 CB12 外事类 外事综合类 WS11 出国、留学等 WS12 财 财会综合类 CK11 会计报表 CK12 会 会计账簿 CK13 会计凭证 CK14 类 工资清册 CK15 党 群 类 教 JX14 学 类 实 字画 SW12 证书 SW13 牌匾 SW14 奖杯 SW15 锦旗 SW16 印信 SW17 校徽、纪念章 SW18 礼品、纪念品 SW19 文物 SW20 科研成果实物 SW21 其他 SW22 照片 SX12 录音带 SX13 录像带 SX14 幻灯 SX15 磁盘 SX16 影视胶片 SX17 缩微胶片 SX18 光盘 SX19 物 类 声 像 类