后勤文件资料管理办法.doc

福 州 职 业 技 术 学 院（ ） 后勤管理处 榕职院后〔2016〕21 号 后勤管理处关于印发 《后勤文件资料管理办法》的通知 后勤管理处全体员工： 为进一步规范后勤管理处文件管理，更好地促进后勤工 作的开展，经处室领导研究同意，制定《后勤文件资料管理 办法》，请认真执行。 附件：后勤文件资料管理办法 后勤管理处 2016 年 11 月 17 日 后勤文件资料管理办法 为进一步规范后勤管理处文件管理，更好地促进后勤工 作的开展，特制定本办法，请认真执行。 一、发文处理流程 这里所指的文件为泛指，不局限于需要文号的正式文件， 也包括请示学院领导、与其他部门协调的文字材料。 后勤管理处草拟的文件类型主要为请示（需领导批复的 材料）、报告（将具体情况汇报给领导，不需要领导批复 的） 、函（需要同等级部门协调支持的材料）、通知（发至相 关部门需办理的事宜），具体操作流程如下： 1.经办人起草初稿； 2.经办人呈分管处领导审阅； 3.经办人根据分管处领导修改意见进行修改； 4.经办人将修改稿电子版发至处秘书，由处秘书对文稿 进行梳理； 5.走纸质流程的，由经办人将梳理好的文件材料打印、 签字，分管处领导审核签字后，交由处秘书呈部门领导签发； 走 OA 流程的，由经办人按 OA 相关流程处理。 6.根据领导意见，由经办人呈相关院领导审批。 7.文件处理过程中，经办人需做好文件的跟踪落实工作。 8.需学院文号的文件，根据学院文件处理流程，走发文 流程。后勤管理处发文，需到处秘书登记编号。 二、发文格式 （一）标题 1.内容：后勤管理处关于***的请示（报告、函、通知 等） 。 2.字体字号：宋体二号加粗。 （二）正文 1.内容： （1）请示件一般在开头简要写清目前项目的进展情况， 随后就需请示内容分点概括，有经费需求的需明确、并注明 经费支出项目，最后一段写“妥否，请批示。” （2）根据上级的文件，文件需写清文件名、文号（文 号需要六角号〔〕）； （3）落款一般为“后勤管理处”，时间用阿拉伯数字表 示，如 2016 年 7 月 15 日。 2.字体字号：一般用仿宋三号；行距原则上用单行单距。 下分点标题字体：一、黑体三号 （一）楷体三号加粗 1.仿宋三号加粗 （1）仿宋三号 （三）附件 有附件的，需要在正文后附上相关材料；具体格式见附 件。 三、收文处理流程 1.上级文件、其他部门文件先交由处秘书进行登记、编 号； 2.呈处室领导批示； 3.交由相关经办人员办理； 4.处秘书做好项目督查工作，及时报告部门领导。 四、处室印章流程 1.需盖章材料须经处室领导签字确认； 2.处秘书根据处室领导意见盖章； 3.其他人员不得擅自用章。 五、存档流程 1.项目合同签订后，复印一份统一归档处档案管理员； 2.经办人员要保证所经办项目过程中所有材料的完整 性，在结办一项事宜后，要将办理过程的所有材料（事前、 事中、事后，材料最好是原始材料，若无才提供复印件）交 至处档案管理员； 3.处档案管理员做好登记工作，并根据学院档案管理要 求做好处室档案材料整理工作。 六、新闻报道 这里的新闻材料指需要挂在学院网站、后勤管理处网站 的新闻报道。 1.由经办人员草拟新闻稿、拍摄照片； 2.交由处秘书对新闻稿进行梳理； 3.由处秘书呈分管领导、部门领导审核； 4.由处秘书将审核完毕的新闻稿挂于后勤管理处网站； 挂在学院网站的材料，按学院相关流程办理。 七、本办法至发布之日起执行，若施行过程中有流程不 畅的，将根据实际情况进行修订。 参考范文： 后勤管理处关于***的请示 院领导： ***（简要写明项目目前进展情况） 经后勤管理处研究，建议（若多点需分点描述）： 1.*** 2.*** （有经费支出的，要标明经费支出项目） 妥否，请批示。 附件：1.*** 2.*** 3.*** 后勤管理处 2016 年**月**日 福州职业技术学院后勤管理处 2016 年 11 月 17 日印发