江门职业技术学院综合档案室介绍.doc

江门职业技术学院综合档案室简介 江门职业技术学院综合档案室是学院档案工作管理部门，是 收集、保存和管理学院档案的专门机构，隶属学院办公室。 学院综合档案室现保管有原江门教育学院、原江门市工业中 专学校、原江门财贸学校、原江门教师进修学校和江门职业技术 学院等 5 个立档单位在各项管理和教学活动中形成的文字、图表、 声像等不同形式的档案材料，包括党群、行政、教学、科研、基 建、设备、出版、外事、财会、声像、荣誉实物等类别。 党群类档案材料，主要包括学校党群部门在工作中形成的文 件材料，重点材料有党代会、党委会、党委扩大会议、党委纪检、 党委会议记录本等文件材料，学院党团组织先进集体和个人获奖 材料，党委工作计划与总结，党委保密工作有关文件等。 行政类档案材料，主要包括学院行政活动中形成的文件材料， 重点材料有全院性的规章制度、学院事业发展规划、院长办公会 议纪要、学院年度报表、内设机构变化、人事任免、职级评聘、 表彰与惩罚、教职工代表大会、学院年度工作总结和计划等。 教学类档案材料，主要包括学院在教学管理和教学实践活动 中形成的文件材料。重点材料有历届学生的新生录取名册、在校 学习期间的学习成绩和学籍卡、毕业生名册等。 科研类档案材料，主要包括学院在科研项目申报、科研管理 活动中形成的文件材料。重点材料有科研项目申报与审批材料、 科研项目任务书、科研成果获奖材料、课题研究计划和结题总结 等。 仪器设备类档案材料，主要包括学院重大仪器设备在申请购 置、开箱验收、管理使用、维修改造、申请报废等各环节中形成 的文件材料和合同书。 出版类档案材料，主要包括学院在出版活动和出版物管理工 作中形成的出版物和文件材料。 外事类档案材料，主要包括学院在外事管理、对外交流活动 中形成的原始材料。重点材料有外事工作制度、与国（境）外合 作交流协议、出国（境）人员考察、访问和讲学材料、外事工作 统计报表等。 财会类档案材料，主要包括学院在财务工作管理和会计核算 活动中形成的文件材料，重点有会计凭证、会计账簿和会计报表 等。 声像类档案材料，包括学院在重大活动、对外交流和教学实 践活动中形成的以录音、照片、录像带等形式存在的原始记录资 料。 荣誉实物档案，包括学院获得的荣誉证书、奖牌、奖杯、锦 旗及对外交流中外单位所赠礼品、纪念品等。 学院综合档案室现藏各类档案 25000 多件，采用国家档案局 推荐的专业档案管理软件进行管理和开发利用，近两年多来，450 人次来学院档案室查阅档案，1000 余份档案在利用中发挥了重 要作用，解决了校内、校外单位和个人在工作中和维护个人利益 方面遇到的困难，取得了明显的社会效益和经济效益。 2008 年底，学院综合档案室以高分通过“省特级档案综合 管理单位”评审，顺利晋级省特级综合档案室行列。