江门职业技术学院归档范围和保管期限表(2016年3月重新修订).doc

江门职业技术学院文件材料归档范围和保管期限表 （2016 年 3 月制定） 说明：学校档案工作的开展一直遵循《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管 理办法》 、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律规范。但在近十 几年来，随着国家档案工作的改革和发展，学校档案在保管期限的确定上也发生了较大 变化，先是保管期限由全部是永久、长期和短期调整为文书档案为永久和定期，自从 2015 年 10 月国家档案局出台新版《归档文件整理规则》后，对档案保管期限又进行了调整， 学校全部门类的档案均确定为永久和定期，定期分定期 30 年和定期 10 年。本表是在参 考新的《归档文件整理规则》和新的《会计档案管理办法》基础上，并结合学校实际情 况而制定的。 党群类 DQ 党务综合 序号 1 类目名称 上级党组织有关党的建设的文件材料 （如文件是本针对本校的，则永久保存） 保管期限 30 年 本校党代会文件材料 （1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发 言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、 列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举 2 结果和上级批复等。 永 久 （2）提案及办理情况；会议简服、会议情况、反映记录、小组会 议记录等 （3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票 式样 3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、 党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件 1 永 久 4 党委工作计划、报告（包括调查报告） 、总结（包括经验总结） 永 久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永 久 6 以党委名义召开的工作会议材料 永 久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永 久 8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永 久 9 党委工作简报 永 久 10 党委大事记 永 久 11 党群系统启用印章的文件和印模 永 久 12 党群系统重要统计材料 永 久 13 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及 批复 30 年 14 党委保密、秘书工作的有关文件 30 年 15 重要的群众来信来访及处理材料 30 年 16 党委与有关机关练习、协商工作的来往文件 30 年 17 分党委、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、 调查材料、会议记录和统计表 30 年 18 分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料 30 年 19 分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料 30 年 纪检 序号 类目名称 保管期限 1 上级纪委关于纪检工作的文件 30 年 2 纪委工作规章制度 30 年 3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永 久 4 校纪委会议记录 30 年 5 党员处分、复查材料 30 年 6 群众来信来访及处理意见 10 年 2 组织 序号 类目名称 保管期限 1 上级关于组织工作的请示、决定、通知简报 30 年 2 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 永 久 3 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永 久 4 落实政策的有关材料 30 年 5 副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包 括上级批准的，要附任免呈报表） 永 久 6 副处级以上干部名册 永 久 7 总支、支部改选报告、审批材料 30 年 8 各总支、支部委员名册 30 年 9 党员名册 30 年 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材 30 年 10 11 料 发展新党员、预备党员转正的名册 30 年 宣传教育 序号 类目名称 保管期限 1 上级关于宣传工作的文件 30 年 2 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 永 久 3 教职工政治思想工作动态及调查材料 30 年 4 理论学习的决定、通知、计划、总结 30 年 5 反映本校重大活动的剪报及图表 永 久 6 上级有关学生思想政治工作的文件 30 年 7 本校有关学生思想政治的决定、通知、条例 永 久 8 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永 久 9 学生思想政治工作典型调查材料和统计 30 年 10 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 30 年 11 各系学生政治工作人员名单 30 年 3 统战 序号 类目名称 保管期限 1 上级关于统战工作的文件 30 年 2 本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结 永 久 3 统战工作情况调查、典型材料、统战报表 永 久 4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永 久 5 台、港、澳和侨务工作材料 30 年 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 30 年 7 统战工作重要会议记录 30 年 工会 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关工会工作的文件 