出差申请用户操作手册.docx
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中国科学院新一代 ARP 出差申请模块 用户手册 编号： 版本： 编写人： 建立日期：_____年__月__日 审核人： 审核日期：_____年__月__日 批准人： 批准日期：_____年__月__日 2 文档控制记录 文档名称 新一代 ARP 出差申请模块用户手册 适用范围 版本 编修说明 作者 日期 备注 目 录 中国科学院新一代 ARP 出差申请模块 ...................................................1 用户手册 ..............................................................................1 第 1 章 文档说明.....................................................................1 1.1 编写目的 ..........................................................................1 1.2 预期读者 ..........................................................................1 1.3 系统概述 ..........................................................................1 1.4 参考资料 ..........................................................................1 第 2 章 系统设置.....................................................................2 2.1 出差申请模板设置 ..................................................................2 2.1.1 功能概述 ......................................................................2 2.1.2 业务流程 ......................................................................2 2.1.3 功能详述 ......................................................................2 2.2 出差申请预算冻结设置 ..............................................................4 2.2.1 功能概述 ......................................................................4 4 2.2.2 业务流程 ......................................................................4 2.2.3 功能详述 ......................................................................4 第 3 章 系统功能（PC 端） ............................................................7 3.1 我的出差申请 ......................................................................7 3.1.1 功能概述 ......................................................................7 3.1.2 业务流程 ......................................................................7 3.1.3 功能详述 ......................................................................7 3.1.3.1 出差申请草稿列表 .....................................................................7 3.1.3.2 出差申请已提交列表 ...................................................................8 3.1.3.3 新增 .................................................................................8 3.1.3.4 手动预算解冻 ........................................................................12 3.2 出差申请业务审核 .................................................................12 3.2.1 功能概述 .....................................................................12 3.2.2 业务流程 .....................................................................12 3.2.3 功能详述 .....................................................................13 5 3.2.3.1 未审核列表 ..........................................................................13 3.2.3.2 已审核列表 ..........................................................................13 3.2.3.3 审核页面 ............................................................................14 3.3 差旅费报销单新增功能 .............................................................15 3.3.1 功能概述 .....................................................................15 3.3.2 业务流程 .....................................................................16 3.3.3 功能详述 .....................................................................16 3.3.3.1 差旅费报销单填报页面新增功能 ........................................................16 3.3.3.2 差旅费报销单审批页面新增功能 ........................................................19 3.3.3.3 差旅费报销单详情页面新增功能 ........................................................19 3.3.3.4 差旅费报销单新增事项 ................................................................20 第 4 章 系统功能（移动端）..........................................................21 4.1 我的出差申请 .....................................................................21 4.1.1 功能概述 .....................................................................21 4.1.2 业务流程 .....................................................................21 6 4.1.3 功能详述 .....................................................................21 4.1.3.1 出差申请列表页面 ....................................................................22 4.1.3.2 新增 ................................................................................22 4.1.3.3 详情页面 ............................................................................27 4.2 出差申请审核 .....................................................................28 4.2.1 功能概述 .....................................................................28 4.2.2 业务流程 .....................................................................28 4.2.3 功能详述 .....................................................................28 4.2.3.1 未审核 ..............................................................................28 4.2.3.2 已审核 ..............................................................................29 4.2.3.3 审核页面 ............................................................................30 4.3 差旅费报销单新增功能 .............................................................30 4.3.1 功能概述 .....................................................................30 4.3.2 业务流程 .....................................................................30 4.3.3 功能详述 .....................................................................31 7 4.3.3.1 差旅费报销单填报页面新增功能 ........................................................31 4.3.3.2 差旅费报销单审批页面新增功能 ........................................................32 4.3.3.3 差旅费报销单详情页面新增功能 ........................................................33 8 第1章 文档说明 1.1 编写目的 本手册编写的主要目的是通过本手册表达业务逻辑和系统操作方法，为 ARP 系统使用者提供操 作指南。 1.2 预期读者 中国科学院 ARP 系统具有出差任务的人员或需要协助科研人员提交出差申请的人员。 1.3 系统概述 1.4 参考资料 本手册的编写参考了《新一代 ARP 综合财务业务需求分析报告》、 《新一代 ARP 综合财务系统概 要设计说明书》 、《新一代 ARP 综合财务系统详细设计说明书》，遵循《计算机软件文档编制规范 （GB/T8567-2006） 》。 