研究生学位论文及答辩材料归档暂行规定（2016地大档案馆图书馆） .doc

关于做好 2016 年 研究生学位论文及答辩材料归档工作的通知 各培养单位： 为做好 2016 年研究生学位论文及答辩材料的归档工作，现将相关事宜通知如下： 为进一步完善研究生学位论文及答辩材料的归档工作，结合我校的实际情况，经档 案馆、图书馆和研究生院共同协商，并报请校领导同意，决定从今年起，硕士研究生 （包括在职培养生）的学位论文（涉密论文、博士论文和优秀硕士论文除外）不再纳入 档案范畴，无需向档案馆移交，而是作为资料改为向图书馆移交，档案馆只接收优秀硕 士论文、博士论文以及涉密论文，所有毕业研究生答辩材料依旧向档案馆移交。针对以 上变化，档案馆对原《中国地质大学（武汉）研究生学位论文及答辩材料归档暂行规定》 （2015 年）进行了修订，新修订的（以下简称《规定》）从今年（2016 年）起开始实 行，请有关单位认真执行。 附件：《中国地质大学（武汉）研究生学位论文及答辩材料归档暂行规定》 （2016） 档案馆 图书馆 研究生院 2016 年 5 月 10 日 中国地质大学（武汉） 研究生学位论文及答辩材料归档暂行规定 （2016） 一、归档范围及保管期限 序号 1 范 围 保管期限 优秀硕士论文、博士论文和涉密论文打印原件并装订 1 份（向档案馆移交） 30 年 普通硕士论文打印原件并装订 1 份（向图书馆移交） 30 年 归 论文 档 所有毕业研究生（除涉密）论文电子版（向图书馆上 传） 2 3 论文答辩材料 （向档案馆 移交） （1）学位申请书及评定书 30 年 （2）学位论文答辩委员会组成审批表 30 年 （3）学位论文学术评议书 30 年 （4）学位授予决定 30 年 （5）答辩委员会表决票 30 年 （6）同行专家评议意见书 30 年 （7）外语和综合课考试合格证明（同等学历） 30 年 （8）最后学历学位复印件（同等学历） 30 年 （9）专家推荐书（博士同等学历） 30 年 （10）获奖证书复印件（博士同等学历） 30 年 （11）其他有保存价值的文件 30 年 光盘(凡涉密论文的学生必须向档案馆提交一份，光盘内存放涉密论文 及涉密论文上网著录单) 30 年 二、归档流程 研究生学位论文及答辩材料归档流程图 研究生答辩完成后到离校前 非密论文的 研究生归档 申请定密论文未 获批准的研究生 归档 涉密论文的 研究生归档 向图书馆提交论 向研究生秘书送交 向研究生秘书送交光盘（存放涉密论 文电子文档 纸质论文（一份） 文和上网著录单）、纸质论文各一份 毕业生按归档范围整理答辩材料，并 按要求胶装与论文一起交研究生秘书 研究生秘书验收胶装学位论文答辩材 料、纸质论文及光盘，合格的在《研 究生离校手续单》上加盖各院系《研 究生论文档案验收专用章》 研究生秘书将毕业生的《学位授予决 定书》按要求胶装（合订本） 研究生秘书将毕业生普通硕士论文提 交至图书馆（同时打印《普通硕士研 究生学位论文移交目录》一式两份， 并提交电子档） 研究生秘书将毕业生优秀论文、硕士 答辩材料、博士论文及答辩材料、涉 密论文及答辩材料向档案馆移交，登 陆档案馆网页或研究生院网页，下载 并填写《优秀及涉密硕士研究生学位 论文（光盘）移交目录》、《博士研 究生论文及答辩材料移交目录》、 《硕士研究生答辩材料移交目录》 将以上材料于研究生毕业次月，向档 案馆收集指导室归档（并将移交目录 的 电 子 档 发 送 至 邮 箱 81775783@qq.com 三、归档要求： (一)毕业研究生 （1）论文未申请定密及申请定密但未获批准的研究生，在毕业答辩完毕或获知校 保密委员会定密意见后到离校前，必须根据图书馆《关于研究生提交电子版学位论文的 通知》规定，向校图书馆提交论文的电子文档； （2）论文经校保密委员会核定涉密的研究生，需将填写好的《涉密学位论文上网 著录单》（格式见附件 17）和论文的电子文档刻录成光盘。提交的涉密论文电子版内容、 格式应与印刷本完全一致，并要求提供 word 和 PDF 两种格式，有扫描的手写签字的授 权 页 ， 与 纸 本 一 致 ； 文 件 名 为 中 国 高 校 图 书 馆 的 代 码 24206+ 学 号 + 姓 名 ， 例 ： 24206220****22 李*敏； （3）各研究生毕业答辩完毕后，按《研究生学位论文及答辩材料归档暂行规定》 （学位授予决定除外）收集整理研究生学位论文答辩档案材料，剔除不属于归档范围的 材料，并按规定胶装，要求如下： ①胶装封面格式见附件 1（封面格式不得擅自更改），封面用纸统一为 157 克纯白 色较硬纸张，封面上所有需填写的内容一律打印不得手写，毕业生按照自己的培养类别 在封面括号处填写“学生类别”（类别为：全日制专业硕士、全日制学术硕士、博士、 同等学力硕士、同等学力博士、工程硕士、高校教师硕士、工商管理硕士（MBA）、公 共管理硕士（MPA）等）; ②目录格式见附件 2——附件 10，毕业生按照培养类别选择自己所属的对应目录， 并按照目录上给出的顺序排列文件，然后进行胶装，并编写页码（注：封面和目录不包 含在编页码的范围内，从文件的第一页开始编写页码，要求字迹工整，统一使用黑色水 芯笔，有字的一面算一页，没有字的无需编页码）。