中国地质大学（武汉）教育发展基金会项目管理办法.doc

中国地质大学（武汉）教育发展基金会项目管理办法 第一章 总则 为使中国地质大学（武汉）教育发展基金会（以下简称“基金会”）项目管 理科学化、规范化、有效化，为使基金会更好地为捐赠者、受益单位或受益人服 务，根据《基金会章程》等有关规定并结合基金会工作实际，特制定本办法。 第二章 项目管理的主要机构和人员 基金会理事会是基金会项目管理的领导机构，基金会秘书处是基金会项 目管理的执行机构。基金会秘书长是统筹项目管理工作的负责人。分管项目的副 秘书长是项目管理的直接负责人。 第三章 项目管理的主要流程 （一）前期工作 1.建立完善、动态的潜在捐赠者信息库。潜在捐赠者信息库应包括潜在捐 赠者的捐赠历史、基本情况、从事行业、财务状况、与学校的联系等。 2.潜在捐赠对象信息的收集及分析。基金会秘书处或受益单位通过采集、 分析信息，发现可能捐赠对象。挖掘、分析可能捐赠对象背景资料，策划具体项 目，与可能捐赠对象进行接触。 3.与捐赠对象洽谈捐赠意向，明确捐赠。 （二）项目的设立 1.落实捐赠意向、与捐赠者签订捐赠合同。基金会秘书处项目管理领导征求 受赠单位意见，根据项目性质，举行捐赠或签约仪式。基金会秘书处应将合同、 签约仪式的音影材料、新闻媒体的报道等材料归档并寄送捐赠方。 2.基金会秘书处明确项目分管具体负责人，建立专项专人负责制。 3.对于基金受益单位已经确定的限定性基金，经费到账后，基金会秘书处通 知受赠方并及时向捐赠方寄出捐赠发票。协助受益单位填报基金项目登记表；明 确受益单位基金项目负责人，制定项目用款计划。 4.对于非限定性基金，基金会每年接受学校相关教学、科研及管理部门以提 高教学、科研、人才培养及管理能力为目的的项目申请。基金会理事会每年听取 一次上年度基金会资助项目的总结汇报，讨论学校各单位提出的项目资助申请， 并决定当年的资助项目及金额。 （三）项目的评审和管理 1.项目评审的成员：基金会秘书处协助捐赠方、受赠方双方成立项目的评审 组织（领导小组或专家组）。 2.评审领导小组或专家组应严格按照合同约定的标的、经费使用标准等要求 评审项目。评审领导小组和专家小组中的捐赠方成员无法到场参与评审的，在评 审结果公布之前，应征求捐赠方意见后再进行公示。 3.项目评审过程中，应按国家有关法律法规，坚持公开公正的原则，组织评 选。项目经费自带评审费的，由受益方按照项目规定解决。项目经费没有评审费 的，由基金会和受益方协商解决。 4.项目经费的使用。评审结果经公示无疑义的，基金会财务按合同规定的金 额向受益单位或受益人支出项目经费。 5.基金会秘书处依据合同规定，配合受益单位每年至少一次将项目执行的进 展情况、资金使用的年度情况、资金结余清单寄送捐赠方。 6.基金会秘书处配合受益单位，每年向捐赠方寄送受赠人感谢信（或多媒体 资料），校、院最新信息，基金会简报，新年贺卡等材料。基金会秘书处应将评 审专家评审签名意见、评审结果、项目执行情况等材料归档保留。 （四）项目的撤销 1.在项目执行结束前，基金会秘书处配合受益单位将项目执行的情况、该项 目续签的意义等材料寄送到捐赠方并征求捐赠方是否有新的捐赠、是否续签该项 目。 2.项目到期后，基金会配合受益单位将该项目整体的运行情况、项目经费的 使用清单、专家对该项目的评审意见、项目产生的社会效应、受益单位或受益人 的感谢信等材料寄送捐赠方。 3.如该项目没有续签或捐赠方没有新的捐赠，基金会配合受益单位，定期向 捐赠单位寄送受益人感谢信、院校最新信息、基金会简报、新年贺卡等材料。基 金会秘书处应保留该项目执行的专家评审意见、财务清单等原始资料。 第四章 项目资料的档案管理 项目资料是指学校与捐赠方从开始接触到项目撤销过程中有关项目的一切 纸质、电子文档、音影材料。项目资料的档案管理是指项目资料的收集、归档、 立卷工作。受益单位配合基金会秘书处做好档案收集、整理和建档工作。 （一）项目资料的收集内容：基金会秘书处应根据项目的进度，及时收集 项目谈判纪要、捐赠人背景材料、捐赠合同、捐赠仪式的相关材料、新闻媒体的 报道材料、捐赠登记表、到账经费单、受益单位立项项目书、项目进展汇总表、 经费使用汇总表、项目专家签字评选意见、受益单位项目整体总结、受益人名单 及基本材料、受益人感言、向捐赠单位寄发材料的凭证、捐赠方的来函等材料。 （二）项目资料的档案管理。基金会秘书处在项目立项时，应建立项目的纸 质档案和相应的电子文档。 （三）项目负责人应定期对项目进行督察，项目具体负责人应配合完成档案 的归档整理工作。 （四）基金会秘书处应根据学校有关规定将基金会的项目档案资料定期归入 学校档案馆。 第五章 附则 （一）本办法由基金会秘书处负责解释和修订。 （二）本办法自公布之日起执行。