30 年 2 工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永 久 会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、 30 年 3 领导讲话、大会发言等文件） 4 表彰工会先进集体个人的材料、名单 30 年 5 处分会员的有关材料 30 年 6 工会委员会会议记录、纪要 10 年 7 基层工会干部名册 30 年 8 会员名册 30 年 9 妇女工作材料 30 年 10 家属工作材料 30 年 团委 序号 1 2 类目名称 保管期限 30 年 上级关于团的工作文件 本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领 导讲话、大会发言和大会通过的文件） 4 永 久 3 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领 导讲话、大会发言和文件） 永 久 4 团委工作计划、报告、总结及规章制度 永 久 5 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 30 年 6 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 30 年 7 处分团员的材料及复查材料 30 年 8 批准入团、离团材料及名单 30 年 9 团干部名单 30 年 10 团员名册 30 年 11 团委会议记录 30 年 12 学生会文件、材料 30 年 13 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 30 年 14 各分团委的有关材料 30 年 15 研究生会的有关材料 30 年 16 团委牵头进行的重大活动的有关材料 30 年 17 社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 30 年 行政类 XZ 行政综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关高校行政管理的综合性文件 30 年 2 全校性的规章制度 永 久 3 学校年度、学期工作计划、报告、总结 永 久 4 校长办公室、校长书记碰头会议记录、纪要 永 久 5 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 永 久 6 全校性的工作会议、座谈会文件 30 年 7 校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 30 年 8 本校教育事业规划、计划及上级批复 永 久 9 学校评估材料 永 久 5 30 年 10 教职工代表大会文件材料 11 本校向上级的请示及其批复 12 本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷） 30 年 13 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永 久 14 学年报表及综合统计 永 久 15 启用印章的文件及印模 永 久 16 本校历史沿革、情况介绍 永 久 17 本校大事记、简报、信息、动态等 永 久 18 校史工作材料 永 久 19 校友工作材料 30 年 20 校庆工作材料 30 年 21 群众来信来访文件材料 30 年 22 普选工作材料 10 年 23 上级有关与本院、所、中心的来文 30 年 24 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 30 年 25 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 30 年 26 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件 30 年 27 院、系、所、中心与国内单位协作的材料 30 年 28 院、系、所、中心统计年报及重要资料 30 年 永久或 30 年 人事 序号 类目名称 保管期限 1 上级机关有关人事工作的文件 30 年 2 本校人事工作的规章制度 30 年 3 人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录 永 久 4 关于机构、编制规划、计划报告及上级批复 永 久 5 关于校内机构设置、变化的文件材料 永 久 6 人事处权限内的干部任免文件及名册 永 久 6 7 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 30 年 8 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 30 年 9 教职工动态月报 30 年 10 师资培养、管理工作计划、规定、总结 永 久 11 教师进修计划、安排、总结 30 年 12 教师工作量的规定及执行情况 30 年 13 教师业务考核材料 30 年 14 人事统计报表 永 久 15 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表 永 久 16 教研室、研究室正副主任名册 30 年 17 教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要 求附审批表） 30 年 18 教职工工资调整材料、名册 30 年 19 教职工转正定级材料 30 年 20 教职工校内调动材料 30 年 21 教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍 信） 30 年 22 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根） 30 年 23 教职工援外和支援边远地区材料 10 年 24 教职工退职、离职和出国的有关材料 30 年 25 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 30 年 26 教职工退休后重新工作的材料 30 年 27 教职工福利工作 30 年 28 教职工商调函件 30 年 29 使用临时工有关材料 30 年 30 人民来信来访材料 30 年 7 监察、审计 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关监察、审计工作的文件 30 年 