《北京交通大学档案管理办法》汇编.doc

《北京交通大学档案管理办法》汇编北京交通大学 2009 年 12 月 i 目录北京交通大学档案管理办法........................................................................................1 第一章总则...........................................................................................................1 第二章管理体制...................................................................................................1 第三章档案管理...................................................................................................3 第四章档案查询利用...........................................................................................4 第五章条件保障...................................................................................................6 第六章附则...........................................................................................................7 附件 1：北京交通大学文书档案管理实施细则..................................................8 附件 2：北京交通大学研究生档案管理实施细则............................................13 附件 3：北京交通大学科研档案管理实施细则................................................15 附件 4：北京交通大学基建档案管理实施细则................................................17 附件 5：北京交通大学声像档案管理实施细则................................................19 附件 6：北京交通大学电子文件归档与管理实施细则....................................21 附件 7：北京交通大学职工人事档案管理细则................................................28 附录 7-1：干部档案归档范围.....................................................................33 附录 7-2：人事档案材料用纸规格.............................................................36 附录 7-3：新调入人员《教工基本信息表》.............................................37 附录 7-4：人事档案归档清单.....................................................................37 附件 8：北京交通大学学生人事档案管理细则................................................38 附录 8-1：XX 学院 XX 级本科生新生归档名单..........................................44 附录 8-2：XX 级研究生新生归档名单........................................................44 附录 8-3：XX 学院 XX 年本科毕业生归档名单..........................................44 附录 8-4：XX 学院 XX 年毕业研究生归档名单..........................................45 附录 8-5：党员材料归档清单.....................................................................45 附录 8-6：其他材料归档清单.....................................................................45 附录 8-7：本科生档案核查单.....................................................................46 附录 8-8：研究生档案核查单.....................................................................46 附录 8-9：复印人事档案介绍信.................................................................48 高等学校档案管理办法..............................................................................................49 中华人民共和国档案法..............................................................................................57 ii 北京交通大学档案管理办法校发[2009]37 号签发人:宁滨第一章总则第一条为了规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《干部档案工作条例》、《干部档案分类整理标准》等法规，结合我校实际制定本办法。第二条本办法所称档案的范围，包括综合档案和人事档案。综合档案是指北京交通大学师生员工在从事党政管理、教学、科研和其他业务管理等各项工作中形成的，对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史材料记录和电子副本。人事档案是指在人事管理活动中形成的、记载和反映个人经历、政治思想、业务能力、工作业绩等集中保存以备查考的文字及其他各种形式的历史材料记录。第三条北京交通大学各单位应遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。第二章管理体制第四条我校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，各部处、院（系）、直属单位有一位领导分管本单位的档案工作，并配备固定的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入本单位的岗位职责范围。第五条学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存综合档案（含电子档案）和人事档案并提供利用和服务业务机构，同时还是开发利用档案资源的信息交流中心，具有行政管理和业务指导双重职能。档案馆的档案管理主要职责：（一）宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办 1 法》等国家和地方关于档案工作的法律法规和规章制度，执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。（二）制订和组织实施本校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。（三）负责规划、协调全校档案工作，对各单位档案工作进行监督、指导、检查。（四）负责本校各类档案和有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作，以及相应电子文件的归档、利用工作。（五）负责全校档案管理人员的业务学习与培训工作。（六）严格执行保密制度，协助有关单位做好档案密级划控和守密、解密工作。（七）开展档案宣传教育活动，研究档案理论和档案业务，编研档案资料，开发档案信息资源。（八）做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防霉、防强光、防尘等 “九防”工作，确保档案安全。第六条学校各单位档案管理的职责为：（一）认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的相关规章制度，保证本单位档案完整、准确、及时归档。（二）各单位应有一位领导分管档案工作，并将档案管理工作纳入本单位的议事日程。（三）应选派政治觉悟高、业务素质强的正式人员作为档案管理人员，并将档案工作作为年终工作考核范围，并提供档案管理人员工作所需的工作条件。（四）应定期做好本单位档案归档的检查、审核工作。第七条各单位档案管理人员的职责为：（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的规章制度，履行档案管理工作职责。（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。（三）档案管理人员应定期做好本单位档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。 2 （四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。第八条档案工作是衡量和检查学校各单位基础工作管理水平和质量的重要指标，档案馆代表学校对各单位及个人每年归档情况进行检查、考核，对档案工作优秀者给予奖励，对违反档案管理法规者给予通报批评或处罚，构成犯罪的，按照国家相关法规依法追究刑事责任。第三章档案管理第九条学校各单位的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作与档案工作同时进行。第十条学校综合档案由形成单位立卷归档。各单位档案管理人员根据综合档案归档要求，负责对纸质文件材料整理组卷，电子文件材料著录，检查核对后，经本单位主管档案工作的领导签字向档案馆移交；未来随着档案信息化工作的进展，在校园网上产生的各类归档数据，将由学校相关职能部门共同协商处理此类数据。第十一条学校人事档案实行按人立卷管理。各归档单位根据人事档案归档要求，负责对各类归档材料整理并形成归档清单（含电子版），检查核对后，经本单位主管档案工作的领导签字向档案馆移交。