关于启动全院档案进馆二期工作的通知.doc

中国科学院科发办函字〔2010〕71 号关于启动全院档案进馆二期工作的通知院属各单位：根据《中国科学院档案进馆办法》的相关规定，院属单位发展历程中的重要档案需定期移交档案馆管理，作为中国科学院发展历史的记忆库，为全院各项工作提供服务保障。档案进馆工作是全院一项分阶段推进的长期性工作，在全面总结档案进馆一期工作经验教训的基础上，2011 年全面启动全院档案进馆二期工作，现将有关事项通知如下：一、档案进馆二期工作的时间安排 2012—2016 年完成全院二期档案进馆工作（具体安排见附件 1）。二、档案进馆二期工作的进馆范围 1．进馆档案时间段：1981—1990 年（整合、撤销单位至被整合、撤销前）； -1- 2．进馆档案内容：各类重要档案、案卷和文件目录及数据、全宗说明、相关资料等。三、档案进馆二期工作的要求 1．提高认识档案进馆工作是一项维护中国科学院历史真实和完整、积累档案信息资源、有效为全院各项工作服务的重要工作，是院属单位义不容辞的责任和义务。院属单位应切实提高认识，本着对国家、院和本单位负责的态度做好档案进馆工作。 2．履行职责通过对档案进馆一期工作的经验教训总结，进一步理顺档案进馆工作流程，明确进馆工作涉及部门的相关职责（附件 2），院属单位应认真履行档案进馆工作流程中各阶段的相应职责。 3．严密组织档案进馆工作是进馆单位的组织行为，院属单位领导要高度重视，统筹安排，措施到位，落实相应的工作机构，明确专人从事档案进馆工作，积极协调部门间的工作配合，保证开展工作所需人员、经费、时间等必备条件。涉及档案进馆工作的相关人员要责任明确，各负其责，严格按照工作流程进行组织实施档案进馆工作，认真落实工作进度，保证工作质量，按照时间节点完成进馆工作，确保全院档案进馆工作总体进度不受影响。 -2- 为增加档案进馆工作考评的公平与公正性，特制定《中国科学院档案进馆工作考评办法》（附件 3）。院将进一步加大对档案进馆工作的领导、监督和检查力度，对不能按时完成档案进馆任务的单位责令限期整改。附件：1.中国科学院档案进馆二期工作计划 2.中国科学院档案进馆工作流程与职责 3.中国科学院档案进馆工作考评办法二〇一〇年十一月五日 -3- 附件 1：中国科学院档案进馆二期工作计划一、2012 年档案进馆验收单位名单（6 个单位）第四季度：沈阳分院、大连化学物理研究所、金属研究所、沈阳应用生态研究所、沈阳自动化研究所、沈阳计算技术研究所（1991 年—转制前）二、2013 年档案进馆验收单位名单（25 个单位）第一季度：大气物理研究所、动物研究所、微生物研究所、电子学研究所第二季度：长春分院、长春应用化学研究所、长春光学精密机械与物理研究所(原长春光机所、长春物理所 1981 年—整合前)、生物物理研究所、物理研究所第三季度：南京分院、紫金山天文台、南京地理与湖泊研究所、南京地质古生物研究所、南京土壤研究所、南京天文仪器研制中心（1991 年—转制前）、上海技术物理研究所、上海硅酸盐研究所第四季度：上海分院、上海微系统与信息技术研究所、上海光学精密机械研究所、上海有机化学研究所、上海应用物理研究 -4- 所、上海天文台、上海药物研究所、福建物质结构研究所三、2014 年档案进馆验收单位名单（26 个单位）第一季度：科学时报社（1991-1998 年报纸类档案）、声学研究所、自然科学史研究所、心理研究所第二季度：成都分院、成都生物研究所、成都山地灾害与环境研究所、光电技术研究所、成都文献情报中心（1981—整合前）、成都有机化学研究所（1991 年—转制前）、成都计算机应用研究所（1991 年—转制前）、海洋研究所第三季度：兰州分院、近代物理研究所、兰州化学物理研究所、兰州地质研究所（1981 年—整合前）、兰州资源环境科学信息中心（1981—整合前）、青海盐湖研究所、西北高原生物研究所、新疆分院第四季度：电工研究所、文献情报中心、过程工程研究所、半导体研究所、山西煤碳化学研究所、高能物理研究所四、2015 