2 本校监察、审计工作方面的规章制度 30 年 3 监察、审计工作计划、总结、调查报告 30 年 4 监察、审计工作统计年报及重要报表 30 年 武装、保卫 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关公安保卫工作的文件 30 年 2 本校公安保卫工作方面的规章制度 30 年 3 本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表 永 久 本校师生员工案件的侦查、调查、处分结论材料及上级的批复、 30 年 4 判决书 5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 30 年 6 要害部门的公安保卫、消防工作 30 年 7 保卫工作简报 30 年 8 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件 30 年 9 本校武装部职责范围内的规章制度 30 年 10 武装部工作计划、总结、调查报告 30 年 11 武装部工作统计年报及重要报表 30 年 12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（册） 30 年 总务 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关总务工作的文件 10 年 2 本校总务处及各科规章制度 30 年 3 本校总务工作计划、报告、调查材料 30 年 4 房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结 30 年 8 5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 30 年 6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 30 年 7 师生员工健康状况调查材料及统计表 永 久 8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 30 年 9 车辆工作的有关文件材料 10 年 10 伙食工作的有关材料 10 年 11 校园绿化工作的有关材料 10 年 档案、图书、文博 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关的档案、图书、博物工作的文件 30 年 2 档案、图书、文博规章制度 30 年 3 档案、图书、文博工作计划、报告、总结 30 年 4 档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永 久 5 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料 30 年 6 档案馆指南、全宗介绍 永 久 教学类 JX 综合 序号 1 2 3 类目名称 上级下达的有关教学工作的文件材料 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办 法 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报 告、简报、总结 保管期限 30 年 永 久 永 久 4 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 30 年 5 非学历教育的培训班、进修班材料 30 年 6 统计报表 永 久 7 学生运动会材料 30 年 9 8 学生军训 10 年 9 迎新生工作安排 10 年 学科与实验室建设 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料 30 年 2 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料 永 久 3 重点学科、专业、实验室建设材料 永 久 4 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 30 年 5 学科、专业、实验室建设统计报表 永 久 招生 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关招生工作的文件材料 30 年 2 招生计划、规定、生源计划 30 年 3 新生录取材料及新生名单 30 年 4 委培、代培、自费生计划、合同及名单 30 年 5 招生宣传、招生工作总结 10 年 6 研究生入学试题及指导老师名册 30 年 7 学生户籍 30 年 学籍管理 序号 类目名称 保管期限 1 新生入学登记表 永 久 2 学生学籍卡片 永 久 3 学生成绩总册 永 久 4 在校学生名册 永 久 5 学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学） 30 年 6 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级） 30 年 10 7 30 年 学生处分材料 课堂教学与教学实践 序号 类目名称 保管期限 1 各专业教学计划、教学大纲 永 久 2 课程建设要求及安排，校历表，课表 30 年 3 各科、系、专业课程试题库 30 年 4 典型教案、重要备课记录 30 年 5 教学实习、生产实习计划、总结及有关材料 10 年 6 社会调查、社会实践计划、总结及有关材料 10 年 学位 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关学位工作文件材料 30 年 2 本校学位评定条例、办法及计划、总结 30 年 3 学位委员会会议记录、决定 30 年 4 学位委员会授予各层次学位清册 永 久 5 本科生优秀学士学位论文 30 年 6 博士、硕士研究生学位论文及评审材料 30 年 毕业生 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关毕业分配的文件材料 30 年 2 毕业生工作计划、简报、总结 30 年 3 毕业生供需统计、计划、合同 30 年 4 毕业生正式分配方案及调配派遣名册 永 久 5 毕业证、派遣证存根领取签收册 30 年 6 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 30 年 11 教材 序号 类目名称 保管期限 1 自编、主编教材 30 年 2 各系各专业使用教材目录 30 年 3 