第十二条我校档案材料由八类组成，各类档案按照如下细则立卷归档：（一）文书档案：按《北京交通大学文书档案管理实施细则》执行（附件 1）。（二）研究生学籍档案：按《北京交通大学研究生学籍档案管理实施细则》执行（附件 2）。（三）科研档案：按《北京交通大学科研档案管理实施细则》执行（附件 3）。（四）会计档案：按《北京交通大学会计档案管理办法》文件执行。（五）基建档案：按《北京交通大学基建档案管理实施细则》执行（附件 4）。（六）声像档案：按《北京交通大学声像档案管理实施细则》执行（附件 5）。 3 （七）教职工人事档案：按《北京交通大学职工人事档案管理实施细则》执行（附件 7）。（八）学生人事档案：按《北京交通大学学生人事档案管理实施细则》执行（附件 8）。第十三条归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）以及《北京交通大学电子文件归档与管理实施细则》执行（附件 6）。第十四条归档时间（一）文书档案、研究生学籍档案在次年 6 月底前归档。（二）会计档案在会计年度终了后，于第三年 6 月底前归档。（三）科研档案在项目完成后两个月内归档。（四）基建档案在项目完成后三个月内归档。（五）人事档案应当在档案材料形成后 10 天内办理归档。重大活动（事件）实行追踪归档，活动结束后，一个月内由该活动举办（主办）单位负责形成完整的归档材料归档，档案馆有责任督促。第十五条对保管期满的档案，档案馆会同学校相关单位进行鉴定，提出销毁意见，编制档案销毁清册，报校长办公会批准。销毁档案时，应当由档案馆、相关单位、审计处等共同派员监销。第四章档案查询利用第十六条利用学校的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；对于未开放的本校档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：（一）本校人员因公查阅本单位归档档案，需单位批准后，凭个人证件即可查阅；查阅非本单位归档档案，须经原归档单位（项目负责人）或档案馆领导同意，必要时报请校领导审查批准后方可查阅。（二）利用本人的学籍、学位档案，须持本人身份证或毕业证书复印件，说明利用目的后，方可查阅。委托他人办理的，被委托人须出示本人合法证件（身份证、护照等）并持有委托人的有效证件（复印件）方可查阅。 4 （三）外单位利用档案须持单位公函，经相关单位批准或经档案馆领导同意方可查阅。（四）港、澳、台同胞、境外组织或个人要求利用档案须持相关主管单位介绍信函或经校领导同意方可查阅。（五）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经档案馆领导或校领导批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，违规者，视情节轻重，报学校依法处理。第十七条利用学校的人事档案，按中组部《干部档案工作条例》的有关规定办理，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：（一）查阅干部人事档案的人员须是中共党员或本单位专职人事秘书，查阅人事档案应严格履行登记手续，任何人不得查阅本人及其亲属的档案。未经组织批准，下级人员不得查阅上级人员的档案，查阅处级以上干部的档案需经学校组织部领导批准。（二）外单位查阅档案，应持本单位组织、人事部门介绍信函，注明查阅人姓名、职务、政治面貌及查阅理由；校内各单位需要查阅本单位人员档案的，应持本单位介绍信函，方可查阅。（三）除组织、人事部门外，人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经有关单位负责人批准后，方可借出。借出时间不得超过 5 天（含休息日），借出档案不得复制、遗失、污损、涂改、抽拆和转借，违规者，视情节轻重，报学校依法处理。第十八条档案馆应创造条件开展更高层次的信息服务活动，提供档案检索工具，积极开展档案编研工作，编印各种材料汇编、基础数字汇集、专题概要等。第五章档案的鉴定与统计第十九条档案应以国家有关规定和档案自身保管期限等为依据，每五至十年进行一次价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期限，具体鉴定程序遵循下列规定： 5 （一）档案馆应在调查研究基础上制订档案鉴定计划，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史价值，根据学校工作的需要和为国家积累档案材料的需要，客观全面鉴定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。 1、永久保管档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的各类档案，列为永久保管（保存 51 年及以上）。 2、长期保管档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管（保存 16-50 年）。 3、短期保管档案：凡是在较短时间内对学校有参考利用价值的文件材料，列为短期保管（保存 15 年及以下）。（二）档案馆提出档案鉴定工作申请，报分主管校领导审核，主要领导批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。（三）成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由主管档案工作的校领导、档案部门和有关单位人员组成。（四）按照国家有关规定，统一档案鉴定标准。（五）鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册（一式两份），并提交档案鉴定报告。（六）经主管校领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见。第二十条档案馆应根据《中华人民共和国统计法》、《中华人民共和国档案法》等相关法规，结合本校实际情况，每年做一次档案统计工作，具体统计程序遵循下列规定：（一）建立档案统计制度。（二）指定专人兼管档案统计工作。（三）统计内容应包含全馆档案构成（馆藏永久档案、长期档案、短期档案卷数及每年接收永久档案、长期档案、短期档案卷数）、档案利用（利用卷数及人次）、档案工作人员构成、档案馆基本概况等情况的统计工作以及上级档案部门需要的各种报表的填报工作。（四）统计数字应准确无误。（五）统计结果资料应上报主管校领导审核，并至少保留一份存档以备日后考查使用。 6 第六章条件保障第二十一条根据我校发展规模和馆藏档案的增加数量，学校为档案馆提供符合档案管理要求并能适应现代化管理需要的档案工作条件及设备。第二十二条对于破损、褪色、霉变和散失的档案，应及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应及时数字化，加工成电子档案保管以及档案信息化建设，学校将给予经费保障。第七章附则第二十三条本办法自公布之日起施行，原学校档案工作的有关规定同时废止。第二十四条本办法由北京交通大学档案馆负责解释。二○○九年十二月附件 1：北京交通大学文书档案管理实施细则附件 2：北京交通大学研究生档案管理实施细则附件 3：北京交通大学科研档案管理实施细则附件 4：北京交通大学基建档案管理实施细则附件 5：北京交通大学声像档案管理实施细则附件 6：北京交通大学电子文件归档与管理实施细则附件 7：北京交通大学职工人事档案管理细则附录 7-1：干部档案归档范围附录 7-2：人事档案材料用纸规格附录 7-3：新调入人员《教工基本信息表》附录 7-4：人事档案归档清单附件 8：北京交通大学学生人事档案管理细则附录 8-1：XX 学院 XX 级本科生新生归档名单附录 8-2：XX 级研究生新生归档名单附录 8-3：XX 学院 XX 年本科毕业生归档名单附录 8-4：XX 学院 XX 年毕业研究生归档名单附录 8-5：党员材料归档清单附录 8-6：其他材料归档清单附录 8-7：本科生档案核查单附录 8-8：研究生档案核查单附录 8-9：复印人事档案介绍信 7 附件 1：北京交通大学文书档案管理实施细则文书档案是指我校各单位及个人从事党群、行政、教学、科研、外事等管理活动中形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录，文书档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第一条文书档案归档范围及保管期限（一）文书档案归档范围 1、综合类党代会、团代会、学生会、工代会等校、院（系）规模会议：（1）会议的计划、通知、议程、报告、决议、总结、记录、纪要和发言稿、照片（永久）（2）会议主席团、秘书长和代表、列席代表名单（永久）（3）会议选举结果和上级批复（永久）（4）会议简报、情况反映、提案及办理情况（长期）（5）学校代表参加各级代表大会（党代会、团代会、工代会）名单、发言材料（长期）（5）会议领导讲话稿（长期）（6）会议工作人员名单、代表证、列席证、选票式样（短期）会议文件：（1）党代会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会等重大活动、会议决议、纪要、记录（永久）（2）校长办公会、校行政会、学术委员会、职称评审委员会、教授会等会议记录、纪要及会议讨论通过的文件（永久）（3）全校性大会、党员干部会、党员大会会议记录（长期）（4）党委、校长办公会对上级来文的批复重要的（永久）一般的（长期）（5）学校和单位召开的专业性会议记录和大会材料重要的 (长期) 一般的（短期）（6）上级主管机关召开会议的主要文件处理结果有查考价值的（短期） 2、组织、纪检、人事工作类 8 （1）上级机关对本校的人员编制、机构设置、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系、干部任免的通知、意见、批复（永久）（2）学校关于干部任免、报告、批复、通知（长期）（3）学校对基层总支、支部改选的报告、审批表、批复（长期）（4）学校关于批准入党、转正、延期、退党的材料及通知书（永久）（5）学校党员、师生员工、毕业生名册（永久）（6）学校对师生员工、学生的奖惩材料、优秀党员、先进集体、先进个人的材料（长期），开除党籍和恢复党籍（永久），其它处分（包括免于处分）材料（长期）（7）上级、学校工资调正工作的规定、通知、计划、方案、报告、总结、核定统计表、审定名册及批复（永久）（8）学校评定职称有关材料（永久）（9）学校关于教职工国内外培训、进修、考察等计划、报告及通知（长期）（10）学校关于人员录用、招聘、借用、转正等有关文件材料（长期）（11）学校教职工要求调动工作的报告、批复及来往文书（短期）（12）行政调转关系介绍信，党、团员组织关系介绍信存根，临时关系不归档（长期）（13）本校教职工退（离）职、退（离）休、顶替、死亡、抚恤等工作有关材料及名册（永久）（14）学校关于招生工作计划、报告、总结、批复、新生名册（永久）（15）学校关于毕业生分配方案、计划、总结、报告、通知、批复（永久）（16）学校学生助学金评定名册和工作总结（短期） 