附件：江苏建筑职业技术学院学生资助工作档案整理办法.docx

江苏建筑职业技术学院学生资助工作档案整理办法 一、归档材料明细 所有归档材料均采取标准化处理 附表一：校级归档材料明细表 编号 项目 家庭经济困 1 难学生库（副 本） 明细 家庭经济困难学生汇总表及家庭经济 困难学生建档材料复印件 保存年限 备注 长期 按学年度 贷款回执、毕业生还款承诺书、财务对 2 生源地贷款 账单、生源地贷款确认表、生源地贷款 长期 发放表 3 4 国家奖学金 国家励志奖 学金 国家奖学金初审材料、汇总表、评审报 告、公示文件及照片 按学年度 分学院 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 国家励志奖学金初审表、奖助学金班级 确认表、汇总表、评审报告、公示文件 及照片 国家助学金备案表表、奖助学金班级确 5 国家助学金 认表、汇总表、评审报告、公示文件及 照片 6 7 8 企业类奖学 企业奖学金初审表、汇总表、评审报告、 金（副本） 公示文件及照片 勤工助学 岗位申请表、工资发放表 短期 带有批复的申请表及申请材料 长期 临时困难补 助 按学期 资助育人成 能反映资助育人教育的各种材料，包含 果 但不限于文字、图片、音像材料 10 绿色通道 绿色通道文件、登记审批表、汇总表 11 总结及文件 9 年度工作计划与总结、大事记、管理制 度、重要发文 长期 长期 按学年度 永久 附表二：院级归档材料明细表 编号 项目 明细 保存年 备注 限 高等学校学生及家庭情况调查表、江苏 1 家 庭 经 济 困 建筑职业技术学院家庭经济困难学生 难学生库 认定申请表、家庭经济困难学生认定量 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 长期 按学年度 化评分表、其他证明 2 3 4 5 6 7 国 家 奖 学 金 国家奖学金初审材料、汇总表、评审报 （副本） 告、公示文件及照片 国 家 励 志 奖 国家励志奖学金申请表、奖助学金班级 学金 国家助学金 确认表、公示文件及照片 国家助学金申请表、奖助学金班级确认 表、公示文件及照片 企 业 类 奖 学 企业奖学金初审表、汇总表、评审报告、 金（副本） 临时困难补 助 公示文件及照片 申请表、批示结果（复印件）、汇总表 资 助 育 人 成 能反映资助育人教育的各种材料，包含 果 但不限于文字、图片、音像材料 8 总结及文件 年度计划、总结 永久 二、归档规范 1. 归档文件采用“年度――项目――保管期限”分类。 2. 档案须按照统一标准装订，装订顺序为：封面——目录—— 各级文件——汇总表格——报告——文件——图片——封底。 装订后装盒（袋） 。 3. 以学院为单位的归档材料采用盒装，档案盒外表面规格为 310mm*220mm（文书档案盒，内装 A4 纸） ，厚度任选。 4. 以班级为单位的归档材料采用袋装，档案袋外表规格为 330mm*230mm，厚度任选。 5. 建立两级目录：卷外目录和卷内目录。 6. 卷外目录是指档案盒或档案袋外部目录，汇总所有归档材料。 7. 卷内目录是指按档案盒或档案袋内的文件名称顺序编制页码 清单。 8. 装盒（袋）：将归档文件按卷内目录顺序装入档案盒，并填 写档案盒封面，盒脊及备考表。 9. 备考表是指盒内文件情况说明，整理人，检查人和日期，置 于卷内文件之上。 三、归档材料格式 1.档案封面式样： 档案编号： 至 学院 盒内明细 1.调查表 2.审核表 3.量化表 4．其他 学年 班 2.档案目录式样： 案卷目录 序号 档号 案卷题名 年度 保管期限 总页数 3.卷内备考表式样: 卷内备考表 卷 内 文 件 说 明： 立卷人 检查人 立卷时间 备注