浙江大学外设学生海外交流基金项目执行指南.docx

浙江大学外设学生海外交流基金项目执行指南 （2018 年修订版） 一、浙江大学教育基金会发布录用通知； 二、项目负责单位签署承诺书； 三、项目负责单位在校网或其他途径发布报名通知（通知内 容需包含基金项目名称及捐赠方详细介绍）,捐赠方的介绍可由基 金会秘书处提供； 四、项目负责单位经面试确定交流学生名单后，在项目负责 单位网站发布录用通知，并向基金会项目管理部提供详细的电子 版学生名单（样表详见附件 1），名单需包括：姓名、性别、院系、 学号、手机（含校园短号） 、常用的外网电子邮箱、家庭所在地等 信息，电子版本发送至：wangyizd@zju.edu.cn。如之后名单有变 更，务必及时向基金会报备并在网上重新公示； 五、项目负责单位在办理相关出国（境）手续时，由项目负 责老师持交流学生《浙江大学因公临时出国<境>或赴港澳台人员 申请表》，统一至基金会项目管理部审核“出访经费来源”；如出 访前未进行经费来源审核，不予发放； 六、项目执行完毕后，项目执行单位在学院（部门）网站上 发布项目执行新闻，并将链接发给基金会秘书处； 七、项目执行完毕后，项目执行单位在学院(部门)网站上发布 海外交流奖学金发放公示，需明确每个获得资助学生的奖励金额； 八、项目执行完毕两个月内，项目执行单位需完成项目总结 与发放； 1）项目总结 项目执行单位需向基金会项目管理部提交以下总结资料： 1．5 本纸质的项目总结汇报书（汇报书应注明“浙江大学教育 基金会 XX 基金资助”或“诚挚感谢浙江大学教育基金会 XX 基金资 助”或“诚挚感谢×××（捐赠者名称）的资助”等字样；汇报册 pdf 版本发送至 wangyizd@zju.edu.cn）； （注：非团队出访项目的总结汇报书，由执行单位待所有受 资助学生完成交流后统一汇编。 ） 2．一份不少于 1,000 字左右的项目总结（电子版本发送至 wangyizd@zju.edu.cn）; 3．5 张 JPG 格式的相关项目执行的照片（电子版本发送至 wangyizd@zju.edu.cn）； 4 ． 项 目 活 动 新 闻 报 道 链 接 （ 网 址 ） 发 送 至 wangyizd@zju.edu.cn。 2）项目发放 项目执行单位提交以上总结资料后，持《浙江大学教育基金 会海外交流基金发放申请报告》（详见附件 2 或附件 3）和《海外 交流奖学金发放表》（壹式贰份，详见附件 4），经基金会项目管理 部、副秘书长、秘书长逐级审核确认并加盖基金会公章后，按照 《浙江大学教育基金会海外交流奖学金财务报销指南》准备好其 它海外交流奖学金发放所需材料，至基金会财务部进行海外交流 奖学金发放。 短期项目（交流时间在 3 个月以内，包括 3 个月）在项目执 行完毕后一次性进行发放；长期项目（3 个月以上）可在项目准备 出访前先予以发放海外交流奖学金的 50％，在执行完毕后再予以 发放剩余的 50％。 九、特别提醒 1．资助额度中已经包含项目汇报册的制作费用，请项目负责 单位提前预算，或者由项目负责单位自行解决； 2．项目实际出行人数少于计划人数时，在出行前需提前向基 金会项目管理部报备，并说明具体情况； 3. 项目执行及报销需由项目联系人全权负责项目执行与报销 等工作，不得委派学生办理； 4. 未 尽 事 宜 ， 请 咨 询 基 金 会 项 目 管 理 部 ， 联 系 方 式 ： 88206564；邮箱：王老师：wangyizd@zju.edu.cn；办公地点：紫 金港校区校友活动中心 206 室。 附件 1：浙江大学外设学生对外交流基金项目出访学生信息汇总表 （样表） 项目名称： 执行单位： 序号 姓名 性别 院系 学号 手机 邮箱 家庭住址（籍贯） 1 张三 男 生命科学学院 xxx xxx xxx 浙江杭州 2 3 4 5 备注: 出访之前，请各位老师参照此样表汇总学生信息并将电子版（Word 或 Excel）提交基金会备案 （联系人：王老师 wangyizd@zju.edu.cn） 附件 2：短期项目发放申请报告 学院（部门）关于 基金 发放申请报告 教育基金会： 2018 年本单位 得 （具体交流项目）获 基金的资助，支持 （学校或地区）进行交流，资助总额为 名同学赴 元。目前项目已经 执行完毕，现向教育基金会申请发放海外交流奖学金 特此申请。 附件：海外交流奖学金发放表 经办人（签字）： 项目负责人(签字)： 日期： 单位公章： 教育基金会项目管理部审核意见: 教育基金会副秘书长审核意见: 教育基金会秘书长审核意见： 元。 附件 3：长期项目发放申请报告 学院（部门）关于 基金 发放申请报告 教育基金会： 2018 年本单位 得 （具体交流项目）获 基金的资助，支持 （学校或地区）进行交流，资助总额为 名同学赴 元。（第一次发放： 目前项目准备出访，现向教育基金会申请发放海外交流奖学金 元。第二次发放：目前项目已完成，第一笔海外交流奖学金 元）已于 X 月 X 日发放，现向教育基金会申请发放第二 （ 笔海外交流奖学金，共计 元。 ） 特此申请。 附件：海外交流奖学金发放表 经办人（签字）： 项目负责人(签字)： 日期： 单位公章： 教育基金会项目管理部审核意见: 教育基金会副秘书长审核意见: 教育基金会秘书长审核意见： 附件 4: 海外交流奖学金发放表 学院（部门） 项目 海外交流奖学金发放表 支持基金名称： 序号 姓 名 学 基金财务编号： 号 合 院 系 专 业 总金额 本次发放金额 计 年 月 经办人： 联系电话： 项目负责人： 签字 学院/部门 公章 日