3、宣传、统战、保密、外事工作类（1）学校关于国内外各个时期形势宣传教育报告提纲及党课教育计划、总结重要的 (长期)，一般的（短期）（2）反映本校工作活动的新闻报道、通讯及本校校刊（长期）（3）学校各民主党派、民主人士和统战对象情况（长期）（4）学校各民主党派、华侨、少数民族事务工作中形成的材料（短期）（5）上级对保密工作的指示重要的（长期），一般的（短期）（6）学校关于外国留学生、外籍专家工作、计划、总结、报告、批复 9 重要的（长期）一般的（短期）（7）学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘请书、专家名册（简历表），外国留学生、毕业生名册（长期）（8）外宾赠送礼品登记（长期）（9）学校出国代表团的考察计划、总结、讲话、照片及名单重要的（长期），一般的（短期） 4、教学工作类（1）学校关于专业设置、调整及上级的批示重要的（永久），一般的（长期）（2）学校各专业教学计划、教学大纲、考试试题（长期）学校各专业各类基础课程、必修课、主干课程的教案（长期）（3）学校师资培训计划、总结及典型材料（长期）（4）学校教师工作量和完成情况（短期）（5）教学研究活动计划、总结、典型材料及重要的经验交流材料（长期）（6）学校学生教学生产实习计划及总结报告（长期）（7）学校班主任工作计划、总结及典型材料（短期）（8）学校举办的各种进修班、师资班、短训班的计划、总结、计划、名册、成绩册（长期）（9）学校关于学生（研究生、国外留学生、函授生、进修生、夜大学生）的学历证明、休学、退学、复学、取消入学资格。转学工作报告、决定及重要的来往函件（永久）（10）学校关于学生（研究生、外国留学生、函授生、进修生、夜大生）考核成绩册，各专业学生成绩、评语及处理升留级的请示、报告和决定（长期）（11）学校职工各类培训考核成绩单及考核存根（短期） 5、科研工作类（1）上级下达的科研任务书针对本校的（永久），一般的（短期）（2）学校上报科研项目计划及批复（永久）（3）学校科研成果登记表及重点学科项目的执行情况及汇编（永久）（4）学校科研、学术性会议文件重要的（长期），一般的（短期） 10 （5）各类学术委员会成员名单（长期） 6、生产基建、设备类（1）上级对我校基建工作的指示及批复（永久）（2）学校基建物资计划及统计报表年度的（永久），季度的（短期）（3）学校有关基建施工、财务、预决算、物资等方面的文件重要的（永久），一般的（短期）（4）学校教学、设备计划、总结、报告、订货单重要的（长期），一般的（短期）（5）各种物资设备移交清册（长期）（6）有关设备报废、调拨报告及批复（长期）（7）关于清仓工作的规定、通知、仓库盘点盈亏报表、报告及批复（长期）（8）国内外订货总表、合同及登记卡片（长期） 7、后勤工作类（1）上级关于后勤工作的有关指示（短期）（2）房屋维修计划、房屋管理、调配等有关规定（短期）（3）学校绿化工作计划（短期）（4）伙食管理、医疗保健、幼儿教育等有关规定（短期）（5）爱国卫生有关文件及我校爱国卫生工作计划、总结等（短期）（6）计划生育工作计划、总结及工作中形成的文件材料 (短期) 8、财务工作类（1）上级针对本校下达有关财务工作指示、规定等文件重要的或需要参照执行的（长期），一般的（短期） 9、工、青工作类（1）上级工会对我校工会工作指示及我校工会工作计划、总结、报告等针对本校的（长期），一般的（短期）（2）学校工会关于组织、宣传、福利等有关文件（短期）（3）团员名册（长期）（4）学校团委对团员、学生、青工进行思想教育有关文件材料（短期）（5）团组织发展计划（短期）上述文件未包含但对学校和社会有保存价值的文件也应该归档。 11 （二）文书档案保管期限文书档案的保管期限分短期（15 年及以下）、长期（16-50 年），永久（51 年及以上），保管期限的时间从文件材料办理完毕的次年算起。第二条文书档案归档时间学校各立卷单位应于次年 6 月底前完成本单位档案的归档移交工作。第三条文书档案（纸质）归档整理要求（一）文书处理单位立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，对文件材料分类组卷，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和单位的主要职能活动，便于查找利用。（二）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正本在前，附件在后；正本在前，定稿在后；发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。（三）卷内文件用阿拉伯数字从 1 起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。（四）利用档案管理信息系统录入和打印卷内文件目录及备考表。（五）去除卷内文件的金属物，以文件的左下角取齐，用线绳沿文件材料的左侧装订，五孔一线，要求案卷卷内文件顺序排列准确，无漏订、错订，并要求装订的案卷整齐、美观。第四条文书档案归档移交手续（一）各单位档案管理人员向档案馆移交纸质及电子档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。（三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。 12 附件 2：北京交通大学研究生档案管理实施细则研究生档案是指在研究生教学和管理和科研等实践活动中形成的、具有保存、查考和利用价值的文字、图表、声像等不同载体形式资料。档案主要包括培养计划、论文选题及工作计划、论文答辩情况表、专家评议书、授予学位审批表、完整毕业论文电子版及摘要、成绩单等。研究生档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第一条研究生档案归档范围及保管期限（一）归档范围：培养计划、成绩单、论文选题及工作计划、论文答辩情况表、专家评议书、授予学位审批表、毕业生登记表、论文摘要、论文电子版。（二）保管期限：研究生档案保管期限为长期。第二条研究生档案归档时间各学院档案管理人员应在次年 6 月底前，完成毕业研究生档案归档移交工作。第三条研究生档案（纸质）归档整理要求（一）根据文件材料形成的规律，按照培养计划、成绩单、论文选题及工作计划、学位答辩审批材料、论文评审书、毕业生登记表、学历学位证明、论文摘要的顺序进行系统整理装订，每位研究生的材料组成一卷；电子版论文由图书馆每年定期向档案馆移交。（二）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从 1 起依次标注，在每页单面标注页码（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。（三）填写卷内目录及备考表：卷内目录中序号为阿拉伯数字号、名称为卷内文件标题的全称、张次为每份文件首页上标注的页码区间，备考表要标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷过程中需要说明的问题及组卷人签字。（四）拆除文件材料和表格金属书钉，以文件的左下角取齐，打孔，用线绳沿文件材料的左侧装订，五孔一线。（五）归档材料要求字迹工整、图样清晰，一律用黑色签字笔，碳素笔或黑色钢笔填写，严禁用圆珠笔、铅笔书写。第四条研究生档案归档移交手续（一）学院档案管理人员向档案馆移交纸质档案时，交接双方当面清点验收， 13 凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。 14 附件 3：北京交通大学科研档案管理实施细则科研档案是指我校在科学研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术储备的一种形式，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，由科技处和档案馆共同负责科研档案工作的业务指导、监督和检查。第一条科研档案的归档范围及保管期限（一）科研档案归档范围 1、科研项目：国家基础性重大研究项目、国家高技术研究发展计划、项目、国家重点科技（攻关）计划项目、国家自然科学基金项目、国家杰出青年科学基金项目、海外青年学者合作研究基金项目、国家创新研究群体计划项目、国家重大研究计划项目、教育部重大项目、国防科研计划项目、学校正式签订的国际合作项目、经科技处确认的其他项目。 2、科技成果：获得国家级奖励的成果、获得省部委、市级奖励的成果、通过鉴定、评审的成果、获得专利权的成果、经科技处确认的获得其它奖励的成果。 3、科技合同：包括各类科研项目签订的合同。（二）科研文件归档范围 1、准备阶段：申请报告（开题报告、方案论证、预研报告、调研报告）；审批文件、合同书、协议书、技术合同。 2、研究实验阶段：各种考察调研的原始记录；实验、分析、整理数据、测试等原始记录、图表；设计、工艺的技术规范；技术说明；研究报告、论著；实物、样品、标本照片、录像。 3、总结鉴定实验阶段：工作总结、科研报告、使用报告、论著；鉴定材料；年度计划实施检查情况报告。 4、成果和奖励申报阶段：申报奖励材料；申请专利材料；得奖材料。 5、推广应用阶段：成果推广应用、技术转让等材料。（三）科研档案保管期限科研档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由科技处负责确定，校综合档案室只接收永久、长期保管的科研档案。 15 第二条科研档案归档时间由科技处负责归档的科研文件，课题负责人在项目完成 2 个月内交给科技处，由科技处统一于次年 6 月底前归档；其它非科技处负责归档的科研项目文件由课题负责人在项目完成 2 个月内，来档案馆办理归档，办理归档手续后的科研项目方可结题。第三条科研档案（纸质）归档整理要求（一）根据科研文件材料形成的规律，对科研文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，一个项目组成一卷或多卷。（二）归档的科研文件材料必须是原件（定稿），文件材料的整理单位为件，一事一份文件的为一件，正文与附件为一件，同一项目多份文件为一卷；书、图册等一册（本）为一卷，同一项目奖状、证书等奖品为一卷。（三）编写卷内顺序号：卷内文件用阿拉伯数字从 1 起依次标注，无论单面或双面只编写一个页号（包括空白页），页号的位置在每面材料非装订线一侧的右上角。（四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中图号或文件编号为图样的图号、文件的文号、名称为科技文件标题的全称、张次为每份科技文件首页上标注的页号，备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（五）拆除文件材料和表格金属物，并用线绳沿文件材料的左侧装订。（六）归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。