自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集 30 年 4 其他有保存价值的自编参考资料 10 年 附录：存系教学类档案 序号 类目名称 保管期限 1 本科生毕业论文及评审意见 30 年 2 课堂教学材料、课程进度表 10 年 3 教师任课安排、教案 30 年 4 优秀实习报告 10 年 5 本专业教学检查、调查材料及总结 10 年 6 教师工作量核算、登记材料 10 年 科研类 KY 综合 序号 类目名称 保管期限 1 科研行政管理文件材料 30 年 2 科研计划管理文件材料 30 年 3 科研成果管理文件材料 30 年 4 科研经费管理文件材料 30 年 5 申报科学基金及有关批复 30 年 6 学会工作（学术活动）材料 10 年 科研准备阶段 序号 1 类目名称 保管期限 30 年 开题报告与课题调研论证材料 12 2 任务书、合同、协议书 永 久 3 课题研究计划、设计 30 年 4 计划执行情况、计划调整或撤销报告 10 年 5 课题投资和预决算材料 10 年 研究实验阶段 序号 1 2 3 类目名称 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、 工艺流程及综合分析材料） 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、 计算结果） 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图 等） 保管期限 永 久 永 久 永 久 4 研究工作阶段小结、年度报告 30 年 5 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等 永 久 6 样品、标本等实物的目录 永 久 总结鉴定阶段 序号 类目名称 保管期限 1 研究报告、研制报告 永 久 2 论文专著 永 久 3 工艺技术报告 永 久 4 技术诀窍报告 永 久 5 专家评审意见 永 久 6 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见） 30 年 7 鉴定证书 永 久 8 推广应用意见 30 年 9 课题工作总结 30 年 13 申报奖励阶段 序号 类目名称 保管期限 1 科研成果登记表 永 久 2 科研成果报告会 永 久 3 科研成果奖励申报与审批材料 永 久 4 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 永 久 5 专利申请书或证书原件或影印件 永 久 推广应用阶段 序号 类目名称 保管期限 1 转让合同、协议书 永 久 2 生产定型鉴定材料 永 久 3 成果被引用或投产后反馈意见 10 年 4 推广应用方案及实施情况 30 年 5 扩大试生产的设计文件、工艺文件 30 年 6 成果宣传报导材料 10 年 7 对外学术交流材料 30 年 产品生产与技术开发 CP 综合 序号 1 2 3 4 5 类目名称 上级关于产品生产与科技开发管理的文件 本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制 度及手册、图表 产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示 产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往 的文件材料 产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表 14 保管期限 30 年 30 年 30 年 30 年 永 久 销售管理 序号 类目名称 保管期限 1 产品用户清册 30 年 2 产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录 30 年 3 用户反馈的产品技术文件材料 30 年 4 产品说明书、宣传品、广告样张 10 年 5 产品用户交验协议 10 年 产品计划准备阶段材料 序号 1 类目名称 任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建 议书、上级指示批文 保管期限 30 年 产品生产设计（研制）阶段材料 序号 类目名称 保管期限 1 总体方案设计材料 永 久 2 全套设计定型图纸 永 久 3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分析报告 10 年 4 通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录 30 年 5 阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复 30 年 6 产品说明书、技术条件、标准、产品证明书等 10 年 产品生产试制与鉴定阶段材料 序号 类目名称 保管期限 1 试题大纲、试验记录及试验工作总结 30 年 2 鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证 30 年 3 试验规程和记录、样机底片、照片等 30 年 4 得奖材料、专利材料 30 年 5 论文、专著 30 年 15 产品生产阶段材料 序号 类目名称 保管期限 1 生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划 30 年 2 全套工艺定型图纸、技术条件说明书 30 年 3 工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定 材料等全部工艺文件材料 30 年 4 材料定额和代用单，工时定额 10 年 5 生产定型报告及批复 30 年 6 重大质量事故分析，重要联席会议纪要 30 年 7 各种更改单及技术通知单 30 年 8 生产工作总结报告、技术工作总结报告 30 年 基建类 JJ 综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关基建工作的文件 30 年 2 基建工作规章制度 30 年 3 基建工作计划、总结、简报 30 年 4 基建工作总体规划 永 久 5 基建工作年度（季度）总结、统计报表 永 久 6 基建工程财务预、决算 30 年 7 全校性总体规划、设计总平面图 永 久 8 水、电、气管道分布图 永 久 9 地质勘探、地形测量材料 永 久 可行性研究 序号 类目名称 保管期限 1 项目建议书及上级批复 