年档案进馆验收单位名单（25 个单位）第一季度：武汉分院、武汉岩土力学研究所、武汉物理与数学研究所、武汉病毒研究所第二季度：测量与地球物理研究所、水生生物研究所、武汉植物园、武汉文献情报中心（1981—整合前）、西安分院、西安光学精密机械研究所、国家授时中心(原陕西天文台) -5- 第三季度：昆明分院、昆明动物研究所、昆明植物研究所、云南天文台（1981—整合前）、西双版纳热带植物园、地球化学研究所、植物研究所、自动化研究所第四季度：遥感应用研究所、空间科学与应用研究中心（包括空间科学技术中心）、微电子研究所、古脊椎动物与古人类研究所、力学研究所、计算技术研究所五、2016 年档案进馆验收单位名单（17 个单位）第一季度：软件研究所、生态环境研究中心、化学研究所、研究生院、中国科学院印刷厂（1991—转制前）第二季度：广州分院、南海海洋研究所、华南植物园、广州能源研究所、广州地球化学研究所、亚热带农业生态研究所、北京软件工程研制中心（成立—转制前）、工程热物理研究所第三季度：科学出版社（1981—转制前）、对地观测与数字地球科学中心（原遥感卫星地面站部分）、政策与管理科学研究所、理论物理研究所 -6- 附件 2：中国科学院档案进馆工作流程与职责一、档案进馆工作计划与准备阶段 1. 工作计划阶段 2. 前期准备阶段（1）做好开展档案进馆工作所需条件方面的准备工作流程（2）制定全院档案进馆工作计划并印发文件开展档案进馆工作相关培训（3）召开档案进馆工作启动会议将档案进馆工作纳入全院档案工作规划；协助申请档案进馆工作办公厅专项经费（档案进馆业务指导、培训和进馆档案数字化等所需经费）；下达全院档案进馆工作计划文件机国家科学图召开档案进馆工作启动会议并提出相应要求；聘任档案进馆评审员（颁发证书）；负责全院档案进馆工作专项经费的申报；负责档案馆开展档案进书馆馆工作的人、财、物等方面的条件保障分院负责本地区进馆工作的组织协调。构职筹备组织档案进馆工作启动会议；二期工作期间：研究所档责档案馆征求院属单位意见，制定全院档案进馆工作计划上报办公厅案进馆评审员培训（2011 年和 2014 年各一期）；档案进馆业务培训（2011—2015 年每年一期）进馆单位选派相关人员参加档案进馆工作及相关培训 -7- 二、档案进馆工作启动与实施阶段工作流程 1. 进馆工作启动阶段 2.鉴定阶段 3.整理阶段 4．验收阶段（1）成立档案进馆工（1）初步鉴定：由鉴定（1）整理进馆档案，对需要（1）对照《进馆工作考核表》，（1 ）进馆单位在作领导小组（工作小组）小组成员按鉴定原则逐重新调整的文件材料进行分自查档案进馆工作情况并向档通过验收后 6 个月和进馆档案鉴定小组一对档案中的文件材料类组卷；不需调整的案卷可维案馆提交书面自查报告内完成向档案馆（2）制定档案进馆工进行审阅、分析，提出初持原样（2）档案数据查验。进馆档案移交档案作方案步鉴定意见并填写鉴定（2）对组卷后的文件进行排验收前，档案馆预先对进馆档案（2 ）档案进馆专（3）组织参与人员学意见表列、编页号、填写卷内文件目数据进行查验，确保进馆数据符人押送，确保档案习领会进馆工作有关（2）复审鉴定：根据档录、案卷封面、备考表、装订合进馆要求安全文件并掌握相关标准案内容对初步鉴定意见案卷以及对案卷进行排列和（3）现场验收。档案馆组织考（3 ）档案馆根据进行复审和确认，并填写编档号等工作评组，对通过数据查验的单位开考评意见对进馆复审意见，由鉴定小组负（3）根据进馆档案整理进度展进馆档案验收工作，依据《中档案整改情况进责人对鉴定意见确认签实际情况，及时开展进馆档案国科学院档案进馆工作考核表》行针对性的检查字的数据录入工作，做到内容准相关内容进行考评，现场反馈考并打分（3）填写鉴定意见表，确，数据信息和纸质档案信息评结果，验收不合格的单位必须（4 ）进馆档案检由各进馆单位存档备查，相一致限期整改，重新接受验收考核查合格后，档案清说明档案去向及进馆理（4）及时编写《全宗情况说（4）后续完善工作。