第四条科研档案归档移交手续（一）科技处档案管理人员或课题负责人向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。（三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。 16 附件 4：北京交通大学基建档案管理实施细则基建档案是指我校基建项目从规划、设计、施工、竣工及维修过程中产生的，具有保存价值的文字、图表及配套声像、计算资料，还包括学校的总体规划及各种建筑物的总平面图。基建档案必须实行集中统一管理，由基建处和档案馆共同负责基建档案工作的业务指导、监督和检查。第一条基建档案归档范围及保管期限（一）基建档案归档范围 1、土地征用拆迁阶段：上级有关土地征用、拆迁方面的批准文件；校区土地面积总图、实用面积总图、平面图、地形图；国有土地使用证；国有土地使用权申请材料；征地红线图、拆迁、补偿协议书；总体规划设计阶段形成的材料，如总体规划可行性研究报告、总体规划设计方案、总体规划设计评价、鉴定及审批、总体规划图等。 2、基建材料：项目建议书及上级批复；可行性研究报告、资源调查报告、项目评估材料；设计任务书及计划任务书；地质勘察方面的所有材料；地形、地貌控制点建筑物、重要设备及安装测量定位、观测记录、招投标文件。 3、设计阶段：总体规划设计、初步设计、技术设计及施工图设计；设计评价、鉴定及审批材料。 4、施工阶段：承包合同、协议书、招投标、租赁文件；施工执照、产权证书；施工预算书；开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、计划、安全措施及工艺等；原材料及构件出厂证明、质量鉴定书；建筑材料试验报告、土、岩石试验报告、基础工程施工图；隐蔽工程验收记录；设计变更、工程更改洽商单；施工总结、技术总结；竣工报告、竣工验收报告；设备及管线安装施工过程中产生的相关文件；电气、仪表安装施工过程中产生的相关文件。 5、竣工验收阶段：整个项目的竣工验收报告；平面图、结构图、水、电、气、通风等竣工图纸；质量审查材料；竣工验收会议决议文件；工程概算、预算、决算；工程主要材料消耗、器材管理；交付使用的固定资产。 6、房屋使用维护阶段：公有房屋所有权证、公有房屋使用权证房屋维修、改建、 17 扩建过程中形成的材料,如房屋分布图；水电图、管道图等。（二）基建档案保管期限基建档案保管期限分为永久、长期、短期。保管期限由基建处负责确定，档案馆只接收永久、长期保管的基建档案。第二条基建档案归档时间基建档案在项目竣工后 3 个月内归档。第三条基建档案（纸质）归档整理要求（一）根据基建文件材料的形成规律，对基建文件材料的内容，价值、数量和载体形式进行系统地整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目的首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。（二）文字材料排列正件在前、附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别、序号排列，即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图。（三）编写卷内顺序号：用阿拉伯数字从 1 起单页依次标注。（四）填写卷内目录及备考表：卷内目录中标清图样的图号、文件的文号，基建文件标题的全称、张次，备考表要标明案卷内文件材料、图纸的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（五）拆除文件材料和表格的金属钉，并用线绳沿文件材料的左侧装订，图纸一律按 A4 的尺寸进行折叠，图标外露。（六）归档材料要求字迹工整、图样清晰，严禁用圆珠笔、铅笔书写。第四条基建档案归档移交手续（一）基建部门向档案馆移交纸质档案，交接双方当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）档案馆人员负责检查电子档案与纸质档案对应情况。（三）检查无问题后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。 18 附件 5：北京交通大学声像档案管理实施细则声像档案是指我校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中直接形成的具有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，并辅以文字说明的历史记录。第一条声像档案归档范围及保管期限（一）声像档案归档范围 1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片，如领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料。 2、本单位组织或参加的重要外事活动的声像材料。 3、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象的声像材料。 4、记录本校重点工程及其它具有保存价值的声像材料。（二）声像档案保管期限声像档案按其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划分为永久、长期、短期三种保管期限，保管期限由归档人员负责确定。第二条声像档案归档时间对具有归档价值的声像材料，宣传部或承办单位应及时整理，归档时间为次年 6 月底以前。第三条声像档案归档整理要求（一）将声像材料按照“年度—事件（主题）”分类，反映同一事件、同一主题的组成一卷（即一个文件夹）。（二）挑选：对同一事件、同一主题的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。（三）编号：对同一事件、同一主题的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号，纸质照片、底片分别编流水号，照片号和底片号要保持一一对应。（四）编写文字说明：声像材料要有文字说明，并写清拍摄（录音）时间、 19 地点、人物、内容、文字说明、拍摄者（简称 6 要素）。文字说明要求文字简洁、语言通顺，能够概括反映声像材料的全部信息。第四条声像档案归档移交手续（一）归档人员向档案馆移交的各种介质声像材料，交接双方应当面清点验收，凡不符合归档要求者，档案馆有权拒绝接收，并要求限期改正后归档；凡归档材料不全、档案错归、不归者，责任由归档人员承担。（二）归档单位提交的电子声像材料，档案馆管理人员应检查声像材料信息。（三）检查无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查。 20 附件 6：北京交通大学电子文件归档与管理实施细则第一章第一条总则为了加强对本校电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《高等学校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定本细则。第二条本细则所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；归档电子文件（电子档案）是指具有参考价值和凭证作用并作为档案保存的电子文件。第三条我校档案馆须建立相应的计算机软、硬件档案管理系统，管理电子文件，通过该系统实现档案信息资源共享。第四条各单位应将电子文件的归档工作纳入档案管理员的岗位职责，档案管理员应认真积累本单位形成的电子文件，完成电子文件的归档工作。电子文件移交前由形成单位负责，移交后则由校档案馆负责。第五条在学校信息化建设和办公自动化系统的功能设计和完善工作中，应考虑电子文件的归档要求，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口与档案管理系统对接，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，实现电子文件归档及在线管理和利用。第二章电子文件的收集第六条电子文件收集积累的要求（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留、收集、归档，记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改文稿均应被保留、收集、归档。（二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体介质上。（三）收集积累的电子文件格式类型为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件、数据库文件和图形文件。 21 1、文本电子文件以 PDF、XML、DOC、TXT 为通用格式。 2、图像电子文件以 BMP、JPEG、TIFF 为通用格式。 3、视频和多媒体电子文件以 MPEG、AVI 为通用格式。 4、音频电子文件以 WAV、MP3 为通用格式。 5、数据库文件以 DBF、 XLS 为通用格式。（四）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。第三章电子文件的归档第七条电子文件的归档范围（一）文书档案中的公文要求电子文件与纸质文件同步进行归档；没有电子文件的公文应扫描获得电子文件，与原公文一同归档。（二）各单位形成的声像档案、数据库文件和相关软件、多媒体课件（各种级别的精品课程、基础课、必修课等）、CAD 图形文件等均应归档。（三）学校信息系统或办公系统中形成的各种电子文件，根据档案管理要求具有档案保存价值的，应能与档案管理系统对接，实现电子文件的归档、查询、利用及备份。第八条电子文件的归档要求（一）归档电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件的标题、内容、时间、人物等相关背景信息。（二）加密文件应在解密后进行归档，压缩文件应在解压缩后进行归档。（三）保管期限、密级划分和归档时间参照我校各类纸质档案的相关规定执行。（四）使用电子文件的载体为一次性写光盘。不允许用其他介质（如软磁盘）作为归档电子文件长期保存的载体。第九条电子文件的归档方式（一）网络归档：归档单位可登录我校档案管理信息系统对档案信息著录，上载归档电子附件并提交，在系统中打印交接目录（详见附表 1）。档案馆对提交的电子文件著录信息与电子文件附件信息检查核对、识读，确认无误后，交接 22 双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查，档案馆接收。（二）物理归档：归档单位可通过光盘归档，要求一张光盘中只能放同一类档案（如照片、录音文件则分属不同类），同事件（主题）不同内容电子文件放在一个文件夹内，文件夹中要有文字说明性文件（详见附表 2），如同一次会议所拍照片，选取有代表性照片放在同一文件夹，说明性文件中写清拍照时间、地点、事件、人物、说明信息、拍摄者等信息（6 要素）。光盘归档时双方要对光盘检验，项目如下： 1、载体有无划痕，是否清洁。 