服务指南：复旦大学档案归档指南20170512.docx

目 录 复旦大学各单位负责人档案工作职责...................................................1 复旦大学各单位专（兼）职档案员档案工作职责.................................2 复旦大学机关部处及直属单位主要归档材料 ........................................3 一、综合管理类................................................................................3 二、业务类.......................................................................................3 复旦大学院系主要归档材料 .................................................................5 一、综合类.......................................................................................5 二、会议类.......................................................................................5 三、活动类.......................................................................................6 四、学生类.......................................................................................7 五、科研类.......................................................................................7 复旦大学各类档案的归档时间和归档流程............................................9 一、归档时间 ...................................................................................9 二、归档流程 .................................................................................10 （一）纸质文件材料归档流程 ....................................................10 （二）照片档案归档流程............................................................15 （三）电子文件归档流程............................................................17 复旦大学纸质文件材料立卷和归档流程图..........................................18 复旦大学各单位负责人档案工作职责 校内各单位负责人是本单位档案工作的首要负 责人，其档案工作职责为： 1.组织本单位工作人员学习档案工作的法律法 规、方针政策，执行学校档案工作规章制度，结合本 单位的特点，制定档案工作规范； 2.配备具有较好政治、业务素质的专（兼）职档 案员，并保持相对稳定，将立卷归档工作作为检查、 考核其工作业绩的重要依据； 3.督促本单位工作人员在日常工作中做到文件 材料形成规范、积累完整、管理安全，为档案工作提 供良好基础； 4.督促专（兼）职档案员按规定的时间和要求完 成各类材料的归档任务； 5.对本单位拟归档的案卷进行审核，确保本单位 材料应归尽归； 6.协助学校档案馆对本单位形成的已到保管期 限的档案进行鉴定。 1 复旦大学各单位专（兼）职档案员档案工作职责 各单位应配备专（兼）职档案员，其档案工作职 责为： 1.根据不同种类文件材料形成的特征，制定预立 卷类目，分类存放文件材料，做到完整、准确、系统， 便于利用和归档； 2.对应归档文件材料进行分类、组卷、装订，做 到合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐； 3. 将归档文件材料的相应信息录入档案管理系 统，做到信息完整、著录规范，同时将非涉密文件材 料的电子版挂接到系统； 4. 按归档要求向校档案馆移交档案，办理交接 手续； 5. 严格遵守相关制度，保证文件材料的实体安 全和信息安全； 6.本单位工作人员工作变动时，督促其做好文件 材料的交接工作。 2 复旦大学机关部处及直属单位主要归档材料 一、综合管理类 1. 本单位制定的规章制度 2. 