生物所档案整理工作规范.docx

成都生物所二期进馆档案整理工作规范 根据院档案馆二期进馆整理的要求，结合我所的实际情况，制 定二期进馆档案整理工作规范。 一、整理工作的原则和内容 1.整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系， 便于保管和利用。 2.整理内容：档案分类、排列组卷、编制档号、编制页号、编制 卷内文件目录、填写卷内备考表、填写案卷封面、档案修整、装订、 装盒。 二、文书档案的整理方法 1.档案分类：文书档案延用一期档案进馆分类方法:年度-问题 2.档号规则： 研究所档号：年度-分类号-案卷号 如： 1981-01-02， 1981 为年度， 01 为综合管理类，02 为该年度第 2 卷。 档案馆档号：全宗号-档案门类代码-案卷号 如 I242-WS-00001， I242为我所全宗号，WS为文书档案门类代码， 00001为案卷流水号。 整理步骤 3.组卷与排序：依照分类大纲，按事由组卷，按照时间、重要程 度排序，同一事由按时间先后获重要程度排列，批复在前，请示在后； 正件在前，附件在后。 4.裱糊：对字迹模糊不清、纸张变质的档案材料进馆前必须加固、 复制，并与原件一并保存，对破损的文件材料应予修复并去除金属物 5.编制页号：具有有效图文信息的档案均编写页号；空白表与前 页表格形式相同，该页不编页；空白表格是前面表格组成部分，没填 写内容，需要编页；与正文内容无关页面（废页）打X,不编页；超大 纸折叠成后在右上角编页；贴页需编页。 6.拟写案卷标题：案卷标题要能简明扼要、准确地反映卷内文件 主要内容。一般由责任者、内容、文种/文件类型三要素组成。 7.档案著录：以案卷为单位进行案卷级和文件级的计算机目录著 录。 卷内目录经过仔细校对，并如实填写卷内备考表。 8.整理质量：进馆档案以件为单位装入专用档案袋，再按问题分 类形成案卷后装盒，一个档案盒内放置1卷档案，档案袋与档案盒上 按照要求完整填写相关内容，盒中卷内目录与档案材料一致，按规定 填写备考表置于盒最后一页处。 三、科研档案的整理方法 1.档案分类：科研档案延用一期档案进馆分类方法:学科类别项目（课题） 2.档号规则 研究所档号：学科类别—课题—案卷号，例如：5-8-01，5代表学科 类别，8代表本类别课题的第5个课题，01为该课题形成的第一卷档案。 档案馆档号：全宗号-档案门类代码-案卷号 如I242-KY-00001， I242为我所全宗号，KY为科研档案门类代码，00001为案卷流水号。 3.组卷与排序：依照分类大纲，按项目（课题）或相互关联的课 题合并为一个项目的原则组卷，合并课题时将重要课题放在前面。 4.裱糊：对破损的文件材料加以粘贴、修复。 5.编制页号：具有有效图文信息的档案均编写页号；空白表与前 页表格形式相同，该页不编页；空白表格是前面表格组成部分，没填 写内容，需要编页；与正文内容无关页面（废页）打X,不编页；超大 纸折叠成后在右上角编页；浮贴页需编页。 6.编写案卷名称：对原档案案卷题名进行补充;原档案题名为“综 合卷”时，重新编写案卷名称。 7.档案著录：以案卷为单位，著录案卷目录和卷内目录。 文书档案分类表： 所分类号 分类名称 01 综合管理类 02 综合统计类 03 规章制度类 04 党群纪检类 05 人事教育类 06 科研管理类 07 外事管理类 08 技条、基建、后勤管理类 09 安全、保密类 10 公司管理类 科研课题档案分类表： 所分类号 学科名称 1· 生物化学（180.17 生物化学） 2· 细胞学 180.21 细胞生物学 3· 微生物学 180.61 微生物学 4· 环境科学、能源科学技术 610 环境科 学技术 480 能源科学技术 5· 植物学 180.51 植物学 6· 动物学 180.57 动物学 7· 作物育种 210 农学 8· 其他 声像档案载体类别分类表： 所分类号 载体名称 1· 光盘类（包括数码照片、视频、音频等） 2· 胶片照片类 3· 录音带类 4· 录像带类 5· 电影胶片类 6· 其它类 名人档案分类表： 所分类号 分类名称 1 生平传记类 2 音像类 3 证书类 4 信件类 5 手稿类 6 著作类 7 新闻、事迹类 8 悼词、唁电类 9 其它类