2、有无病毒。 3、核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性。 4、核实说明性文件等是否齐全。 5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。确认电子文件无问题后，填写交接目录（详见附表 1），办理交接手续，双方签字后各保存一份备查，档案馆接收。对不符合要求的，应退回形成单位重新制作。第四章归档电子文件的保管、利用和统计第十条档案馆对归档的电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明载体编号。（一）存放载体的编号方案为：年度-文件格式代码-流水号（如： 2009-T-0001）。（二）文件格式代码为：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V— 影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。第十一条归档电子文件的保管应符合下列条件：（一）归档载体应先做电子备份、防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。（二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离。（四）归档电子文件载体应专库或专柜集中保存，保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求，保管环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围： 23 35％—45％，电子文件载体要避免阳光直接照射。第十二条随技术的不断发展，保证电子档案文件不同时期的兼容性和数据处理的方便性，档案馆应定期对电子文件的读取、处理设备更新情况进行检查登记。设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换，转换后原载体保留时间应不少于 4 年，保留期满后，原载体按保密要求进行处置。第十三条对光盘每满 4 年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于 10 ％，如发现问题应及时采取恢复措施。档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件检验登记表》（详见附表 3），并存档。第十四条系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（详见附表 4）。第十五条利用电子文件时应遵守国家保密规定。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行。对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续。第十六条归档电子文件的封存载体原则上不外借。第十七条应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。第五章 24 附则第十八条本办法由北京交通大学档案馆负责解释。第十九条本办法自发布之日起施行。附表 1：北京交通大学电子文件移交目录表归档单位归档人提交介质电话 □CD 光盘载体运行环境说明 □ DVD 光盘 □病毒检验操作系统： □ 通用软件（其他软件）盘内文件夹数文件总量数序号 1 □ 文件夹名称文件类型文件夹内文件数量是否有说明文件备注 2 3 4 5 6 注：文件类型：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A— 声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。附表 2：文件夹内说明性文件（电子文件卷内目录）文件夹名称夹内文件数量文件类型主题事件（主题）发生时间事件（主题）发生地点背景说明人物/内容文字说明夹内各个文件是否命名 □是 □否（须填写下表）文件名内容文字说明 25 注：文件类型：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A— 声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。附表 3：北京交通大学归档电子文件检验登记表归档电子文件设备情况登记新设备兼容性检验磁性载体转存登记盘名（档号）填表人：存在问题审核人：附表 4：北京交通大学归档电子文件迁移登记表硬件系统：系统软件：原系统设备情况应用软件：存储载体：硬件系统：目标系统设备情况系统软件：应用软件： 26 措施年月日存储载体：被迁移归档电子记录数：迁移时间：文件情况操作者：备注填表人：字节数：审核人：年月日 27 附件 7：北京交通大学职工人事档案管理细则第一章总第一条则为了加强职工人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为组织、人事和科研工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》、《干部档案分类整理标准》、《干部档案整理工作细则》等有关法规，结合本校实际，特制定本管理细则。第二条人事档案是指在人事管理活动中形成的，记载和反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩、工作表现以及工作变动的文件材料，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字及其他各种形式的历史记录材料。第三条人事档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严格管理，确保人事档案齐全、完整、准确与安全，有利于人事档案的利用。第四条全校教职工的人事档案由档案馆人事档案室集中统一管理。第二章人事档案管理职责第五条人事档案工作应纳入各相关单位的管理制度、工作计划、工作人员的职责范围。各单位应有一名负责人分管人事档案工作，并视情况配备与人事档案相适应的工作人员，负责本单位人事档案材料的收集、整理、归档和移交工作。第六条组织、人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部（职工）履历表或履历补充表等，及时充实档案内容。第七条人事档案室的主要职责：（一）管理本校正式职工的人事档案，为国家积累档案史料。（二）接收、鉴别档案及档案材料；做好档案实体分类、编目，根据每人经历变动情况对人事档案随时进行整理、装订、组卷；办理人事档案的查阅、借阅和转递；登记教职工职务、工资的变动情况。（三）做好人事档案的安全、保密和保护工作。（四）调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。（五）推广、应用人事档案现代化管理技术。第三章人事档案的归档 28 第八条人事档案的归档范围，根据中组部《干部档案工作条例》关于干部档案的分类，我校干部档案的归档范围主要有以下几项：（具体的内容详见附录 7-1）第一项履历材料第二项自传材料第三项报告个人有关事项的材料第四项考察、考核、鉴定材料第五项审计材料第六项学历学位材料第七项培训材料第八项职业(任职)资格材料第九项评(聘)专业技术职称(职务)材料第十项反映科研学术水平的材料第十一项政审材料第十二项更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间等材料第十三项党、团组织建设工作中形成的材料第十四项表彰奖励材料第十五项涉纪涉法材料第十六项招录、聘用材料第十七项任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料第十八项辞职、辞退、罢免材料第十九项工资、待遇材料第二十项出国(境)材料第二十一项党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料第二十二项健康检查和处理工伤事故材料第二十三项治丧材料第二十四项干部人事档案报送、审核工作材料第二十五项其他材料 29 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。第九条人事档案归档要求（一）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，手续完备，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，需有组织审查、盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。（三）人事档案材料用纸规格详见附录 7-2。档案文件的文字须是印刷或用蓝黑墨水、黑色墨水钢笔、签字笔书写。不得使用圆珠笔、铅笔等书写。（四）归档材料应是原件，一般不得用复印件，特殊情况的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。（五）归档材料应按姓氏拼音排列（干部、工人、离退分开归档），重名的应注明职工的工资号。第十条人事档案归档手续和时间（一）新入职人员，人事部门应认真核查其档案，填写《干部档案核查单》、《职工基本信息表》（见附录 7-3），将《干部履历表》、人事通知令归入本人档案，打印《职工基本信息表》一式两份并提交电子版，于一个月内办理完档案移交手续。（二）归档单位应对形成材料按照中组部《干部档案整理工作细则》进行鉴别、检查，在一个月内完成归档。人事档案室发现有不符合要求时，应及时通知其补送或补办材料，归档单位有责任按规定要求时间认真办理。（三）归档时附归档清单一式两份。（见附录 7-4）第四章人事档案的管理第十一条正式办理完入职手续的新入校人员，人事档案应尽快办理移交手续；商调过程中人员的人事档案不转入人事档案室。第十二条人事档案室工作人员及其在本校工作的直系亲属的人事档案由组织、人事部门指定专人负责保管。第十三条严禁任何单位和个人私自保存人事档案。对利用档案营私舞弊的，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》，予以严肃处理。 30 第十四条按中组部规定遇有需销毁的材料，必须详细登记，并报请主管校领导审查批准后，由人事档案管理部门进行销毁。第五章人事档案的利用第十五条查阅和借用档案，应遵守以下规定：（一）外单位派人来校查阅档案，应持本单位组织、人事部门介绍信，注明阅档人姓名、职务、政治面貌及阅档理由，并加盖公章。（二）校内各单位需要查阅本单位人员档案的，应持单位介绍信。阅档人须是中共党员；查阅本校其他单位人员档案的，须经相关单位领导同意。未经组织批准，下级人员不得查阅上级人员的档案。（三）任何人不得查阅本人及其亲属的档案，因正常需要利用的，应由单位人事秘书负责办理。（四）查阅和借用档案应严格履行登记手续。（五）档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经有关单位负责人批准后，方可借出。