附件5：大学生创新创业训练计划项目报销BPM系统操作指引.docx

大学生创新创业训练计划项目报销 BPM 系统操作指引 一、费用报销流程 1、进入【费用报销】模块 ——选择【费用报销单】—— 点击【新增】 2、制作费用报销单步骤 第一步：填写费用报销基本内容 【申请部门】：选择要报销的大创项目（预算主体） 。 【报销人】：选择报销的收款人。 【报销说明】：填写项目名称+报销的具体事由（填写内容请复制到下方 【摘要】） 。 【报销事由】：5 个字描述（系统要求必填且限制字数）。 其他选项一般情况下保持系统默认，注意这里的【是否逾期报销】应为 【否】。 选择大创项目（预算主体）时，黄色搜索框输入关键字可进行查找。这里需 要注意大创项目（预算主体）归属的科研项目类别，后面选择预算科目须在对应 的类别里进行查找。 第二步：选择收付款方 点击【新增】 ，系统会自动带出收付款方信息。 选中收款方，点击【修改】，可修改当前收款方；付款方保持系统默认，无 须修改。 在【修改收付款方信息】界面，带*号的为必填项。 对私支付：【数据源】选择【个人】 — 【公司/个人名称】输入收款人姓 名查询。如查询不到人员信息，请联系财务处人员。 对公支付：【数据源】选择【供应商库】— 【公司/个人名称】输入收款单 位名称查询。如查询不到相应单位，请在【一站式服务大厅】申请新增客商，流 程结束后方可选择收款方。 完成上述步骤，确认收款方信息无误后点击【保存】 。 第三步：填写费用报销单明细 点击【新增】 ， 选择要报销的预算主体和预算科目。一个预算主体底下可以 同时选择多个预算科目。 【预算主体】：选择要报销的大创项目，与第一步的【申请部门】保持一致。 【预算科目】：根据 归属的科研项目类别 以及 计划报销的费用类别，选 择对应的最明细的预算科目。 【开票日期】：系统默认为费用报销单的发生日期。如系统没有带出日期， 请按发生日期的时间填写并按回车键保存。 【含税金额】：选择的预算科目底下包含的费用金额，填完按回车保存。如 有多张发票的，只须填写对应科目合计的含税金额（即报销金额），无须修改税 率。 这里以报销项目调研期间发生的餐费为例，【预算主体】选择要报销的大创 项目，【预算科目】选择【教科研费用】—【纵向教科研】—【调研费】 。 第四步：上传附件材料 发起审批流程之前，点击【附件管理】，将报销的所有附件材料扫描上传， 上传文件支持 PDF、JPG 和 PNG 格式。其中： 【添加其他附件】：用于影像的存档。需要上传报销的所有附件材料（包括 纸质发票） ，支持合并为一个文件上传。 【添加发票】：用于查验电子发票是否已使用过。需要逐张上传报销的所有 电子发票，系统才能进行查验。如电子发票已经报销，系统会弹出提示。如对发 票查验结果存在疑问，请联系财务处。 确认上传的附件材料齐全无误，开始走审批流程。 第五步：发起审批流程 点击【发起审批】，经办人根据选择的预算主体、预算科目以及收款对象， 选择对应的审批流程。 选择完审批流程，系统自动跳转到单据审批界面，经办人填写审批说明，点 击【发起审批】。之后进入【首页】—【流程待办】模块，找到对应的单据，再 次填写审批说明，并点击【发起审批】。最后选择报销的审批人，点击【提交下 一步】推送流程。 需要注意的是，当报销单状态为【暂存】时，单据可编辑修改，报销单状态 为【审批中】或【审批通过】，单据则不能修改。 第六步：报销单审批打印 审批流程全部完成之后，此时报销单的状态变更为【审批通过】，点击【报 销单审批打印】，将打印下来的审批单和报销需要的所有纸质材料提交到财务处。 完成这一步，交单成功！ 二、差旅费报销流程 进入【费用报销】模块 —【差旅费报销单】— 点击【新增】。 差旅费的报销须在此完成，差旅费报销单制作步骤参照费用报销流程步骤。 这里要注意的是，在第三步填写差旅费报销单明细时，选择完预算主体和预 算科目之后，还需要填写差旅行程的发生时间、地点以及各项明细费用等具体内 容，并确认是否超出差旅费报销标准。 其中：【长途交通费】为城市间交通费， 【出差补助费】为伙食补助费， 【其 他费用】为除了交通、住宿、伙食以外的符合差旅费报销规定的费用（如人身意 外伤害险等） 。 上传完差旅费报销的附件材料，点击【发起审批】，经办人根据选择的预算 主体、预算科目以及收款对象，选择对应的审批流程。 三、劳务费发放流程 劳务单需要在友财系统制作，再通过友财系统推送到 BPM 系统。目前劳 务单的权限只开放给各单位财务对接人，如报销大创项目时涉及到劳务费的发 放，请联系所属单位的财务对接人。完成劳务单的制作后，请将纸质版的印领 表和发放明细表提交到财务处。