江门职业技术学院不归档文件范围及处理办法.doc

江门职业技术学院不归档文件范围及处理办法 为了提高归档文件材料的质量，使档案室所保存的档案对学院和 社会真正具有查考利用价值，根据国家教育部《高等学校档案工作规 范》有关规定，结合本校实际，特制订不归档的文件材料范围及处理 办法。 一、不归档的文件材料范围 (一)党群、行政类文件材料不归档的范围 1、上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料； 2、上级机关发来供工作参考的抄件； 3、上级机关征求意见未定稿的文件材料； 4、重份的文件材料； 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、鉴发的未生效文件、 电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校 主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)； 7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 8、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、 提出一般性建设性意见的人民来信： 9、学校内部单位互相抄送的文件材料(由制发单位归档)； 10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材 料； 11、为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料； 12、非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料； 13、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价 值的文件材料； 14、未定稿的文件材料； 15、下级单位抄送备案的一般性文件材料； 16、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； 17、非隶属单位抄送的不要办理的文件材料。 (二)教学类文件材料不归档的范围 1、上级有关教学的普发性(非专指高校、高职或中职)、不需 要办理的文件材料； 2、上级有关教学的未定稿的文件材料； 3、重份的文件材料； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 5、非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料； 6、与校外单位交换来的文件材料； 7、未定稿的文件材料。 (三)科研类文件材料不归档的范围 1、上级有关科研的普发性(非专指高校、高职或中职)、不需 要办理的文件材料； 2、上级有关科研的未定稿的文件材料； 3、未生效的合同、协议书； 4、重份的文件材料； 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 6、非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料； 7、与校外单位交换来的文件材料； 8、未定稿的文件材料。 (四)基建类文件材料不归档的范围 1、上级有关基建的普发性(非专指高校、高职或中职)、不需 要办理的文件材料； 2、正式施工前的草图、未定型图纸； 3、重份文件和重份图纸； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 5、与校外单位交换来的文件材料； 6、未定稿的文件材料。 (五)仪器设备类文件材料不归档的范围 1、上级有关仪器设备的普发性(非专指高校、高职或中职)、 不需要办理的文件材料； 2、未生效的合同、协议书； 3、仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品； 4、重份的文件材料； 5、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 6、与校外单位交换来的文件材料； 7、未定稿的文件材料。 (六)出版类文件材料不归档的范围 1、上级有关出版的普发性(非专指高校、高职或中职)、不需 要办理的文件材料； 2、未生效的合同、协议书； 3、不退、不用的稿件； 4、非定稿的稿件； 5、重份的文件材料； 6、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 7、与校外单位交换来的文件材料。 (七)外事类文件材料不归档的范围 1、上级有关外事的普发性(非专指高校、高职或中职)、不需 要办理的文件材料； 2、未生效的合同、协议书； 3、重份的文件材料； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 5、与校外单位交换来的文件材料； 6、未定稿的文件材料。 (八)财会类文件材料不归档的范围 1、上级有关财务的普发性(非专指高校、高职或中职)、不需 要办理的文件材料； 2、未生效的合同、协议书、单据； 3、重份的文件材料； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。 5、与校外单位交换来的文件材料； 6、未定稿的文件材料。 (九)声像类文件材料不归档的范围 1、不能反映本校工作、活动的声像材料； 2、音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料； 3、重份的声像材料； 4、无查考利用价值的事务性、临时性文件材料； 5、与校外单位交换来的文件材料。 二、不归档的文件材料处理办法 (一) 各单位每年在文件材料立卷归档时，要同时处理不归档的 文件材料。 (二) 经鉴定，确认不需归档的文件材料，一般于两年后由各部 门按要求和规定集中销毁。如有些文件材料需要作资料保存，应填写 目录，单独保管，不要随便堆放，以防丢失或泄密。 (三) 销毁带密级的不归档文件材料，必须履行严格的登记手续。 对于一般性文件材料，只登记收发文号码和题名，或在收发文薄上加 盖“销毁”戳。 (四) 经鉴定，凡需销毁的文件材料，应经本部门有关领导批准 后才能销毁，销毁时，应由两人监销，并于销毁后签名，保证不丢失、 不漏销。在销毁文件材料过程中，为防止泄密，应禁止无关人员介入。 学院办公室综合档案室 二○一○年三月八日