借出时间不得超过 5 天（含休息日），如确实需要，不能按时归还者，应办理续借手续。档案借出后，如其他单位需要查阅此档案时，档案工作人员可随时向借用人调回档案；借出档案不得擅自转借他人。（六）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、错装、漏装档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。第六章人事档案的转递第十六条职工工作调动后，人事部门应将职工在校期间应归档的所有材料归至人事档案室。职工本人持人事部门转档通知单及时办理档案转出手续。第十七条本校职工在办理商调过程中，一般情况下档案不得先行转出，特殊需要先转档的，人事部门需出具转档通知方可转出，档案自转出之日起逾期一个月未收到对方单位调动函的，应由人事部门负责催要档案。第十八条职工因私出国未归、辞职、退职、自动离职、另就业、开除公职、受刑事处分和劳动教养，其档案由人事部门按相关政策要求，及时将其档案转至就业单位人事部门、人才流动服务中心、有关的劳动部门或职介机构保管。第十九条转递人事档案应遵守下列规定：（一）人事档案应通过机要局转递或派专人直接送取，不准邮寄或交本人 31 （含亲属）自带。（二）县级相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递人事档案。（三）转出的档案必须齐全、完整，并按规定经过认真整理核对，不得扣留档案材料或分批转出。（四）转递档案必须填写《档案材料转递通知单》，对所转档案加盖密封章严密包封再行转递。（五）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，立即退回。（六）职工档案一经决定寄出，须及时办理档案转递，有关单位未按时归档无法转递的，造成一切后果,由未按时归档单位负责。第七章附第二十条本管理细则由档案馆人事档案室负责解释。第二十一条 32 则本管理细则自公布之日起施行。附录 7-1：干部档案归档范围根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12 号），干部档案归档范围为：第一项履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。第二项自传材料：自传和属于自传性质的材料。第三项报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。第四项考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。第五项审计材料：经济责任审计结果报告。第六项学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。第七项培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。第八项职业(任职)资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。第九项评(聘)专业技术职称(职务)材料：专业技术职务任职资格评审表、申 (呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。第十项反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。第十一项政审材料：上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依 33 据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。第十二项更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党、入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。第十三项党、团组织建设工作中形成的材料： (一)中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活(党籍)的有关审批材料； (二)中国共产主义青年团入团志愿书； (三)加入或退出民主党派的材料。第十四项表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。第十五项涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。第十六项招录、聘用材料：录(聘)用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。第十七项任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表；公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表；授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业(复员)审批表；退(离)休审批表等材料。第十八项 34 辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。第十九项工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动 (套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。第二十项出国(境)材料：因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。第二十一项党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。第二十二项健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。第二十三项治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。第二十四项干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。第二十五项其他材料：毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。 35 附录 7-2：人事档案材料用纸规格不小于 19 厘米要求： 1）用纸严格按尺寸规格 2）文字内容务必不超出虚线 3）适当留上下边 4）纸张要经久耐用，便于长期保存不小于 26 厘米 2.5 厘米 36 1 厘米附录 7-3：新调入人员《职工基本信息表》人员基本信息出工姓生资名年号月性民籍别族贯身份证号婚姻状况入参政党加治（工面团）作貌年日月期毕学学业历位院校职务职称现技现技术职术职称取称得日期现技术职称批准单位现任职务毕业日期所工学作专单业位人员类型人员流动信息现任任现职时职务流动来校间批准原因单位档案转入时间来校前单位来校时间附录 7-4：人事档案归档清单（序号姓名接收单位：工资号工作单位归档材料名称年月日）材料形成时间归档单位： 37 附件 8：北京交通大学学生人事档案管理细则第一章总第一条则为了加强学生人事档案管理工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为社会选拔人才服务，根据《中华人民共和国档案法》和人事档案相关法规，结合本校实际，特制定本管理办法。第二章学生档案管理职责第二条各学院、研究生院、学生工作处、招生就业处、教务处、选培办等相关单位应有一名负责人分管学生人事档案工作，并视情况配备与学生档案相关的工作人员，负责本单位学生档案材料的收集、整理、归档和移交工作。学生人事档案管理工作应纳入各单位的管理制度和工作计划，明确工作人员的职责范围。第三条人事档案室管理职责（一）保管国家计划内招生的本科生和研究生人事档案，高职生档案由所在分校自行管理。（二）接收新生人事档案，收集、整理各类学生档案材料，完成各类档案材料的分类、组卷。（三）鉴别学生档案，保证档案真实。（四）办理学生档案查阅、借阅利用；为有关单位提供学生信息；为出国学生办理公证证明。（五）整理毕业生数据，完成毕业生档案转递。（六）做好学生档案的安全、保密和保护工作及其它有关事项。第三章第四条学生档案收集归档学生人事档案归档范围（一）本科新生归档范围： 1、高考考生报名登记表、高考考生成绩、高考考生体检表。 2、高中毕业生登记表、高中成绩、家庭情况调查表。 3、入团志愿书、入团申请书、团员登记表；正式党员的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、综合性政审材料及父母外调证明、入党积极分子、预备党员考察材料、取消预备党员资格的组织意见和记载有组织意见的入党志愿书等。 4、奖惩材料等与本人有关的其他材料。 38 （二）本科毕业生归档范围 1、本科毕业生登记表、本科成绩单、学士学位证明、毕业体检表。 2、本科毕业生就业通知书等与本人有关的其他材料。（三）研究生新生归档范围： 1、硕士学位研究生录取登记表、政审表、体检表。 2、本（专）科毕业生登记表、成绩单、体检表、学士学位证明、本科毕业生就业通知书。 3、高等学校招生报名登记表、高考成绩、体检表。 4、高中毕业生登记表、高中成绩、家庭情况调查。 5、工作单位履历表、人事令、工资令、职称材料等。 6、入团志愿书、入团申请书、团员登记表；正式党员的入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、综合性政审材料及父母外调证明、入党积极分子、预备党员考察材料、取消预备党员资格的组织意见和记载有组织意见的入党志愿书等。 7、奖惩材料等与本人有关的其他材料。博士研究生新生还应当有如下材料： 8、博士学位研究生录取登记表、政审表、体检表、专家推荐书（硕博连读、直博生相关录取登记表）。 9、硕士毕业生登记表、成绩单、硕士学位审批材料、硕士学位授予登记表、硕士研究生学位论文评审书（2-3 份）。 10、硕士毕业生就业通知书。（四）毕业研究生归档范围 1、硕（博）士毕业生登记表、成绩单、学位审批材料、学位授予登记表、研究生论文评审书、学籍卡。 2、毕业研究生就业通知书等与本人有关的其他材料。（五）在校期间形成的其他材料归档范围 1、校级以上的奖励材料（三好学生、优秀班干部、优秀毕业生、其他单项奖等）。 2、正式党员材料（与本科新生档案归档范围第 3 项相同）。 3、处分材料（警告、留校察看、记过、劝退、开除等）。 4、鉴定材料。 39 任何单位和个人，均不得将不该归档的材料归入学生人事档案。第五条学生人事档案归档要求（一）总体要求 1、归档材料必须是原件、办理完毕的正式材料，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期及组织审查盖章。 2、归档材料在特殊情况下需存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。 