江门职业技术学院各系、部门2016年应归档文件资料清单及有关归档要求.doc

江门职业技术学院各系、部门 2016 年应归档文件资料清单 及有关归档要求 学校党政办公室（党委办公室、校长办公室） 党委会、党委扩大会、党委中心组会议等会议记录本、纪要、决议及 会议讨论的文件；党委会议题材料； 党委发布的决定、办法、指示、批复、规章制度等； 党委书记（党委负责同志）在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议 的发言稿； 党群系统启用印章的文件和印模； 党委年度工作计划、总结； 上级有关高校行政管理的重要指示、规定、通知等； 学校年度工作计划、总结； 校长办公会议记录本、纪要； 启用和废止印章的文件及印模； 学校行政管理活动中的全部发文； 学校日常收文中对学院日后工作有备查价值的文件； 校领导在学校重要活动中的讲话稿； 学校组织机构的建立、撤销、设置的决定、通知等文件材料； 学校大事记，年鉴，简报； 学年报表及综合统计； 学校与有关单位签订的各种合同、协议等； 校友会、校庆工作材料； 上级关于外事工作的文件材料； 学校外事工作规章制度、外事工作统计报表等； 在外事活动中产生的照片（移交电子版，电子照片整理要求见后面要 求事项第 10 点）； 对外交流中双方互赠的礼品、纪念品； 外籍教师与本院签订的合同及相关材料等； 档案工作规章制度、计划、总结； 档案室指南、全宗介绍、立卷说明等。 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 纪委办公室 上级下发的关于纪检工作的指导文件和规章制度； 纪委年度工作计划、总结； 纪委工作中形成的调查材料及重要统计资料； 党员和干部处分、复查材料； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 党委组织部 上级关于组织工作的决定、通知等； 学校组织部年度工作计划、总结； 学校组织机构设置、变动的调研报告及决定、批复、通知等； 科级（含副科）以上干部任免、调动的决定、批复、通知等； 科级（含副科）以上干部名册； 党员名册、统计报表； 各总支、支部改选的相关材料； 各总支、支部委员名册； 发展新党员、预备党员转正的名册及相关材料； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 党委宣传部 学校年度宣传工作计划、总结； 上级关于高校宣传思想工作的重要决定、通知等； 党委中心组理论学习的计划、总结和讨论材料、会议记录等； 院报、期刊样刊； 本年度学校在各报纸、网站等媒体发上发表宣传文章的样刊； 本年度学校在各媒体发表宣传文章的详情统计表； 学校领导或党委宣传部在各媒体上发表的理论文章； 学校党委宣传部在发表各类新闻时用到的照片电子版（整理方法见后 面要求事项第 10 点）； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 工会 上级有关工会工作的文件； 工会会员代表大会的有关文件汇编； 工会组织成立、换届选举、机构设置的请示、批复和选举结果等材料； 学院工会工作请示、批复等； 工会组织的大型活动材料、表彰材料； 工会委员会会议记录或纪要； 基层工会干部名册和会员名册； 妇女工作材料； 计划生育工作材料； 工会年度工作计划和总结； 精准扶贫工作中形成的上级要求归档的文件材料。 离退休党总支 工作请示、批复、批示、计划、总结、规章制度等； 各种统计报表等； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 团委 上级关于团的工作文件； 学校团委年度工作计划、总结； 学校团委制定的规章制度； 学校团代会活动中形成的材料汇编（全套，含通知、名单、工作报告、 决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件等）； 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料； 获市级及以上奖励学生集体、个人的获奖证书或奖状的原件扫描件或 电子照片（整理要求见后面要求事项第 10 点）； 处分团员的材料及复查材料； 团干部名单； 以团委牵头开展的学校主要社团活动电子照片（整理要求见后面要求 事项第 10 点）； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 人事处 上级关于人事工作的文件； 学校关于人事工作的规章制度； 学校关于机构设置变化和调整、编制等问题的材料、请示和上级批复； 学校人事干部任免文件及名册； 