1 第2章 系统设置 2.1 出差申请模板设置 2.1.1 功能概述 出差申请模板设置为各单位提供了灵活配置出差申请字段的方式，各单位可在此灵活配置五个 字段补充到出差申请单中。 2.1.2 业务流程 出差申请模板设置业务流程：开始-设置出差申请模板并保存-结束。 2.1.3 功能详述 （1）用户点击出差申请模板菜单进入，如图 2-1。 图 2-1 （2）可选择默认字段配入出差申请单，如图 2-2，打开 2 开关后并点击 ，即可在 出差申请单中显示该字段。如默认的字段不能满足需求，可单击某个 侧修改字段名称，显示顺序和是否必填等项，并点击 状态的字段，在页面右 ，如图 2-3。新增的字段可显示在出差 申请表单中。系统目前支持最多灵活配置五个字段。新配置的字段显示在出差申请表单，行程明细 原有“预估费用金额”之后，如图 2-4。 图 2-2 图 2-3 3 图 2-4 2.2 出差申请预算冻结设置 2.2.1 功能概述 用户在此页面设置出差申请是否冻结预算。 2.2.2 业务流程 出差申请预算冻结设置业务流程：开始-关闭或开启预算冻结按钮-结束 2.2.3 功能详述 （1）用户点击出差申请预算冻结设置菜单进入，如图 2-5。 4 图 2-5 （2）在页面中，用户可看到是否冻结预算的开关，如图 2-6。开启时，出差申请表单页面显 示核算账号信息，并且在出差申请提交后，冻结核算账号相应的金额。关闭时，出差申请表单页面 不显示核算账号信息。 图 2-6 5 第3章 系统功能（PC 端） 3.1 我的出差申请 3.1.1 功能概述 用户在我的出差申请页面，可查看本人的草稿和已提交状态的出差申请，同时可实现新增出差 申请和手动解冻预算的功能。 3.1.2 业务流程 我的出差申请业务流程：开始-用户提交出差申请-出差申请业务审核-结束 3.1.3 功能详述 进入路径：综合财务>报销管理>我的出差申请。如图 3-1。 图 3-1 3.1.3.1 出差申请草稿列表 6 出差申请草稿列表，用户可查看本人处于草稿状态的出差申请，如图 3-2。用户可通过点击操 作列的 按钮，进入草稿状态的单据进行编辑。也可点击 删除出差申请单据。 说明： 草稿状态的出差申请不冻结预算。 业务审核未通过的出差申请也显示在草稿中。 图 3-2 3.1.3.2 出差申请已提交列表 出差申请已提交列表，用户可查看本人已提交的出差申请，如图 3-3。其中单据状态为“已完 成”的，显示的是已完成审批的出差申请，单据状态为“业务审核”的，显示的是处于业务审核中 的申请。用户可点击操作列的 按钮，查看单据详情。 7 图 3-3 3.1.3.3 新增 在我的出差申请列表页面点击 按钮进入。出差申请表单页面包括基本信息、附件信 息、行程明细、核算账号四部分，如图 3-4，其中核算账号是依据用户是否开启“出差申请预算冻 结”，来决定是否显示。 图 3-4 （1）基本信息 8 基本信息部分包括申请人、部门、申请日期、业务事项、申请事由、费用类别。其中申 请人、部门，为系统根据单据申请人情况自动带出的，申请日期默认为首次填写该申请单的日期。 如图 3-5。 图 3-5 （2）附件信息 用户可上传附件，并填写说明。如图 3-6。 图 3-6 9 （3）行程明细 用户可填写行程有关信息，如图 3-7，用户可通过点击 添加多个行程。行程明细的 字段由固有字段和用户配置字段组成，其中用户配置字段在“出差申请模板设置”中设置。固有字 段包括开始日期、结束日期、出差天数、出发地点、到达地点、城市间交通工具、预估费用金额、 备注、出差人组成。其中预估费用金额为该段行程中预计花费的金额。 预估费用合计用来统计所有行程的预估费用金额。 图 3-7 （4）核算账号 用户可点击 来添加核算账号信息。点击 后，打开弹窗，如图 3-8，用 户可选择一个或多个核算账号。选择后，核算账号信息带入出差申请单，如图 3-9。用户需要选择 预算科目，填写分摊金额。核算账号的分摊金额合计必须等于预估费用合计。 10 图 3-8 图 3-9 （5）按钮提交和暂存 点击 出差申请提交到审批流程下一环节，单据可在已提交列表中查看，点击 存出差申请，单据可在草稿列表查看。 3.1.3.4 手动预算解冻 申请人在我的出差申请已提交列表页面，勾选单据状态为“已完成”状态的票据，点击 按钮，如图 3-10，可手动解冻该单据的已冻结的预算金额。 11 暂 说明：（1）只有单据状态为“已完成”的出差申请可手动解冻预算。 （2）已经被报销单选择关联过的出差申请不能手动解冻预算，包括已提交和草稿状态的报销 单关联的出差申请。其中草稿状态的报销单，解除与出差申请的关联后（包括删除出差申请或删除 报销单草稿），可手动解冻预算。 （3）手动预算解冻不影响出差申请在报销单中的选择。也就是手动预算解冻后的出差申请， 仍然可在报销时与报销单关联。 图 3-10 3.2 出差申请业务审核 3.2.1 功能概述 审核人员可以在这里审核出差申请。 3.2.2 业务流程 12 我的出差申请业务流程：开始-用户提交出差申请-出差申请业务审核-结束。 3.2.3 功能详述 进入路径：综合财务>业务审核>出差申请业务审核。如图 3-11。 图 3-11 3.2.3.1 未审核列表 用户可看到所有未审核的单据，如图 3-12，点击操作列的 图 3-12 3.2.3.2 已审核列表 13 ，可进入审批页面进行审批。 用户可查看所有已审核的单据，如图 3-13，点击操作列的 ，可查看详情。 图 3-13 3.2.3.3 审核页面 审批人在审批时打开该页面，进行审核。如图 3-14，点击 息，审批单据进入下一审批环节。点击 时，打开审核弹窗，输入信 时，打开退回弹窗，退回申请人。 14 图 3-14 3.3 差旅费报销单新增功能 3.3.1 功能概述 15 差旅费报销单新功能实现了出差申请与差旅费报销单的关联，并可将出差申请的信息带入差旅 费报销单，从而减轻重复填写的工作量。 3.3.2 业务流程 差旅费报销单业务流程：开始-申请人填写差旅费报销单-业务审核-财务审核-付款并生成凭证 -结束。 3.3.3 功能详述 进入路径：综合财务>报销管理>我的报销>差旅费报销申请。如图 3-15。 图 3-15 3.3.3.1 差旅费报销单填报页面新增功能 差旅费报销单报销人填写页面新增“出差明细”模块。如图 3-16。 16 图 3-16 （1）选择出差申请 在出差明细点击 报销人提交的出差申请或通过 ，弹出出差申请的选择弹窗，如图 3-17，这里的出差申请是 ，授权给报销人可查看的出差申请（注：已完成 出差申请审批的并且没有被其他差旅费报销单使用的才可显示，包括选择出差申请暂存进草稿的报 销单和提交的报销单，删除草稿，出差申请可再次选择） 。