页码编写完后将每一类文件所对应 的第一页页号填入目录后的括号内（注：如果文件中有非目录中所需要的文件，学生可 自行在目录最后添加标题，并将这些非目录中所需要的文件一律放在最后，不得影响其 他文件的排序，如果存在目录中缺少的材料，必须在该材料目录后的括号内标注 “×”）； ③用于粘贴的成绩单必须是答辩专用成绩单，学生不得将裁剪过的成绩单粘贴进 《学位申请及评定书》中； ④所提交的答辩材料，盖章和签字的部分必须清晰不得缺漏。 （4）毕业研究生离校前，将纸质论文、光盘（仅涉密论文学生提交，并确保光盘 质量优良）和胶装的答辩材料各一份，送交本院研究生秘书，学位论文电子版与纸本版 内容要求一致。将以上材料经研究生秘书验收合格后方可获准在《研究生离校手续单》 上盖章。 （二）研究生秘书 1、研究生秘书对研究生送交的纸质论文、胶装学位论文答辩材料和涉密光盘进行 验收，合格后（一定要确认光盘能顺利打开），方可在《研究生离校手续单》上加盖各 院系《研究生论文档案验收专用章》。 2、各学院研究生秘书将毕业生“学位授予决定”按要求胶装，要求如下： （1）封面及目录格式见附件 11 和附件 12，封面用纸统一为 157 克纯白色较硬纸张， 所填项目需打印不能手写； （2）按照学生学号从小到大排列文件，一个培养单位装订成一册； （3）该目录的电子档与纸质档案一起向档案馆移交。 3、各学院研究生秘书将所有材料按要求收集齐全后，登陆档案馆网页或研究生院 网页，下载并填写《优秀及涉密硕士研究生学位论文（光盘）移交目录》（见附件 14）、《博士研究生学位论文及答辩材料移交目录》（见附件 15）、《硕士研究生答辩 材料移交目录》（见附件 16），打印一式两份签字盖章移交档案馆（同时提交电子档至 81775783@qq.com）。 4、各学院研究生秘书下载并填写《普通硕士研究生学位论文移交目录》（见附件 13），打印一式两份签字盖章移交图书馆。 5、学位论文及答辩材料按照各移交目录中的顺序分别排放，于学生毕业次月（即 上半年毕业生为当年 7 月—9 月，下半年毕业生为当年 12 月—次年 1 月前）移交档案馆 收集指导室。 6、档案馆将根据“学位授予决定”目录核对归档材料，对缺归、漏归的学位论文 及答辩材料研究生秘书要及时补归，确实无法归档的要做出书面说明。 7、外国留学研究生，其毕业论文及答辩材料的归档要求和流程与本国研究生一样。 四、联系人及联系方式 1、图书馆 联系人：黄晓红 地址：图书馆一层 102 采访室 电话：67883147 2、档案馆 联系人：郭亚文 地址：档案馆二楼 B207 室 电话：67883826 五、附件 1、附件 1：研究生学位论文答辩评审材料封面格式 2、附件 2-10：研究生学位论文答辩评审材料目录格式 3、附件 11：研究生学位授予决定封面格式 4、附件 12：研究生学位授予决定目录格式 5、附表 13：《普通硕士研究生学位论文移交目录》 6、附件 14：《优秀及涉密硕士研究生学位论文（光盘）移交目录》 7、附件 15：《博士研究生学位论文及答辩材料移交目录》 7、附件 16：《硕士研究生答辩材料移交目录》 8、附件 17：《涉密学位论文上网著录单》 年度号 分类号 附件 1 201 案卷号 件号 页数 保管期限 Jx16 30 年 中 国 地 质 大 学 （武汉） （括号内填写学生类别） 研究生学位论文答辩评审材料 姓 名： 学 号： 专 业： 导 师： 培养单位： 文件日期: 年 月 日 附件 2 全日制专业硕士学位论文答辩评审材料 目录 1. 全 日 制 硕 士 专 业 学 位 研 究 生 学 位 信 息 总 表·················（ ） 2. 全 日 制 硕 士 专 业 学 位 书····················（ ） 申 请 及 评 定 3. 全 日 制 硕 士 专 业 学 位 书···················（ ） 文 学 术 评 议 论 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）···············（ ） 5. 全 日 制 硕 士 专 业 学 位 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表·······（ ） 6. 答 辩 委 员 会 票···························（ 表 ） 决 附件 3 全日制学术硕士学位论文答辩评审材料 目录 1. 硕 士 研 究 生 学 位 信 息 表·································（ 总 ） 2. 硕 士 学 位 申 请 及 评 定 书···································（ ） 3. 