年度计划、总结、统计报表 3. 简报、大事记 4. 单位内部 “三重一大”事项的会议纪要（记 录） 二、业务类 1. 上级下达的指导性、政策性文件 2. 有关某项工作、某一问题的请示、批复、报 告、通知 3. 重要会议材料（包含，但不仅限于以下会议） （1）学校党员代表大会、党委会、党委常委会 （含扩大会）、党政联席会议、各分党委党员代表大 会、党委会 （2）学校教代会、工代会、妇代会 （3）校长办公会议 （4）校内单位召开的条线工作会议 3 （5）学校、校内单位主办或承办的全国性、国 际性会议 4. 重大活动材料（包含，但不仅限于以下活动） （1）省部级以上（含）领导来校视察、考察、 调研、指导工作等 （2）外国(籍)政要、著名人士来校参观、访问、 演讲、讲学等 （3）校领导出席的校内外重要公务活动 （4）本校师生参加并获奖的国内外重大竞赛(技) 活动 （5）本校、校内单位举办的重大庆典和重要纪 念活动等 5. 获奖材料 6. 其他业务活动材料 注： 1.各单位归档范围详见复旦大学各类档案归档范围 和保管期限表； 2.重要会议、重大活动材料除文字材料外，还包括 4 照片、视频等。 复旦大学院系主要归档材料 一、综合类 1.计划、总结 院系及下属单位（系、所、中心）的年度工作计 划、总结 2.年鉴 院系工作大事记，各方面的统计数据 3.规章制度 4.简报 二、会议类 1.党政联席会议材料 会议记录（纪要）、决定事项的通报 2.分党委会议材料 会议记录（纪要）、决定事项的通报 3.行政办公会议材料 会议记录（纪要）、决定事项的通报 4.院系党代会材料 5 筹备、选举工作文件、大会议程、报告、照片、 视频 5.院系教代会、工代会材料 筹备、选举工作文件、大会议程、报告、照片、 视频 6.主办的纪念大会、学术会议材料 议程、发言稿（主报告）、照片、视频、纪念文 集、论文集 7.开学、毕业典礼材料 议程、讲话稿、照片、视频 三、活动类 1.党建活动材料 2.系（院）庆活动材料，包活下属单位 活动方案、领导题词、会议材料、媒体报道、照 片、视频 3.领导视察、调研活动材料 照片、视频 4.交流、合作活动材料 照片、视频、合作协议 6 5.校友返校活动材料 照片、视频、纪念文集 四、学生类 1.本科生材料  学生登记表交学工部统一归档  成绩单  毕业合影 2 研究生材料  学籍登记表  研究生学位评审材料（含涉密学位论文）  成绩单  毕业合影 五、科研类 1.科研项目材料 由课题组将项目整套材料分别交科技处、文科科 研处、医学科研办公室，统一归档。 2.重点实验室、平台、基地建设材料 重点实验室、平台、基地等机构建设、评估材料 分别报科技处、文科科研处、医学科研办公室，统一 7 归档。 复旦大学各类档案的归档时间和归档流程 一、归档时间 1. 党政管理类及按自然年度归档的材料应在形 成后次年 5 月底前归档。 8 2. 按教学年度归档的材料应在次年寒假前归档。 3. 科学技术研究项目、基本建设项目档案应在 项目完成并通过鉴定、验收、审计后 2 个月内归档。 4. 会计档案在会计年度终了后由财会部门保管 3 年，期满后的次年 5 月底前归档。 5. 学校重大活动、重要会议、重大事件形成的 档案应在活动结束之日起 2 个月内归档。 6. 列入学校档案馆接收范围的档案，其形成部 门如撤销，档案应在撤销后 6 个月内向学校档案馆归 档；如合并，合并前的档案应在合并后 6 个月内向学 校档案馆归档。 7. 人事关系属于学校的教职工、学生死亡后， 其人事档案由原学校人事档案管理部门继续保管 5 年后向档案馆移交。 8. 对需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一 定独立性的档案，经学校档案工作委员会同意，相关 单位可设立档案分室，保管除保管期限为永久的档案， 但每年须向学校档案馆报送新增档案目录。 9. 具有独立法人资格的附属医院、出版社等单 9 位按照学校档案工作有关规定，定期向学校档案馆移 交永久保存的档案。 二、归档流程 （一）纸质文件材料归档流程 1. 预立卷（材料的形成与积累） 平时做好材料收集工作，将办理完毕的文件按预 立卷类目分类存放。部门的收文、发文可随时在档案 管理系统中录入。通过 OA 的发文，办结完毕后会自 动转入档案系统的未归档文件中。 2. 文件材料立卷（整理组卷） 立卷，即整理组卷。将零散的文件材料根据其相 互联系、特征和保存价值分类组成案卷。其步骤为： （1）分类： 将文件按年度、问题进行分类 ，一事一卷，如 文件数量较多，可分成几卷。一般一个案卷中的文件 不超过 200 页。 （2）检查文件是否符合归档要求： ① 剔除重复和不需归档的文件； 10 ② 检查文件是否完整； 如：请示、批复是否配套；附件是否齐全等； ③ 检查文件是否规范。 用印：是否盖红图章 。 用笔：不能使用圆珠笔（必须让当事人修 改） 。 （3）卷内文件排序： ① 同一件文件材料，正文在前，附件在后； ② 正本在前，定稿在后； ③ 结论性材料在前，依据性材料在后； 一般文件 ④ 批复在前，请示在后； ⑤ 校内发文：正文、发文稿纸； ⑥ 其他材料按文号或时间顺序排列。 ① 会议请示、通知、邀请函； ② 会议议程； 会议材料 ③ 会议签到； ④ 领导、代表发言稿； ⑤ 会议综述、会议纪要、新闻报道等。 3. 系统录入 纸质文件整理好以后需要登录档案系统进行录 11 入： 档案综合管理平台网址： archives.fudan.edu.cn 点击 UIS 登录，用工号和密码登录系统 点击“帮助”可下载系统操作手册 ① 新增案卷  立卷单位：本部门。  题名：案卷标题必须明确反应文件材料的内 容，由责任者（作者）、内容、文种三部分组 成。  起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。  其他内容都不要填写。 ② 添加文件至案卷：  第一责任者：文件材料的直接编制部门（一 般以落款盖章的单位为准，如多个单位盖章 则以主要单位为责任者）。  文件标题：照抄即可，如需自拟标题，需外 加“[ ]”。  文件号：文件制发机关的发文字号。 12  文件形成日期：文件形成时间。  顺序号：以卷内文件排列先后顺序为准。  页数：文件共有几页。凡是有文字的页面都 算 1 页。  密级：填写文件上的密级标识，无标识的填 “内部”。 注：文件材料实行双套归档制，即纸质文件和相 应的电子文件一起归档。在新增文件窗口点击上传文 件即可上传文件电子版。如果是通过 OA 文件，可直 接点击添加已有文件，搜索到需要的文件后直接点击 “确定”即可。 ③ 提交业务指导室检查 信息输入完成后点击提交业务指导检查。 4. 案卷检查 业务指导人员对组卷情况进行检查，符合要 求，点击“通过业务指导室检查”，不符合 要求，通过“小纸条”或电话联系方式告知 修改内容。 5. 案卷装订 13 待检查通过后按照要求做下列步骤： ①. 打印卷内目录和备考表。 打印完成后，在备考表的“立卷人”处签上兼职 档案员名字。 ②. 拆除卷内文件中的金属物，对破损文件进行 修补。 ③. 敲页码：  卷内目录、备考表不敲页码。  卷内文件，不管正反，只要有文字的页面均 算作 1 页。  起始号码为 1。  页码位置：每页材料非装订线一侧下角。 ④. 装订：采用三孔一线法装订。若装订线处有 字迹，需进行贴边处理。 6. 领导审阅 部门负责同志对拟归档案卷进行审阅，在卷内备 考表“检查人”一栏处签署姓名或加盖签名章。 7. 办理档案交接 各单位向校档案馆归档，并办理档案交接手续。 14 （二）照片档案归档流程 照片档案应与纸质文件材料的归档工作同步进 行，应注意以下几点： 1.照片档案挑选： （1）重要会议、论坛 ① 1 张含有大会会标的全景照 ② 重要领导嘉宾就座主席台全景照 ③ 重要人物（领导、名人、与会代表等）正在 发言的照片 ④ 会前学校领导会见各位嘉宾，交谈寒暄的照 片 ⑤ 会后全体代表合影、分组合影等 ⑥ 颁奖大会除上述照片入选外，加上获奖人发 言、颁奖的照片 （2）领导人视察考察活动 领导人所到的每个视察的地方，都要有相关场景 和人员的照片。例如领导到校史馆参观，领导人和陪 同人员一起观看校史展、校史馆馆长为领导人讲解、 15 交谈等照片都要挑选。 2.照片档案命名： 照片档案的题名、电子文件名均采用“时间+题 名”的命名格式，时间和题名之间空一格字符，题名 应将活动的要素充分反映出来。 例如：20150506 复旦大学某某单位举办某某会 议：某某讲话 若日期不明确就以 00 代替，例如：20150500 复 旦大学某某单位举办某某会议：某某作主报告 3.照片档案著录  选择立卷单位、档案类别（SX12），点击“确 定”。  填写案卷信息（年度、顺序号、档号不要填 写），保存期限选择“永久”，填写案卷题名， 依次录入摄影者、摄影地点、摄影时间、人物 等信息。如果有多人要标明位置，如左一、右 一等。起始日期与终止日期，指的是该张照片 的拍摄日期。 4.照片归档形式 16 照片须冲洗成 6 寸照片归档，同时提供 jpg 格式 的电子版。 （三）电子文件归档流程 文件材料实行双套归档制，即纸质文件和相应的 电子文件一起归档。归档的电子文件应转化成以下储 存格式： 文本文件——*.XT,*.DOC,*.PDF 格式。 图像文件——*.JPG,*.TIF,*.GIF 格式。 音频文件——*.MP3，*.WMV 格式。 数据库文件——*.DBF,*.XLS 格式。 图形文件——*.BMP,*.DWG 格式。 视频文件和多媒体文件——*.RM,*.MPG,*.AVI 格式。 一般情况下，文本文件、图像文件（不含照片） 直接挂接到档案系统，其他电子文件以光盘等载体形 式归档时，应当无污渍、无划痕、无病毒、未磁化， 符合保管期限要求。 17 复旦大学纸质文件材料立卷和归档流程图 收、发文及其他文件材料 OA 文件自动读入档案管理系统，打印 OA 原文及流程，盖章后归档 非 OA 文件，在档案管理系统中输入 信息，同时上传电子版 参照本部门立卷类目 1. 按年度、问题组卷、排序 2. 检查文件是否符合归档要求 3. 登陆档案综合管理平台录入 4. 提交业务指导检查 待业务指导检查通过 1.打印卷内目录、备考表 2.敲页码 3.装订 部门领导审阅 移交档案并办理移交手续 18