3、归档材料应使用国家统一规格的办公用纸，文字须是打印或用签字笔、钢笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色笔和复写纸书写，归档材料内容不得打印粘贴。 4、归档材料用铅笔注明学生所在学院（系）、学号，并按照学号升序排列。 5、归档材料应在材料形成后一周办理归档，归档时打印归档清单一式两份（格式见附录 8-1 至 8-6），加盖公章，并提交电子版。 6、凡不符合归档要求的材料，档案单位有权退回并限期重新归档。（二）新生档案归档要求各学院接收新生人事档案后，核查档案，填写《本科（研究）生档案核查单》（见附录 8-7、8-8）。如学生档案中缺少招生阶段档案材料的，应与我校相关招生部门联系补齐电子版档案。缺少其他档案材料的，通知本人补齐。学生报到后档案未转入我校的，所在学院应及时催要并于录取当年年底前移交人事档案室，如年底前仍不能将档案转入我校的，学院应出示学生无档原因说明一式两份分别报送人事档案室和相关招生部门（委培生除外）。各学院应按照人事档案室当年制定的《新生人事档案归档通知》要求归档，并选派专人接受新生人事档案整理培训。（三）毕业生归档要求 1、本科生：本科生毕业归档材料和就业通知书一经形成须立即归档，具体的时间和要求请按照当年发布的《毕业生归档通知》办理。 2、研究生：研究生毕业材料应在形成后一周内完成归档。就业通知书在派遣完成后一周内归档。如只有就业通知书，毕业归档材料尚未形成的，待毕业归档材料形成后与就业通知书一起归档。（四）党员材料归档要求 40 党员材料归档前先将入党申请书、转正申请书、入党自传、父母、亲属外调材料顺序排放于入党志愿书内，与其他材料一并归档。毕业生的正式党员材料应于毕业前 1 个月完成归档，非毕业生正式党员材料归档应避开毕业生派遣期。已领取就业通知书的学生党员材料，由学院党委负责转出。第四章学生人事档案的利用第六条利用学生人事档案，应遵守以下规定：（一）因工作需要查阅学生人事档案时，应经所在单位主管学生工作的领导批准，方可查阅。（二）查阅人应为中共党员，学生不能查阅人事档案。（三）档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经档案管理部门批准后，方可借出，借出时间不得超过 3 天（含休息日）；借出的档案，不得擅自转借他人。（四）各院、系只能查阅本院、系的学生档案；其它单位查阅学生档案，应经有关单位负责人和档案管理部门批准后，方可查阅。（五）查阅和借用档案的单位或个人不得擅自复制档案的内容，确因需要从档案中取证的，必须经档案管理部门负责人批准后，才能复制。（六）京外高校考入我校的研究生确因正当需要，复印自己成绩，应由学院出具介绍信（见附录 8-9）办理复印手续。（七）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。（八）查阅和借用档案应严格履行登记手续。（九）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换、错装、漏装档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，对违反者，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》给予处罚。第五章学生人事档案的转递第七条毕业生档案转递（一）应届毕业学生档案确定转出的，原则上按毕业前签定的三方协议收档单位地址，通过机要局转递，学生无需提供详细地址。（二）工作单位在京的，如无法通过机要局转递，可由用人单位开具同意自取人事档案介绍信提取档案。 41 （三）北京以外任何单位无法通过机要局转递的，可提供详细地址、邮编，特快专递转递（费用自理）。（四）毕业生无派遣单位的，人事档案按二分回省派遣单转递。（五）毕业生档案寄到用人单位后，因个人原因造成退档的，费用自理。档案再次转出时，由档案接收单位人事部门负责办理。（六）如果发生违约，须提供原单位解约证明和新单位的调档函，经学校就业管理部门签署意见后，办理档案重新转递手续。第八条其他学生档案转递（一）考取外校硕士、博士学生的调档函应寄往该生所在学院。在毕业前提前调档的（毕业材料未形成），将调档函标注我校学号，到就业处签字盖章后，将调档函送交人事档案室办理转档。录取院校要求档案齐全后调档的，将签字盖章的调档函送交学院统一归档后办理转档。（二）办理自费留学（出境）的学生，持出国（出境）申请表经学院及相关单位盖章签字后送交人事档案管理部门备案。学生本人在离校前，到教育部留学服务中心索取调档函（标注学号），办理转档。如需提供公证证明，应持“自费出国（出境）申请表”办理公证手续。（三）转学、退学、开除的学生，在接到相关部门的转学、退学、开除通知书五日内，本人应向人事档案管理部门提供转档地址、调档函。所在学院应将该生在校期间形成的有关的材料标明学号，送交人事档案室归档后办理转档。（四）肄业生、结业生办理转档时，学院应将学生肄业、结业凭证、在校成绩归入本人档案。第六章学生遗留档案的管理第九条学生毕业离校后，因个人原因档案遗留在校的，应在毕业当年年底前落实档案去向；档案遗留在校后，如被用人单位录用，应由录用单位人事部门出示接收函、调档函，经就业管理部门签字盖章后办理转递手续。第十条遗留档案办理转档时，外地生源的学生无留京指标的，档案不能转往在京任何单位，持调档函转往其他地区不限；遗留在校北京生源的档案，由学生本人持户口本、身份证，经人事档案管理部门填写《教育部门向劳动部门移交学生材料花名册》后，档案自行转往所在区县劳动局。第十一条 42 遗留档案在办理转档时，费用自理。第七章第十二条其他学生人事档案需转出时，由于归档单位未按时归档所造成的档案不能及时转递，一切后果由该单位负责。第十三条学生档案转出 2 个月后，学生可通过档案馆网站查询档案转递情况。档案转出 2 个月后，用人单位仍未收到档案的，请派专人持有效证件到人事档案室复印转档机要编号，通过机要局查询档案下落。第十四条因机要局造成错误投递，请用人单位持介绍信和三方协议凭证与收到档案的单位联系提档事宜。第八章附则第十五条本管理细则由档案馆人事档案室负责解释。第十六条本管理细则自公布之日起施行。 43 附录 8-1：XX 学院 XX 级本科生新生归档名单（姓名性别学号年月日）材料名称（指具体材料）档案状态接收单位：归档单位：附录 8-2：XX 级研究生新生归档名单（日年月）姓名性别学号材料名称备注（指具体材料）（本校研本科学号）档案状态接收单位：归档单位：附录 8-3：XX 学院 XX 年本科毕业生归档名单（序号姓名学号接收单位： 44 毕业生登记表学位登记表成绩单体检表毕业材料归档时间派遣证月日）其它派遣证归归档档时间材料归档单位：年附录 8-4：XX 学院 XX 年毕业研究生归档名单序姓号名学研究号生录取登记表毕业研究生登记表硕士研究论学位生学文审批籍卡评材料审书（年月日）硕士研究毕业派派遣其它学位生成材料遣证归归档授予绩单归档证档时材料登记时间间表接收单位：归档单位：附录 8-5：党员材料归档清单序号学号姓名接收单位：（年转正时间入党时间月日）备注归档单位：附录 8-6：其他材料归档清单序号接收单位：学号姓名（年归档材料名称月日）备注归档单位： 45 附录 8-7：本科生档案核查单同学于年月招入我校，转来档案经核查，应具备下列主要内容。（请在材料名称前打√注明）序号档案材料名称 1 高考报名登记表 2 高考成绩 3 高考考生体检表 4 高中毕业生登记表、高中成绩 5 家庭情况调查表 6 入团志愿书、入团申请书 7 8 审核：备注入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、外指正式党员调材料等其他需归档材料审核单位：年月日附录 8-8：研究生档案核查单同学于年月招入我校，转来档案经核查，应具备下列主要内容。（请在材料名称前打√注明）序号档案材料名称备注 1 硕士研究生报考录取材料（报名登记表、政审表、体检表）指考硕生 2 本科生毕业登记表、本科成绩、体检表、学位证明 3 高考报名登记表、高考成绩、体检表 4 高中毕业生登记表、高中成绩、家庭情况调查指工作后考硕学 5 本科毕业生分配工作通知单生指工作后考硕学 6 工作单位履历表、人事令、工资令生博士研究生报考录取材料（报名登记表、政审表、体检表、专 7 指考博生家推荐书）硕士生毕业登记表、成绩、硕士学位审批表、学位证明、论文 8 指考博生评议书 8 硕士毕业分配工作通知单指工作后考博生 10 入团志愿书、入团申请书 46 11 12 入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入党外调材料、自传指正式党员材料其它与本人有关的归档材料审核人：审核单位：年月日 47 附录 8-9：复印人事档案介绍信人事档案室：我学院学生，学号，，学号，，学号，，学号，，学号，，学号，，学号，，学号，因的需要，申请复印其人事档案中，现介绍至你处，请协助办理，谢谢！ **学院 *年*月*日 48 根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，现予公布，自 2008 年 9 月 1 日起施行。教育部部长周济国家档案局局长杨冬权二○○八年八月二十日高等学校档案管理办法第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。第四条国务院教育行政部门单位主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门单位和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门单位在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是： (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度； (二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展； (三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费； (四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备 49 第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆： (一)建校历史在 50 年以上； (二)全日制在校生规模在 1 万人以上； (三)已集中保管的档案、资料在 3 万卷(长度 300 延长米)以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条高校档案机构的管理职责是： (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作； (二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实； (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料； (四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源； (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； (六)开展档案的开放和利用工作； (七)开展学校档案工作人员的业务培训； (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能； (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件： (一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历； (二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神； (三)年富力强，身体健康。