永 久 2 可行性研究报告 永 久 16 3 项目评估 永 久 4 环境预测、调查报告 永 久 5 设计任务书及计划任务书 永 久 设计基础 序号 1 2 3 类目名称 保管期限 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、 永 久 化验试验报告、重要土、岩样说明 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、 永 久 观测记录 水文、气象、地震等其它设计基础材料 永 久 设计文件 序号 类目名称 保管期限 1 初步设计 永 久 2 技术设计 永 久 3 施工图设计 10 年 4 技术秘密材料、专利文件 永 久 5 设计计算书 30 年 6 关键技术实验 永 久 7 总体规划设计 永 久 8 设计评价、鉴定及审批 30 年 工程管理文件 序号 类目名称 保管期限 1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永 久 2 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永 久 3 施工执照 永 久 4 环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 永 久 17 5 产权证书 永 久 施工 序号 类目名称 保管期限 土地施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 10 年 （2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工 30 年 安全措施、施工工艺 1 （3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30 年 （4）建筑材料实验报告 30 年 （5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批 永 久 （6）土建施工定位测量地质勘察 永 久 （7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图 永 久 （8）隐蔽工程验收记录 永 久 （9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报 永 久 告 （10）分项、分单位工程抽量检查、评定 30 年 （11）交工验收记录证明 永 久 （12）竣工报告、竣工验收报告 设备及管线安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 （2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备待用审批 （3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 2 30 年 （4）隐蔽工程检查验收记录 10 年 30 年 30 年 30 年 （5）强度、密闭性试验报告 30 年 （6）设备调试记录 10 年 （7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 （8）系统调试、实验记录 30 年 30 年 （9）管线清洗、通头、清毒记录 18 10 年 （10）管线标高位置，坡度测量记录 30 年 （11）中间交工验收记录证明，工程质量评定 30 年 （12）竣工报告，竣工验收报告 30 年 电气、仪表安装施工文件 （1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 （2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备待用审批 （3）调试、整定记录 3 10 年 30 年 30 年 （4）性能测试和校核 30 年 （5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告 （6）操作、联动实验 30 年 10 年 （7）电气装置交接记录 10 年 （8）中间交工验收记录、工程质量评定 （9）竣工报告、竣工验收报告 30 年 30 年 竣工验收 序号 类目名称 保管期限 1 竣工验收报告 永 久 2 全部竣工图纸 永 久 3 质量评审材料 永 久 4 规章现场声像材料 永 久 5 竣工验收会议决议文件 永 久 基建财务、器材管理 序号 类目名称 保管期限 1 财务计划、年度计划 10 年 2 工程概算、预算、决算 永 久 3 主要材料消耗、器材管理 10 年 4 交付使用的固定资产 永 久 19 生产技术准备、试生产 序号 类目名称 保管期限 1 技术准备计划 10 年 2 试生产管理、技术责任制 30 年 3 试车方案、产品技术参数、性能、图纸 10 年 4 设备试车、验收、运转、维护记录 30 年 5 安全操作规程、事故分析报告 30 年 6 技术培训材料 10 年 7 工业卫生、劳动保护材料 30 年 仪器设备类 SB 综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 30 年 2 本校仪器、设备管理的规章制度 30 年 3 设备工作计划、报告、总结、调查材料 30 年 4 本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 30 年 5 本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 30 年 6 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 30 年 仪器设备项目 序号 类目名称 保管期限 1 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等） 30 年 2 上级或主管领导批复和准购批示 30 年 3 定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等 30 年 4 进口设备过程中有关的技术商务文件 30 年 5 开箱记录及装箱单 30 年 6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 30 年 7 验收报告及文件材料 30 年 20 8 索赔来往函件及结果文件 9 设备说明书及全套随机文件材料 与设备共存 10 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） 