硕 士 学 位 论 文 学 术 评 书·································（ 议 ） 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）················（ ） 5. 硕 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表·················（ ） 6. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ··（ ） 附件 4 博士学位论文答辩评审材料 目录 1. 博 士 研 究 生 学 位 信 息 表································（ 总 ） 2. 博 士 学 位 申 请 及 评 定 书··································（ ） 3. 博 士 学 位 论 文 学 术 评 书································（ 议 ） 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）···············（ ） 5. 博 士 学 位 论 文 同 行 专 见······················（ 家 ） 匿 名 评 审 意 6. 报 送 博 士 学 位 论 文 简 表································( ) 况 7. 博 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表················（ ） 8. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ·（ ） 附件 5 同等学力硕士学位论文答辩评审材料 目录 1. 同 等 学 历 硕 士 研 究 生 学 位 表·························（ ） 信 息 总 2. 同 等 学 历 硕 士 学 位 申 请 及 书···························（ ） 评 定 3. 同 等 学 历 硕 士 学 位 论 文 学 书·························（ ） 评 议 术 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）················（ ） 5. 学 士 学 历 、 学 位 证 书 复 件·······························（ ） 印 6. 英 语 和 综 合 考 试 合 格 明·································( 证 ) 7. 同 等 学 历 硕 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表·········（ ） 8. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ··（ ） 附件 6 同等学力博士学位论文答辩评审材料 目录 1. 同 等 学 力 博 士 研 究 生 学 位 信 息 总 表····················（ ） 2. 同 等 学 力 博 士 学 位 申 书·····················（ ） 请 及 评 定 3. 同 等 学 力 博 士 学 位 论 书····················（ ） 学 术 评 议 文 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）···············（ ） 5. 报 送 博 士 学 位 论 表························（ ） 文 简 况 6. 具 有 研 究 生 毕 业 同 等 学 力 人 员 博 士 学 位 论 文 答 辩 专 家 推 荐 书·····（ ） 7. 同 等 学 力 博 士 学 位 论 文 同 行 专 家 匿 名 评 审 意 见··············（ ） 8. 最 后 学 历 、 硕 士 学 位 件·····················（ ） 证 书 复 印 9. 同 等 学 力 博 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表···········（ ） 10. 答 辩 委 员 会 票·························· ·（ 附件 7 表 ） 决 工程硕士学位论文答辩评审材料 目录 1. 工 程 硕 士 研 究 生 学 位 表····························（ 信 ） 息 总 2. 工 程 硕 士 学 位 申 请 及 书······························（ 评 ） 定 3. 