学校教职员工职称获取情况和聘任情况的文件、材料； 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料； 教校个人获市级及以上奖励表彰的证书或奖状原件扫描件或电子照 片（整理要求见后面要求事项第 10 点）； 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料； 教职员工考核材料；（例如每年的年度考核结果等） 人事统计报表； 教职员工花名册； 教职工工资清册； 人事处年度工作计划、总结； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 财务处 上级关于财务管理的规定、通知等； 学校有关财务管理的规定、制度等； 学校年度财务工作报告； 财务处年度工作计划、总结； 财务档案移交清册； 财务管理过程中形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 监察审计处 上级有关监察、审计工作的文件； 学校监察、审计工作方面的规章制度； 监察、审计工作计划、总结； 监察、审计工作统计年报表； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 后勤处（基建档案单独列出）、保卫处 上级有关校园安全保卫工作的文件； 学校制定的关于后勤、保卫工作的规章制度； 后勤处、保卫处年度工作计划、总结； 食堂卫生、安全 、消防等评估检查材料； 重大治安问题的专题报告及批复； 消防设施配置、消防安全检查、预防传染病等管理过程中形成的重要 材料； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 设备与资产管理部 学校仪器、设备管理的规章制度； 学校仪器、设备购置报告和批复及仪器设备报废调拨报告和批复； 重要仪器、设备定购合同等； 各类验收报告； 重大事故的调查分析及处理意见【本项暂由仪器设备使用单位自行保 管，与设备共存】； 重要仪器、设备使用、检修、故障事故记录（设备履历书）和说明书 等【本项暂由仪器设备使用单位自行保管，与设备共存】； 重要仪器、设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单【本项 暂由仪器设备使用单位自行保管，与设备共存】； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 基建办（基建档案的初步整理方法见后面要求事项第 7 点） 上级有关基建工作的文件； 基建工作总结、统计报表； 全校性总体规划、设计总平面图； 基建工程财务预、决算； 项目建议书及上级批复； 建设用地规划许可证及核准的地形图； 建设工程规划许可证及核准的总面积，红线图，包括：环保、卫生消 防、人防等审核意见单； 规划设计文件、修整图、地质勘探、地形测量材料、地下综合管网布 置图及断面规划图及有关文件； 设计图，初步设计和工程总概算，施工图设计及工程预算、决算，工 程结构设计书及说明书；设计变更请示和批复； 工程施工承包合同、协议书，招、投标文件材料； 工程质量检查及验收记录，工程所用主要建筑材料质量保证单与检验 合格证明材料，单项工程质量评定表，隐蔽工程、基础工程验收记录、 证明单； 竣工验收报告、交工验收记录材料、竣工验收会议决议文件等； 总平面布置图，建筑结构竣工图，设备管线安装施工平面图，电力、 照明、给水、排水、监控等竣工图，建设范围内地下综合网线等； 竣工图和竣工图修改依据性文件； 国家土地使用证及地形图； 房地产权证书。 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的基建材料。 现代教育技术中心 学校活动的电子照片、录像资料等；（电子照片和视频资料整理要求 分别见后面要求事项第 10 点、第 11 点） 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 图书馆 上级有关图书馆工作开展的指导性文件； 图书馆年度工作总结和计划； 与校外交流的有关材料。 