东华大学会计电算化管理办法.doc

东 华 大 学 东华财〔2014〕25 号 关于印发《东华大学会计电算化管理办法》的通知 各学院、部、处、室，直属单位： 《东华大学会计电算化管理办法》经 2014 年第 16 次校长办 公会议审议通过，现予以印发，请遵照执行。 特此通知。 附件：东华大学会计电算化管理办法 东华大学 2014 年 7 月 10 日 东华大学校长办公室 2014 年 7 月 15 日印发 —1— 附件 ： 东华大学会计电算化管理办法 第一章 总则 第一条 为了保障学校会计电算化工作的顺利开展，提高会 计信息管理水平，维护会计资料真实、安全，根据《中华人民共 和国会计法》 （国家主席令 1999 年第 24 号）和《会计电算化工作 规范》 （财会字[1996]17 号）等有关规定，结合学校实际情况，特 制定本办法。 第二条 会计电算化由财务处负责统一组织实施和管理。为 推进会计工作信息化，实现网络化管理，财务处建立“财务管理 平台” 。 第三条 电算化操作人员须经过考试取得会计电算化证书， 持证上岗。 第二章 会计电算化岗位责任 第四条 会计电算化工作与会计人员岗位职责相结合。会计 人员负责核算职责范围内的凭证录入、记账、结账、内部报表编 制等工作。 第五条 财务处电算化工作岗位包括：电算主管，软件操作， 审核记账，电算维护，电算审查，数据分析，会计档案管理。各 岗位职责如下： —2— 1.电算主管：负责组织协调财务处计算机及会计软件系统的 运行工作。实施会计电算化的规划和管理；协调财务用计算机的 使用及财务软件的运行；对电算操作人员的权限进行分配及管理； 协调、督促会计人员的电算化工作，完善会计电算化制度。 2.软件操作：根据会计核算要求做好凭证等有关资料的预处 理工作，负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行 会计数据处理、输出记账凭证、会计账簿、报表。负责输入会计 数据的正确性验核，发现故障及时向电算维护报告。 3.审核记账：负责对输入计算机的会计数据的真实性、合法 性、完整性进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证， 金额、会计科目和分录错误的凭证等，要求软件操作人员查明原 因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账 同时登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进 行确认。 4.电算维护：负责计算机硬件、软件系统管理及维护；负责 开、关服务器，维护财务网络的安全、正常运行；管理服务器数 据库及数据备份工作；协助电算主管规划和推进会计电算化工作； 会同电算主管负责电算化系统的升级工作等。 5.电算审查：负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止 利用计算机进行舞弊。 6.数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析，为部门 领导决策提供定期或临时报告。 —3— 7.会计档案管理：负责管理存档的会计系统的数据光盘（硬 盘等） 、程序光盘、打印的会计账表、凭证和各种资料的保管工作， 作好会计软件及数据资料的安全保密工作。 第六条 电算化会计岗位的工作既要分工明确，各司其职， 又要团结合作，相互协调。在不违背内部牵制原则下，可一人兼 任多个岗位。 第三章 操作管理与安全维护 第一节 操作管理 第七条 明确规定系统操作人员对会计软件的操作工作内 容和权限。系统操作人员及其操作权限，由电算主管提出意见， 报分管副处长批准后通过系统设定，操作密码要严格管理，定期 更换，杜绝未经授权人员操作会计软件。 第八条 不相容岗位的操作人员，不得相互兼任。操作岗位 与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。出纳人员 不允许进行系统性的操作。 第九条 任何人员不得直接打开数据库文件进行操作，不得 随意增加、删除、修改数据，不得修改原程序和数据库表结构。 第十条 操作人员严格按照原始凭证的数据编制凭证并输 入计算机，对不合规、不正确、不完整、签字手续不全的应当拒 绝录入，并要求更正。审核人员及时检查操作人员输入的凭证的 数据与原始凭证数据的一致性、合法性。若发现已输入的凭证有 —4— 误，在记账前发现的，可要求凭证制作人员进行修改；在记账后 发现的，要求凭证制作人员，以红字冲销纠正，再输入计算机。 第十一条 系统运行过程中， 操作人员不得长时间离开现场， 确需离开时应及时执行相应命令退出会计软件或使用系统中的系 统封锁，防止他人越权操作，造成数据泄密等意外事故发生。 第十二条 根据财务处实际情况，由专人保存必要的上机操 作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。 第十三条 输入计算机的每一笔经济业务，都要有书面凭证 与之对应。机制凭证必须经有关人员签字盖章，记账凭证编号必 须连续。 第十四条 计算机凭证装订成册， 交会计档案管理人员保管。 现金、银行存款日记账每天打印，并与出纳库存现金核对无误； 银行余额调节表每月打印一次；科目汇总表每月打印一次、总分 类账和明细账可以按月打印或满页打印。 在结账前确认有关子系统是否月结，年末将全部账簿打印输 出，规范装订。 第二节 安全维护 第十五条 使用的会计电算化财务软件必须经过财政部门 评审，达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。 第十六条 用于电算化的计算机、打印机等设备必须专用， 严禁安装与财务无关的软件和进行无关操作。为保障电算化设备 —5— 正常运行，财务服务器须配备不间断电源，以避免意外断电造成 会计数据的丢失。 第十七条 建立严格的防病毒措施。用于运行会计软件系统 的计算机须安装正版杀毒软件，杀毒软件应及时升级更新病毒代 码库，保证杀毒软件查杀计算机病毒的实时性和有效性。外来存 储介质（包括光盘、优盘、移动硬盘等）经杀毒软件检查确认无 染毒文件后方可使用，以免计算机被病毒感染造成重要数据的丢 失。 第十八条 用于电算化的计算机设备和数据严禁在互联网 中共享，防止存在安全隐患。 第十九条 在系统运行过程中，要经常注意检查系统的运行 状况，发现异常情况要及时找出原因，认真及时地排除故障；故 障不能排除时及时向财务处负责人汇报，及时联系售后服务部门 进行维修。 第二十条 做好电算维护工作。财务处每周全面检查一次计 算机软硬件系统，并作好检查记录，保证系统的正常运行。发生 系统更新、扩充、修复等情形，由系统维护人员实施安装调试， 作好适应性维护工作。 第二十一条 各岗位的计算机按照明确的任务分工进行分 配使用，由专人负责管理。不同岗位任务的机器，未经主管领导 批准，不得擅自调换使用，亦不得在本计算机上进行与本岗位工 作无关的操作。非会计电算化岗位工作人员未经批准不得擅自上 机进行操作。 —6— 第四章 电算化会计档案管理 第二十二条 电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的 会计数据和其他磁性介质或光盘存储的会计数据及计算机打印出 的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会 计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。 会计软件系统的相关文档资料和会计软件程序，视同会计档 案保管，保管期限截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。 第二十三条 计算机数据资料及时备份保存， 定期移交存档， 不得随意摆放。会计软件系统运行形成的数据资料定期备份，并 将备份资料作为会计档案保存，送交档案保管部门保管，重要会 计档案准备双份备份，并存放于不同地点。备份盘的内容经常检 查，以免由于存储介质损坏造成数据丢失。备份盘不得擅自外借。 电算化会计档案管理工作要做好防磁、防火、防潮和防尘工 作。 第五章 附则 第二十四条 本办法自颁布之日起执行。本办法解释权归校 长办公会议，由财务处负责具体解释工作。 —7—