工 程 硕 士 学 位 论 文 学 书····························（ 评 议 术 ） 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）···············（ ） 5. 工 程 硕 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表············（ ） 6. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ·（ ） 附件 8 高校教师硕士学位论文答辩评审材料 目录 1. 高 校 教 师 硕 士 研 究 生 学 位 信 表···························（ ） 息 总 2. 高 校 教 师 硕 士 学 位 申 请 及 评 书·····························（ ） 定 3. 高 校 教 师 硕 士 学 位 论 文 学 术 书···························（ ） 议 评 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）··················（ ） 5. 高 校 教 师 硕 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表···········（ ） 6. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ····（ ） 附件 9 工商管理硕士（MBA）学位论文答辩评审材料 目录 1.MBA 硕 士 研 究 生 学 位 信 息 表·······························（ ） 总 2.MBA 硕 士 学 位 申 请 及 评 书·································（ 定 ） 3.MBA 硕 士 学 位 论 文 学 术 评 书·······························（ ） 议 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）·················（ ） 5.MBA 硕 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表···············（ ） 6. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ···（ ） 附件 10 公共管理硕士（MPA）学位论文答辩评审材料 目录 1.MPA 硕 士 研 究 生 学 位 信 息 表································（ 总 ） 2.MPA 硕 士 学 位 申 请 及 评 定 书··································（ ） 3.MPA 硕 士 学 位 论 文 学 术 评 书································（ 议 ） 4. 学 位 论 文 定 密 申 请 表 （ 涉 密 论 文 的 学 生 提 交）···················（ ） 5.MPA 硕 士 研 究 生 学 位 论 文 答 辩 委 员 会 组 成 审 批 表················（ ） 6. 答 辩 委 员 会 表 决 票····································· ·····（ ） 附件 11 中 国 地 质 大 学 （武汉） 学 院 研 究 生 学 位 授 予 决 定 （共 年 人） 月 日 附件 12 学院研究生学位授予决定目录 顺序号 学号 姓名 页号 1 123456789 某某某 1 说明：1、学位授予决定目录按照学号的先后顺序录入，格式居中（目录电子档提交至邮箱： 81775783@qq.com）。 2、学位授予决定按照学号的先后顺序摆放并装订。 附件 13 学院 年普通硕士研究生学位论文移交目录 说明：本学院本年毕业普通硕士研究生共计 档 人，现共计 份，具体名单如（只需提供学号和姓名以及缺档原因）： 份送交图书馆。其中缺 顺序号 学号 姓名 学生类别 纸质论文原件 （份数） 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 1 10 1 11 1 12 1 13 1 14 1 15 1 16 1 17 1 18 1 19 1 20 1 21 1 22 1 23 1 24 1 25 1 备注 说明：1、此表按学号从小到大的顺序填写； 2、“学生类别”填写：统招、同等学历、高校教师、专业学位硕士（如工程硕士、MBA、MPA）等； 3、若有漏交或缺档情况，必须在本移交目录“说明”部分注明，并说明缺档原因和何时能补交； 4、本移交目录使用 A4 打印一式两份，由归档学院盖章，经手人签字后，学院和图书馆各保存一份，同时提 交电子档，通过邮箱发送(图书馆资源建设部：waicai@cug.edu.cn)。 