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 教务处 上级下达的有关教学工作的文件材料； 学校历次教学工作会议的会议记录； 学校制定的有关教学的规章制度； 学校教学评估材料； 新专业设置的报告、请示和批复等； 教学质量检查总结； 学校教师自编、主编的教材或其它教学指导书； 学生学籍变更材料（升级、留级、重读、休学、转专业、退学）； 重点学科、专业、实验室建设、论证、评估、申报、审批材料； 历届毕业生名册； 历届学生学籍卡（表）、成绩册； 历届学生毕业证书、肄业证书、结业证书的验印名册及签收单； 教务处年度工作计划和总结； 上级有关招生工作的指导性文件； 学院招生计划、规定、生源计划、审批表等； 新生录取花名册； 教研项目材料（教研项目材料归档要求见后面要求事项第 8 点）； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 科研处 上级有关科研管理方面的指导性文件； 学校在科研管理和科研经费管理中形成文件材料； 重要科研项目申报及批复材料； 在科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段中形 成的材料； 科研成果获奖材料（奖状、证书、奖章）原件或影印件； 开题报告与调研论证材料； 科研处年度工作计划和总结； 其他对学院日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料； 学报（当年每期各一册）。 注：科研项目材料归档整理要求见后面要求事项第 8 点。 学生工作处 上级或本校关于学生教育与管理的有关制度和文件； 学生工作处年度工作计划、总结； 学生奖学金报批表、汇总表； 准予有关学生休学、复学、转学、退学及保留学籍的决定； 学生奖励、处分材料； 毕业生登记表、毕业生去向名册； 上级有关毕业生就业的指导性文件； 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料； 上级发布或本校统计的关于毕业生初次就业率和最终就业率的文件； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 各教学系 年度工作计划和总结； 对外交流、合作办学等活动中形成的合同、协议等； 2016 届（2013 级学生）毕业班合影（以班为单位，冲洗成 A4 纸大小 并过塑，同时提交与之相对应的电子版）； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 继续教育部 上级有关继续教育的指导性文件； 新入学学生名册、学籍表、成绩册、毕（结）业证书发放签领记录等； 2016 届毕业班合影（以班为单位，冲洗成 A4 纸大小并过塑，同时提 交与之相对应的电子版）； 与外单位合作办学的合同、协议； 对学生表彰和处分的文件材料； 继续教育部年度工作计划和总结； 其他对学校日后工作和长远发展具有备查参考价值的材料。 收集和整理上述归档资料时的要求事项： 1、归档文件资料，原则上要求是原件，重要的文件资 料，在没有原件的情况下，可归档复印件，并同时用铅笔在 文件资料首页下方空白位置备注原件存放位置或未归档原 件的原因，并请备注者用正楷字签名； 2、一般文件资料，向档案室移交归档一份（一套）即 可，有特殊归档要求的，按要求办理； 3、文件资料移交归档前，应进行初步整理，将内容相 关的文件资料排在一起，保持文件内容信息的整体性； 4、上述各系、部门应归档文件资料清单中，若某些资 料在办理时已经向学校办公室秘书科、机要科移交保存（如 合同、工作计划、总结等），则无需重复移交存档，直接由 学校办公室秘书科和机要科移交存档即可； 5、学校本级发文的红头文件一并由秘书科收集整理后 向档案室移交归档；外来收文一并由机要科收集整理后向档 案室移交归档； 6、各系、部门在向学校档案室移交归档文件资料时， 请自留一份备份件，以方便日后查阅利用； 7、基建类资料应在该项目完成后，以项目为单位依项 目进展的前后逻辑顺序对基建档案资料进行初步排列和整 理，然后向学校综合档案室移交归档，同一项目的资料应集 中归档； 8、科研（教研）项目材料应在该项目完全结束后，将 该项目从申报立项到结题获奖的全部材料收齐，并按逻辑顺 序整理后一并归档。 9、学生的学籍册、成绩册、新生录取花名册、毕业生 名册等应在每届学生毕业后由教务处、学生工作处按学年度 向档案室移交归档。 10、需要移交电子照片的，须对电子照片进行初步整理。 整理要求：按年度分类整理；每一年度的照片中，每次活动 的照片建立一个文件夹存放；删除无价值照片（含模糊不清 的、过多重复的、与本次活动主题无关的），留下能反映本 次活动主题和涉及本次活动重要参与人物的照片 3-10 张不 同镜头的照片；选择 1-3 张最能反映本次活动主题和重要参 与人物的照片进行文字说明标注，要求标注出本次活动的时 间、主题和重要参与人的姓名及位置（含学校主要领导和外 来上级和友好单位领导）；拟写每一文件夹的题名，题名内 容含具体时间和活动主题（格式见：2017.2.19—学校召开全 校教职工大会） ；对每一年度的全部文件夹编制 excel 目录， 目 录内容包含序号、时间、活动主题。