进馆单位点无误，双方手续由明》，并收集年报、年鉴、大根据考评反馈意见中存在的问完备事记等相关出版物材料题进行完善改进，确保档案（数据）质量符合进馆要求 -8- 5．移交进馆阶段办督促验收不合格的单位进行整公明确档案管理系统的服务与技术支持改分对进馆单位档案整理、数据录入、材料准备和自查情况配合档案馆组织、参与档案进馆院进行指导、监督和检查单位的现场验收工作密切联系进馆单位，了解进馆档案鉴定、整理、数据录负责成立考评组，有序组织数据负责进馆档案到入等工作情况，主动配合进馆单位，多种渠道方式及时查验和档案验收；对通过验收单京接站和人员安档有效的进行业务检查指导，帮助进馆单位做好档案进馆位发送验收合格通知；将验收不排；检查进馆档案案各项工作合格单位名单报送办公厅，并对的整改情况；核对厅其后续整改工作提供业务支持、清点进馆档案数馆指导和监督机量；逐项填写交接文据内容构职责进馆单位（1）按照要求选择合适人员组成档案进馆工作相应机构，每位成员认真履行职责并充分发挥作用（2）明确专人负责档案进馆工作，提供开展档案进馆工作所需的人员、经费、设备等条件保障（3）摸清所藏档案家底并制定档案进馆工作方案，按时启动档案进馆工作按照鉴定工作的要求和程（1）按时完成进馆档案整（1）档案进馆工作自查准确客（1 ）按照时间节序，保证档案的进馆范围、理、数据录入和《全宗情况观点完成档案进馆密级标识和保管期限准确说明》编写（2）做好数据查验和档案验收工作（2）确保档案整理、数据的各项准备工作，依据材料充分（2 ）确保进馆过录入和材料编写的质量符（3）保障后续工作必须的人员程的档案安全合进馆要求和时间（3 ）交接手续完（3）历届领导人员照片简（4）按照时间节点逐项落实整备介和相关出版物收集齐全改存在的问题 -9- 三、档案进馆工作总结与表彰阶段工作流程 1．先进评选阶段 2．总结表彰阶段（1）先进集体评选：根据档案进馆工作考评成绩，按照院的表彰比例确召开总结表彰会议进行表彰定（2）先进个人评选：由各单位推荐；分院按照本地区先进个人分配名额组织初评；档案馆根据各分院的初评结果，结合各单位档案进馆工作情况，会同文档处共同组织先进个人的评选；办公厅对评选结果进行审批对全院档案进馆工作先进集体和个人报送结果进行审批，下达表彰文件主办档案进馆二期工作总结表彰会议办公厅配合办公厅做好档案进馆总结表彰工作，提供必国家科学机构要的人、财、物支持图书馆组织本地区档案进馆工作先进个人评审组，对各单位推荐的人选按照院分院先进个人评选条件和分配名额进行评选和报送职会同文档处共同组织先进集体和先进个人评选，提供各单位档案进馆考策划表彰方案及落实；总结表彰会议的准备与组档案馆核成绩单，将结果报办公厅审批织；准备工作总结报告等进馆根据评选条件，向分院推荐本单位档案人员责单位 - 10 - 附件 3：中国科学院档案进馆工作考评办法一、考评原则 1．坚持实事求是，以考评促档案进馆工作落实和推进。 2．坚持公平公正公开的原则，考评采用地区交叉考评方式。二、考评工作组织 1．档案进馆考评工作由档案馆负责组织与实施。 2．考评组由档案馆、分院和所级评审员 3～7 人组成。三、考评程序 1. 进馆档案数据先行通过档案馆初步验收。 2. 进馆单位对档案进馆工作进行自查，根据实际情况填写《档案进馆工作自查情况表》和《中国科学院档案进馆工作考核表》（以下简称《进馆工作考核表》），提交档案馆申请验收考评。 3. 档案馆根据进馆单位自查结果，组织考评组到进馆单位现场召开考评会： ①考评组听取档案进馆工作的情况报告； ②考评组现场查看验收各类档案、数据和相应材料； ③考评组进行综合评议，形成考评意见和考评分数； -1- ④考评组向进馆单位反馈现场考评结果。 4. 进馆单位根据考评组意见完成整改工作并向档案馆移交档案后，档案馆确定最终考评分数并公布考评结果。