与设备共存 11 重大事故的调查分析及处理意见 与设备共存 12 技术改造和开发过程中形成的技术文件材料 与设备共存 30 年 出版类 CB 综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关编辑出版工作的文件 30 年 2 上级召开的编辑出版工作会议文件 10 年 3 本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记 录 永 久 4 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 永 久 5 编辑出版部门管理形成的文件材料 10 年 出版物项目 序号 类目名称 保管期限 1 编辑出版合同、协议书 30 年 2 出版请示和批复 30 年 原稿（含照片、手迹原件）或复印件（退还作者后应有原稿签收 30 年 3 单） 4 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件 30 年 5 封面设计图样 10 年 6 出版通知单、书刊、音像出版物样品 永 久 7 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 10 年 8 获奖或受查处情况的文件材料 30 年 9 有参考价值的读者来信、重要评论 10 年 10 再版修改意见 10 年 以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物由各校酌减。 21 外事类 WS 综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级关于外事工作的文件材料 30 年 2 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 30 年 3 外事工作统计报表等 永 久 4 外事工作会议材料 30 年 出国（境） 序号 类目名称 保管期限 1 上级对出国（境）人员的有关文件材料 30 年 2 国际学术会议论文 30 年 3 投寄国外的学术论文 30 年 4 出国（境）人员考察、访问材料 30 年 5 出国（境）讲学、研究人员有关材料 30 年 6 出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影 永 久 印件） 7 30 年 国际比赛、竞赛 来校 序号 类目名称 保管期限 1 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 30 年 2 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 30 年 3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永 久 4 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 30 年 5 国际比赛、竞赛 30 年 国际合作与会议 序号 类目名称 22 保管期限 1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永 久 2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永 久 3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 30 年 4 授予外籍人士名誉称号的材料 永 久 5 双方互赠的礼品、纪念品 30 年 6 国际会议的有关材料 30 年 外国留学生工作 序号 类目名称 保管期限 1 录取审批材料 永 久 2 学籍登记表、学籍卡片 永 久 3 教学计划、大纲、安排 30 年 4 学习情况、成绩及评语 永 久 5 学位论文及学位证书复印件 30 年 6 学生名册 永 久 7 学生去向及有关材料 30 年 财会类 CK 综合 序号 类目名称 保管期限 1 上级有关财务会计工作的文件材料 永 久 2 本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 永 久 3 学校基金管理工作文件 30 年 4 有关财务管理方面的其他文件材料 30 年 5 会计移交清册 30 年 6 财会档案移交保管清册 永 久 7 财会档案销毁清册 永 久 8 培养成本 10 年 会计报表 23 序号 类目名称 保管期限 1 决算报表（含基建综合决算） 永 久 2 预算会计报表 30 年 3 年度以上规划表、分配计划、测算表 30 年 4 年度以上各种统计报表（含工资报表） 30 年 5 季度以下各种计划、统计报表 10 年 会计账簿 序号 类目名称 保管期限 1 涉及外事会计账簿 永 久 2 总账 30 年 3 预算内账簿（含明细账、分户或登记账） 30 年 4 预算外账簿（含明细账、分户或登记账） 30 年 5 学校专项基金账簿 30 年 6 日记账 30 年 其中：现金、银行存款日记账 30 年 7 固定资产明细账（卡片） （固定资产报废清理后保管五年） 30 年 会计凭证 序号 类目名称 保管期限 1 涉及外事的会计凭证 永 久 2 预算内各种原始凭证、记账凭证 30 年 3 预算外各种原始凭证、记账账单 30 年 4 学校基金各种原始凭证、记账凭证 30 年 5 银行存款余额调节表 30 年 6 会计拨款凭证及其他会计凭证 30 年 7 银行对外账单 30 年 8 设计债权、债务及未清理完毕的凭证 30 年 24 工资清册 序号 类目名称 保管期限 1 工资发放名册、卡片 永 久 2 工资转移、证明、通知存根 30 年 3 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等 10 年 声像类 序号 SX 类目名称 保管期限 1 学院重要活动照片 永 久 2 学院活动录像资料（录像带、刻录光盘等） 永 久 3 收发文电子光盘 永 久 4 国家级、省级精品课程建设材料 永 久 5 院级精品课程建设材料 30 年 6 教学活动录像、照片 30 年 荣誉实物类 SW 序号 类目名称 保管期限 1 学院在各项比赛活动中获得的荣誉证书或奖牌、奖杯 永 久 2 学院在各种评选活动中活动的荣誉证书或牌匾 永 久 3 重要机构、组织对我院所赠纪念品 永 久 4 各系、部门在各项比赛中获得的荣誉证书（含集体和个人） 30 年 江门职业技术学院综合档案室 2016 年 3 月 10 日 25