3、档案管理软件输入对照标准.doc
档案管理软件输入对照标准 一、档案管理软件(文件级网络版)输入规范: (一)各部门网络版管理系统的进入: l、网络版管理系统 IP 地址:210.28.92.30 2、密码:用户名及初始密码均为各部门名称汉语拼音首位字母,如党办:db,各部门兼职档案员 登录后可进入“系统设置”修改密码。 (二)档案信息的录入 案卷、文件的录入:选择,“添加案卷”或“添加文件”按钮; 选择类目:一级目录为年代,如:2009;二级目录:为档案保管期限,如:Y 或 C 或 D;三级类目 为档案分类简明题名,也可为空; 文件、案卷输入项 1、信息分类号、馆室代号、微缩号:均不填 2、全宗号:3; 3、实体分类号:年度加部门代号加保管期限,如党办:2007—01—Y; 4、文件案卷号及件号:录入案卷目录时为案卷号(即盒号) ,如:第一盒为 1;录入文件目录时, 小数点前为案卷号,小数点三个零后为每个文件的排列序号,输入第一个序列号后,机器自动添加; 5、保管期限:根据文件保管期限规定分别选择永久、长期、短期; 6、密级:根据文件密级情况进行选择; 7、正题名:即文件标题。归档文件中如涉及奖惩、课题、学科申报、管理等设计学校师生员工个 人的档案材料,必须外加(姓名),没有标题或题名不规范的档案,应自拟标题,外加[] 。 8、副题名:文件副标题; 9、第一责任者:文件形成单位(外单位名称,学院内部名称请用规范化简称,录入标准见后)或联 合发文的主要单位名称; 10、其他责任者:联合发文单位的次要单位; 11、页数:文件总页数; 12、文件时间:即文件落款日期,以阿拉伯数字表示,中间用小数点隔开。如:2009.1.6(不要点 击选择日期按钮); 13、归档单位:学院各归档单位名称(即各中层部门),按标准录入; 14、文号:即文件号,如是联合发文则选择第一文号; 15、存址、出版项:不填; 16、主题词、奖励名称、获奖等级、获奖时间:按档案实际填录; 17、归档份数:一般为 1; 18、载体:根据实际情况选择; 19、附件题名:作为附件的文件标题,有附件才填写; 20、输入员:各部门档案员; 二、单位(部门)名称录入标准: 1 (一)外单位名称: 1、中华人民共和国审计署:审计署 10、江苏省人事厅:省人事厅 2、中华人民共和国教育部:教育部 11、江苏省财政厅:省财政厅 3、中共江苏省委:省委 12、江苏省高校招生委员会(办公室):省招办 4、江苏省人民政府:省政府 13、江苏省高等教育自学考试委员会(办公室):省自 5、中共江苏省纪律委员会:省纪委 考办 6、江苏省公安厅:省公安厅 14、共青团江苏省委员会:团省委 7、江苏省教育厅:省教育厅 15、江苏省委政法委员会:省政法委 8、江苏省教育纪律工作委员会:省教育纪工委 16、江苏省发展改革委员会:省发改委 9、江苏省教育工会:省教工委 (二)各部门代号、名称及初始密码: 01——党办----db 30--莫愁校区管委会----mgh 02——纪委(监察室)----jw 31--自考办----zkb 03——组织部、统战部----zzb 32--国际审计学院----gsxy 04——宣传部----xcb 33--会计学院----kjxy 05——工会----gh 34--管理学院----glxy 06——团委----tw 35--经济学院----jjxy 07——院办----yb 36--金融学院----jrxy 08——人事处----rsc 37--法学院----fxy 09——教务处----jwc 38--信息科学学院----xky 10——学生处、招生办----xsc 39--数学与统计学院----stxy 11——审计处----sjc 40--外国语学院----wgy 12——研究生处----yjsc 41--政治与行政学院----zzxz 13——发展规划处----fzghc 42--国际文化交流学院----gjwh 14——科研处----kyc 43--体育部----tyb 15——实验室建设与管理中心----sjjx 44--艺术教育部----ysb 16——国际合作交流处----gjc 45--独立设置的科研机构---dlkyjg 17——继续教育学院----jjy 含:内部审计研究中心 18——金审学院----jsxy 现代审计发展研究中心 19——教育技术与网管中心----jjzx 公共管理绩效评估研究院 20——期刊编辑部----xb 国民经济研究所 21——财务处----cwc 高教研究所 23——保卫处----bwc 货币研究所 24——总务委员会----zwwyh 审计信息工程重点实验室 25——图书馆----tsg 信息系统审计实验室 27——声像档案----szda 审计文化与教育研究院(博物馆) 28--教学评估办公室----pgb 46--思想政治理论教学部----szb 29--离退休工作处----ltxc 2 3