第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。 50 高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章档案管理第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是： (一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。 (二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 (三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 (四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字 016 号)的相关规定执行。 (五)科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6 号)执行。 (六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4 号)执行。 51 (七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在 10 万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 (八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 (九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 (十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。 (十一)财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》 (财会字[1998]32 号)执行。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)执行。第十八条高校档案材料归档时间为： (一)学校各部门应当在次学年 6 月底前归档； (二)各院系等应当在次学年寒假前归档； (三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。 52 第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布： (一)涉及国家秘密的； 53 (二)涉及专利或者技术秘密的； (三)涉及个人隐私的； (四)档案形成单位规定限制利用的。第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具 (著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。第三十五条高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。第五章条件保障 54 第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标 103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第六章奖励与处罚第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励： (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的； (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的； (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的； (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的； (五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。 (一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的； (二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的； (三)涂改、伪造档案的； (四)擅自出卖、赠送、交换档案的； (五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的； (六)其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。 55 第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。第四十三条本办法自 2008 年 9 月 1 日起施行。国家教育委员会 1989 年 10 月 10 日发布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第 6 号)同时废止。 56 中华人民共和国档案法第一章第一条总则为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。第二条本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。第四条各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。第五条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。第二章第六条档案机构及其职责国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。第七条机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。第八条中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。第九条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由 57 各级人民政府给予奖励。第三章第十条档案的管理对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定、定期向档案馆移交档案。第十二条博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。档案馆与上述单位应当在档案的利用方面互相协作。第十三条各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理的现代化。第十四条保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理。第十五条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。第十六条集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖，向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖的，应当按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人。向国家捐赠档案的，档案馆应当予以奖励。第十七条禁止出卖属于国家所有的档案。国有企业事业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法由国家档案行政管理部门制定。 58 档案复制件的交换、转让和出卖，按照国家规定办理。第十八条属于国家所有的档案和本法第十六条规定的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。第四章第十九条档案的利用和公布国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。第二十条机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。利用未开放档案的办法，由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定。第二十一条向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。第二十二条属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布；未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。集体所有的和个人所有的档案，档案的所有者有权公布，但必须遵守国家有关规定，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。第二十三条各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料，在不同范围内发行。第五章第二十四条法律责任有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分； 59 构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。第二十五条携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第六章第二十六条附则本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。第二十七条 60 本法自 1988 年 1 月 1 日起施行。