生物所档案进馆工作方案.docx

成都生物所综合档案二期进馆工作方案 根据《中科院院属单位 1981-1990 年档案进馆及数字化》专项要求，我所档 案二期进馆须在 2018 年 12 月 31 日前完成。为顺利完成档案二期进馆工作并建 立我所数字化档案室，现制定如下工作方案： 一、工作计划及时间进度安排 时间 工作内容 （1）成立档案进馆工作领导小组和进馆档案鉴 定小组； （2）制定档案进馆工作方案及进馆工作相关制 度； 档案二期进馆 2016.3–2016.5 工作 准备阶段 （3）落实人员、场地、设备、经费、档案装具 等保障条件和安全保密措施； （4）梳理进馆年限内档案的数量和现状，准备 需要鉴定的档案； （5）完成网页专栏建设； （6）召开启动会并组织培训，参与人员学习领 会进馆工作有关文件并掌握相关标准。 （1）初步鉴定：由鉴定小组成员按鉴定原则逐 一对档案中的文件材料进行审阅、分析，提出初 步鉴定意见并填写鉴定意见表； 2016.5–2016.8 鉴定阶段 （2）完成进馆涉密档案的清密、解密和档案实 体密级标识的变更； （3）复、终审鉴定：根据档案内容对初步鉴定 意见进行复、终审和确认，并填写复审意见，由 鉴定小组负责人对鉴定意见进行终审确认签字； （4）填写鉴定意见表。 （1）整理进馆档案，对需要重新调整的档案材 料进行分类组卷； （2）对组卷后的档案进行排列、编页号、填写 2016.8–2017.3 整理阶段 卷内文件目录、备考表、拟写案卷封面、装订案 卷以及对案卷进行排列和编档号等工作； （3）根据进馆档案整理进度实际情况，及时开 展进馆档案的数据著录入工作。 （4）编写《全宗情况说明》、《大事记》 ，并收集 年报、年鉴等相关出版物材料。 （1）对照《进馆工作考核表》 ，自查档案进馆工 作情况，并向中科院档案馆提交书面自查报告及 提请验收报告； （2）档案数据查验。进馆档案验收前，中科院 2017.3-2017.6 档案馆预先对进馆档案数据进行查验，确保进馆 数据符合进馆要求； 验收整改阶段 （3）现场验收。档案馆组织考评组，对进馆档 案进行现场验收，依据《中国科学院档案进馆工 作考核表》相关内容进行考评，现场反馈考评结 果，若验收不合格必须及时整改，重新接受验收 考核； （4）后续完善工作。根据考评反馈意见中存在 的问题进行完善改进，确保档案（数据）质量符 合进馆要求。 （1）档案馆根据考评意见对进馆档案整改情况 进行针对性的检查并打分； 2017.6-2017.8 （2）档案进馆专人押送，确保档案安全； 移交阶段 （3）进馆档案检查合格后，档案清点无误，双 方手续完备； （4）完成向档案馆移交档案。 配置数字化档案室所需的软硬件设施。 2016.1–2017.12 数字化档案室 工作 数字化扫描各门类档案中利用率较高档案，初步 2018.1–2018.12 建成我所数字化档案室雏形。 二、经费预算 项目内容 金额（元） 初审鉴定费用：按鉴定卷数付酬，文书档案和科研档案共计 20000 561 卷，每卷 30 元，照片档案 300 张，每张 2 元，合计约 20000 元）。 复审鉴定费用 3000 档 档案装具：含软卷皮，档案盒，包装纸箱等。 4000 案 耗材：含墨盒，纸张等。 3000 二 维修费 500 期 500 进 学习培训费用 17000 馆 差旅费 会议费（验收会） 10000 档案数字化加工费（付北京扫描费用） 30000 不可预见费用 3000 合计 91000 低泄射安全计算机清华同方 超翔 Z700T 1 台 9000 档 案 扫描仪 Panasonic KV-S1065C(高速)及 KV-SS080(平板)各一 15000 室 台 数 彩色打印机（带复印功能） 1台 4000 字 化 建 设 紫光电子档案管理系统 V9.0 单机版 1套 防盗门 电脑桌、椅、工作台等 耗材：含移动硬盘，优盘，蓝光光盘等。 不可预见费用 合计 共计 综合办公室 2016 年 3 月 16 日 12000 1000 2000 3000 4000 58000 145000