归档单位： 归档时间： 归档经手人（签字）： 图书馆接收人（签字）： 附件 14 学院 年优秀及涉密硕士研究生学位论文（光盘）移交目录 说明：本学院本年毕业优秀硕士研究生共计 份论文送交档案馆收集指导室。其中缺档 因）： 人，涉密硕士研究生共计 人，现共计 份，具体名单如（只需提供学号和姓名以及缺档原 顺序号 学号 姓名 学生类别 纸质论文原件 光盘 （份数） （份数） 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 1 10 1 11 1 12 1 13 1 14 1 15 1 16 1 17 1 18 1 19 1 20 1 21 1 22 1 23 1 24 1 25 1 备注 说明：1、此表按学号从小到大的顺序填写，并在备注栏标明优秀或涉密； 2、涉密论文提交光盘，并在对应的光盘一栏处标 1，在对应的备注栏标明涉密年份（如秘密 2 年）； 3、“学生类别”填写：统招、同等学历、高校教师、专业学位硕士（如工程硕士、MBA、MPA）等； 4、若有漏交或缺档情况，必须在本移交目录“说明”部分注明，并说明缺档原因和何时能补交； 5、本移交目录使用 A4 打印一式两份，由归档学院盖章，经手人签字后，学院和档案馆收集指导室各保存一 份。同时提交电子档，通过邮箱发送（档案馆收集指导室邮箱：81775783@qq.com）。 归档单位： 归档时间： 归档经手人（签字）： 档案馆接收人（签字）： 附件 15 学院 年博士研究生学位论文及答辩材料移交目录 说明：本学院本年毕业博士研究生共计 材料归档工作的通知》收集整理齐全，现共计 人，其论文档案材料均按《研究生学位论文及答辩 份论文 份答辩材料送交档案馆收集指导室。 其中缺档 份，具体名单如（只需提供学号和姓名以及缺档原因）： 顺序号 学号 姓名 学生类别 纸质论文原 答辩材料 光盘 件（份数） （总页数） （份数） 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 1 10 1 11 1 12 1 13 1 14 1 15 1 16 1 17 1 18 1 19 1 20 1 21 1 22 1 23 1 24 1 25 1 备注 说明：1、此表按学号从小到大的顺序填写； 2、“学生类别”填写：统招、同等学历、高校教师、专业学位硕士（如工程硕士、MBA、MPA）等； 3、“答辩材料”总页数按答辩材料最后一页所编页数的数据填写； 4、涉密论文提交光盘，并在对应的光盘一栏处标 1，在对应的备注栏标明涉密年份（如秘密 2 年）； 5、若有漏交或缺档情况，必须在本移交目录“说明”部分注明，并说明缺档原因和何时能补交； 6、本移交目录使用 A4 打印一式两份，由归档学院盖章，经手人签字后，学院和档案馆收集指导室各保存一 份，同时提交电子档，通过邮箱发送（档案馆收集指导室邮箱：81775783@qq.com）。 归档单位： 归档经手人（签字）： 归档时间： 档案馆接收人（签字）： 附件 16 学院 年硕士研究生答辩材料移交目录 说明：本学院本年毕业硕士研究生共计 材料归档工作的通知》收集整理齐全，现共计 人，其论文档案材料均按《研究生学位论文及答辩 份答辩材料送交档案馆收集指导室。其中缺档 份，具体名单如（只需提供学号和姓名以及缺档原因）： 顺序号 学号 姓名 学生类别 答辩材料 （总页数） 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 说明：1、此表按学号从小到大的顺序填写； 2、“学生类别”填写：统招、同等学历、高校教师、专业学位硕士（如工程硕士、MBA、MPA）等； 3、“答辩材料”总页数按答辩材料最后一页所编页数的数据填写； 4、若有漏交或缺档情况，必须在本移交目录“说明”部分注明，并说明缺档原因和何时能补交； 5、本移交目录使用 A4 打印一式两份，由归档学院盖章，经手人签字后，学院和档案馆收集指导室各保存一 份，同时提交电子档，通过邮箱发送（档案馆收集指导室邮箱：81775783@qq.com）。 归档单位： 归档经手人（签字）： 归档时间： 档案馆接收人（签字）： 附件 17 涉密学位论文上网著录单 学号 学生姓名 联系电话 电子邮件 所在学院 论文题名（中文） 论文题名（英文） 论文日期 论文页数 密级 研究方向 学科专业 学位类别 导师姓名及职称 副导师姓名及职称 中文关键词（3-5 个 以内） 英文关键词（3-5 个 以内） 中文内容摘要（100 字以内） 英文内容摘要（100 字以内） 填表时间 说明：1、“论文日期”一栏填论文封面上的时间； 2、“论文页数”填写论文最后一页的阿拉伯数字。