用户勾选出差申请（可多选） ，点击 ，该出差申请信息会显示在出差明细中，如图 3-18，同时带入相关信息。 带入的报销明细如图 3-19 所示，出差申请中开始日期、结束日期、出差天数、出发地点、 到达地点、带入相关的填写框中，出差申请中的“预估费用金额”带入“城市间交通费”中。动态 字段信息不带入。用户可根据实际情况修改金额。 出差申请的核算账号信息带入核算账号中，如图 3-20。金额请用户根据实际情况进行核对 和修改。 说明：① 只有第一次选择的出差申请的信息可带入报销明细和核算账号（出差申请有核算账号 17 的情况下） ，再次选择时，只在出差明细中添加出差申请，不带入相关信息。 ① 选择 和选择 都可带入报销明细信息，如果先选择了我的票据带入了报销 明细，则选择出差申请时不再带入报销明细，只在出差明细中添加出差申请。反之如果先选择了出 差申请带入了相关信息，则选择我的票据时只添加附件，不带入报销明细信息。 ① 在选择我的票据、出差申请带入报销单相关信息前，手动填写了报销明细，再选我的票据和 出差申请时不带入相关信息。只添加附件和出差申请。 图 3-17 18 图 3-18 图 3-19 图 3-20 19 （2）提交和暂存 用户点击 后，出差申请冻结金额解冻，同时按照报销单填写的核算账号信息冻结 相应金额。如果出差申请已手动解冻，或者没有冻结预算，则不执行出差申请解冻操作。 用户点击 后，出差申请不解冻。 3.3.3.2 差旅费报销单审批页面新增功能 选择出差申请，提交后，审批人审批页面其他附件会生成出差申请对应的 excel 附件。如图 3-21。 图 3-21 3.3.3.3 差旅费报销单详情页面新增功能 点击查看差旅费报销单详情，在其他附件中可查看出差申请对应的 excel 附件。如图 3-22。 图 3-22 3.3.3.4 差旅费报销单新增事项 20 1.驳回差旅费报销单到草稿箱时，解冻差旅费报销单的冻结金额，重新冻结出差申请在提交时 解冻的金额（如果出差申请在提交时没有冻结金额，则不需重新冻结） 。 2.撤回差旅费报销单到草稿箱时，解冻差旅费报销单的冻结金额，重新冻结出差申请在提交时 解冻的金额（如果出差申请在提交时没有冻结金额，则不需重新冻结） 。 3.草稿状态的差旅费报销单其他附件中，不显示差旅费报销单对应生成的 excel 附件。 21 第4章 系统功能（移动端） 4.1 我的出差申请 4.1.1 功能概述 实现在手机端新建、暂存、提交出差申请的功能，同时可查询出差申请情况。 4.1.2 业务流程 开始-用户提交出差申请-出差申请业务审核-结束 4.1.3 功能详述 进入路径：综合财务>我的出差申请。如图 4-1。 22 图 4-1 4.1.3.1 出差申请列表页面 用户可查看本人提交的所有出差申请数据，可通过状态标记了解该出差申请所处的状态（包 括：草稿、业务审核、已通过）。点击出差申请可查看详情。通过输入搜索条件可查询符合条件的 出差申请。如图 4-2。 图 4-2 4.1.3.2 新增 点击 按钮，进入新增页面，新增页面分为基本信息、行程明细、核算账号三 23 个部分，其中核算账号部分依据预算冻结设置开关来控制是否显示。当“出差申请预算冻结设置” 按钮为关闭状态，不显示核算账号部分，当“出差申请预算冻结设置”按钮为开启状态，显示核算 账号部分。 （1）基本信息：包括申请人、部门、申请日期、业务事项、申请事由、费用类型、附件几项 内容，如图 4-3。其中申请人、部门、申请日期自动带出，默认为当前登录人、当前登录日期。业 务事项、费用类型为必填项，需要在提供的下拉选项中进行选择。申请事由为必填项，用户手动输 入。附件为非必填项，用户点击 ，可拍照、也可上传本地附件，如图 4-4。 图 4-3 24 图 4-4 （2）行程明细：用户点击 按钮，添加行程，行程明细信息包括开始日期、结束日期、 出差天数、出发地点、到达地点、预估费用金额、城市间交通工具、备注、出差人等字段，还包括 在“出差申请模板设置”中设置的字段。如图 4-5。 25 图 4-5 （3）核算账号：用户点击 出现选择核算账号的页面，用户勾选核算账号，可多 选，如图 4-6。选择核算账号后，信息填入核算账号模块，用户还须选择“预算科目” ，填写“分 摊金额” 。如图 4-7。 26 图 4-6 图 4-7 27 （4）按钮提交和暂存 点击 出差申请提交到审批流程下一环节，点击 暂存出差申请，单据可在列表 查看。 4.1.3.3 详情页面 在出差申请列表点击出差申请可查看详情，如果是草稿状态的，点击后，用户可继续进行编 辑。详情页面可查看出差申请新增时填写的基本信息、行程明细、核算账号信息。如图 4-8。点击 可查看审批流，如图 4-9。 图 4-8 28 图 4-9 4.2 出差申请审核 4.2.1 功能概述 用户可在出差申请审核页面对出差申请进行审核。 4.2.2 业务流程 开始-用户提交出差申请-出差申请业务审核-结束 4.2.3 功能详述 进入路径：综合财务>我的审核 4.2.3.1 未审核 29 用户可看到所有未审核的单据， 如图 4-10，点击单据，可进入审批页面进行审批。 图 4-10 4.2.3.2 已审核 用户可查看所有已审核的单据，如图 4-11，点击单据，可查看详情。 30 图 4-11 4.2.3.3 审核页面 审批人在未审核页面点击单据，进行审核。如图 4-12，点击 入信息，审批单据进入下一审批环节。点击 时，打开审核弹窗，输 时，打开退回弹窗，退回申请人。 31 图 4-12 4.3 差旅费报销单新增功能 4.3.1 功能概述 与 PC 端一样，差旅费报销单新功能实现了出差申请与差旅费报销单的关联，并可将出差申请 的信息带入差旅费报销单，从而减轻重复填写的工作量。 4.3.2 业务流程 差旅费报销单业务流程：开始-申请人填写差旅费报销单-业务审核-财务审核-付款并生成凭证 -结束。 32 备注：手机端仅支持差旅费报销单的填报及业务审核，暂不支持财务审核及付款生成凭证操 作。 4.3.3 功能详述 4.3.3.1 差旅费报销单填报页面新增功能 差旅费报销单报销人填写页面新增“出差申请”模块，如图 4-13。用户点击出差申请按钮， 可打开出差申请的页面，如图 4-14。具体可选择的出差申请规则与 PC 端一致。 图 4-13 33 图 4-14 4.3.3.2 差旅费报销单审批页面新增功能 选择出差申请，提交后，审批人审批页面其他附件会生成出差申请对应的 excel 附件。如图 4-15。 34 图 4-15 4.3.3.3 差旅费报销单详情页面新增功能 点击查看差旅费报销单详情，在其他附件中可查看出差申请对应的 excel 附件。如图 416。 35 图 4-16 36