红头（榕职院学〔2016〕35号）福州职业技术学院学生档案管理规定.doc

福州职业技术学院（ 学生工作处） 榕职院学〔2016〕35 号 关于印发《福州职业技术学院 学生档案管理规定》的通知 各系： 为了更好地做好学生档案管理，提高学生档案管理水平，实现学 生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，特制定《福州职业 技术学院学生档案管理规定》，现印发给你们，请认真贯彻执行。 福州职业技术学院学生工作处 2016 年 10 月 22 日 福州职业技术学院学生档案管理规定 第一章 总则 第一条 为了加强学院的学生档案管理工作，提高学生档案管理 水平，实现学生档案管理的动态化、标准化、规范化、科学化，确保 学生档案的安全、保密，充分发挥学生档案的作用，根据《中华人民 共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办 法》等法规制定本规定。 第二条 学生档案材料的收集归档，本着实事求是的原则，着重 收集反映学生在校期间的政治思想、品德作风、学识水平等内容的文 件材料，并进行规范化管理,使之有效地为国家和社会选拔人才服务， 为社会主义现代化建设服务。 第三条 学院学生档案坚持学生工作处统一管理，院系和相关职 能部门密切配合的原则。各院系按照学院规定办理在校学生档案审查、 整理、补充、完整、移交手续；学生工作处根据工作职责，做好学生 档案的收集、整理、归档、转递工作。 第二章 学生档案建立、完善 第四条 根据学生档案适应国家人事工作需要的原则在校期间学 生档案应及时收集、整理，不断充实完善。毕业时学生档案一般应包 含以下内容： 1 .高中材料（学生自带） 2 .党员材料 3 .团员材料 4 .学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习 成绩登记表等材料。 5 .学籍材料：学生结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学 资格、复学等变更材料。 6 .鉴定材料：军训鉴定表、体育锻炼成绩等材料。 7 .实习材料：实习鉴定表、实习报告等材料。 8 .毕业材料：毕业生登记表等材料。 9 .体检材料：毕业生体检表等。 10 .实习材料：实习鉴定表、实习报告等有关材料。 11 .奖惩材料：在校期间获得各级表彰奖励以及在校期间违反校 规校纪、触犯国家法律等形成的各类材料。 12 .社会实践表 13 .其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。 第三章 学生档案的归档、保管 第五条 新生中学期间形成的档案材料由所在院系负责接收，由 院系进行初步的整理归档，发现档案确实或档案不全等情况，系部负 责督促学生完善缺失的档案材料。新生报到后第一个月内完成初步建 档，按学号排序汇总移交学生工作处档案室归档。每年十月前系部汇 总学生学年总结、奖惩情况、社会实践情况等档案材料移交学生工作 处档案室归档。 第六条 学生档案由专人保管，管理人员要严守保密纪律，对档 案材料要专柜严格保管，经常检查，按照档案保管规范予以保管，防 止火烧、虫咬、水湿、磨破、丢失、差错、混乱等现象。学生档案属 机要文件类，一经归档，不允许任何人涂改、剔除，毕业生档案在毕 业当年 6 月审核完毕封档后由学生工作处统一投递。 第七条 学生工作处在新生资格审查中审核学生档案，将档案 漏缺情况通知系部，要求学生补齐材料。 第八条 各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手 续完备的正式有效文件。归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象 明确，有形成材料的主办部门（单位）及日期。凡规定要同本人见面 的材料，应当有本人的签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，可 由组织说明。个人文字材料应当有本人签字。 第九条 归档材料应使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印、 油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、 红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。 第十条 归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在 复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。 第十一条 学生转学（转入和转出）、校内转专业、留级、下编、 延期毕业的，各系应及时将学生学籍变更告知学生工作处，学生工作 处应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。 第四章 学生档案的转递 第十二条 学生毕业时由系部在规定时间内负责整理学生个人纸 质档案，填写《学生档案交寄单》（一式两份） ，由学生工作处按就业 方向进行投递。 第十三条 学生毕业、结业、肄业、转学、退学、出国或死亡等 学籍变动发生后，各系应主动与档案室联系，办理学生档案转递手续。 第五章 学生档案查阅 第十四条 学生档案的查阅和借阅，必须按照档案借阅相关规定 案例登记和审批手续。 第十五条 学生不得查阅或借阅本人或他人档案。 第十六条 根据工作需要，教师可查阅或借阅学生档案。需要查 阅学生档案的，经学生工作处处长同意可根据需要提供部分或全部档 案材料。 第十七条 学院以外单位需要查阅毕业生档案时，须持有单位所 在地县、团级以上组织、人事部门查阅档案介绍信，经学院分管领导 同意后方可查阅。 第十八条 学生档案原则上不外借，特殊情况须出具情况说明， 并经有关领导签字批准后方可借出，原则上不得超过三天。凡借阅的 档案要严格保管，遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得拆卷、 涂改、划记号、撕页，更不能将档案交本人或亲属翻阅。 第十九条 学生档案归还时，档案管理人员要仔细检查看是否有 掉页、涂改等现象，核对无误后方可办理相关手续。 第六章 附则 第二十条 本规定自下发之日起施行。凡与本规定不符的一律按本 规定执行。 第二十一条 本规定由学生工作处负责解释。 福州职业技术学院学生工作处 2016 年 10 月 24 日印发