四、考评内容及标准 1. 考评内容依据《中国科学院档案进馆办法》及其附件。 2. 考评标准依据《进馆工作考核表》。将考评内容分为七个部分 29 个单项，实行百分制考评，其中 1-23 项由考评组现场打分，共 92 分，24-25 项由档案馆根据后期工作落实情况打分，共 8 分，总分 100 分。26-29 项为奖惩项，根据实际情况加减分。 3. 进馆单位现场考评得分达到 75 分（含 75 分）以上，且《进馆工作考核表》中考核内容的前四部分分数分别不低于 7、 6、30、20 分，则通过验收。五、考评结果考评结果作为评选全院档案进馆工作先进集体的依据。 -2- 中国科学院档案进馆工作考核表考核项目序号考核内容考核依据标准分数 1 成立档案进馆工作领导小组（工作小组）、鉴定小组，明确相关职责和分工。出示相关文件，检查落实情况 2 制定档案进馆工作方案，进馆工作列入单位年度工作计划和总结出示相关书面材料 2 (一) 组 2 织与条件 3 保障（10 分）（二）范围与门类（8 分）（三）档案整理质量（36 分）明确专人做档案进馆工作，确保档案进馆工作所需的人员、出示相关书面材料，检查档案经费、设备等条件保障，解决进馆工作条件的实际情况进馆工作中存在的问题 3 4 明确、落实进馆工作人员职责，出示相关书面材料，检查落实确保其工作时间，参加有关业情况务培训、学习和会议 3 5 进馆档案鉴定方案齐备、过程严谨，鉴定范围准确提供鉴定方案、鉴定过程材料等 4 6 进馆档案年限完整，门类齐全提供所存各类档案案卷目录，根据《中国科学院档案进馆办法》规定的各类档案进馆范围检查实际情况 4 7 归档文件齐全完整并为原件，归档范围准确，档案材料齐全，破损文件进行裱糊修复，书写材质符合要求和载体材质符合要求 6 8 组卷规范、分类合理、（国家）提供全宗档案分类表，重点检分类号标引准确查国家分类号的正确标引 6 9 装订整齐、规范、无金属物等，装订、装具符合当时国家和院装具符合要求的有关要求，利于长久保存 4 10 案卷（卷盒）封面填写完整、准确，案卷题名符合要求 6 11 卷内目录、归档说明书填写准确、完整，文件题名符合要求 12 卷（盒）内文件排列符合要求 2 13 页码编写准确 2 14 备考表填写准确、完整 1 依据中国科学院各类档案建档规范的要求自评考评分数分数 6 -3- 涉密文件处理准确提供涉密文件和解（降）密文件清单（需保留密级文件应准确著录；需解（降）密文件按保密管理相关规定执行） 3 完成进馆档案目录数据的著录工作档案数据预先通过档案馆初步验收 6 数据排序与档案排序一致，数据著录与档案一致，内容准确数据与实体信息一致 8 必录项目齐全、规范，无乱码、数据与实体信息一致错字、漏字等现象 8 19 《全宗情况说明》编写（补写）准确、全面 5 20 公开出版物、所自存基建档案案卷目录等收集齐全 3 21 提供全宗（单位）进馆工作记进馆工作按时启动、有序推进、录或阶段工作小结，记录进馆管理到位工作中的重要环节 3 进馆验收考评前有效开展自查工作（根据《进馆工作考核表》内容）提供自查报告表 2 认真完成进馆各项工作，按时开展验收根据档案进馆工作计划 3 24 后续整改工作按照验收考评意见，在规定时间内保质保量完成整改工作 4 25 档案移交进馆按时完成档案移交进馆工作 4 15 16 （四）档案数据著录 17 质量（22 分） 18 （五）其他必备材料（8 分） 22 （六）过程管理 23 （16 分）总分（七）奖惩项 100 26 多全宗单位多一个全宗加 2 分，最多 4 分 +4 27 国家、院、省市领导及著名人物为本单位的题词等珍贵实物档案（原件）进馆每一件加 1 分（仿真件 0.5 分），最多 5 分 +5 28 延后档案进馆验收时间延期 1 次减 2 分，最多 2 次 -4 29 首次验收未通过再次验收时减 5 分 -5 -4-