校资字【2016】10号《河北科技师范学院基本建设档案管理细则》.doc

校资字〔2016〕10 号 河北科技师范学院 关于印发《基建档案管理细则》的通知 各单位，各部门： 《河北科技师范学院基建档案管理细则》已经校长办公会研 究通过，现印发给你们，请遵照执行。 河北科技师范学院 2016 年 3 月 11 日 —1— 河北科技师范学院基本建设档案管理细则 第一章 总 则 第一条 为了加强学校基本建设档案的收集、整理、归档工作， 保证学校基建档案的完整、准确、系统、规范，根据《中华人民共 和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《高等学校档案工作 规范》、《城市建设档案管理规定》（建设部 2001 第 90 号令）、 《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）等国家现行的 有关工程建设的法律、法规、规范、标准以及学校档案馆规定，结 合实际情况，制定本细则。 第二条 本细则所述基建档案，是指后勤与国有资产管理处作为 建设单位应收集、整理、归档的资料，包括：（1）前期报建资料； （2）工程招投标文件及相关资料；（3）工程合同、补充协议； （4）开工、竣工资料；（5）设备、材料供货合同和相关资料； （6）设计变更、技术核定及签证资料；（7）工程概算、预算、及 结算、财务决算审计资料；（8）各类会议纪要；（9）有价值的照 片、图表等资料；（10）监理文件；（11）施工文件；（12）竣工 图；（13）其它与工程相关的资料。 第三条 基建档案按项目管理归档，计划内项目编码应与列入教 育厅计划项目编码规则一致，后勤与国有资产管理处各科室、项目 组在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同 时，应在专用条款中对基建档案和工程资料的编制责任、套数、费 用、质量和移交期限等提出明确要求。 第四条 后勤与国有资产管理处各科室、项目组应将工程文件的 —2— 形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围， 各科科长、项目组组长为资料管理的第一负责人。 第二章 工作规则 第五条 后勤与国有资产管理处各科室、项目组应随工程进度同 步收集、整理工程资料并按规定移交，移交的资料原则上应为工程 原件。 第六条 基建档案应完整、准确、系统。对与工程建设有关的重 要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体 的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。对工程资料进行涂改、 伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定予以处罚。 第七条 归档文件应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。 工程资料在相关移交过程中应办理相互签收手续，保证资料安全。 第八条 工程资料存档原则上必须是正本、原件（盖鲜章）；如 果原件另有它用，则在复印件上应注明原件存档处。工程档案一般 不少于四套，一套由建设单位保管；一套（原件）移交学校档案馆； 一套（原件）移交当地城建档案馆；一套由施工单位留存。移交清 单一式两份，填写案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。 移交双方签字盖章，各持一份存查。 第九条 按建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，即 可分前期报批手续完成，项目竣工验收，项目结算、决算完成等三 个阶段和时期分别完成。 第十条 基建档案的保管期限分永久、长期、短期三种。永久是 指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程 —3— 的使用寿命，短期是指工程档案保存 20 年以下，其中永久和长期 适用于需要归档于城建档案馆及校档案馆的资料,短期适用于留存 于后勤与国有资产管理处各科室的资料。根据后勤与国有资产管理 处情况，短期规定为不低于竣工财务决算之日起 15 年。招投标、 合同、结决算等长期资料可视具体情况在后勤与国有资产管理处留 存 3 年后移送校档案馆。 第十一条 对基建档案资料信息的开发利用由后勤与国有资产 管理处分管处领导负责组织和审查，重要、珍贵的档案一般不提供 原件，如有特殊需要，需经分管处领导审批同意。 第三章 职责划分 第十二条 后勤与国有资产管理处资料员负责规范基建档案材 料的形成、积累、保管和整理立卷、归档、移交工作，对后勤与国 有资产管理处各项目组及各科室工程资料整理工作进行业务指导， 对各项目组及各科室按规定报来的工程资料完整、准确、系统情况 和案卷质量进行审查，具体职责如下： （一）在项目竣工财务决算完成及建筑工程备案完成之后 6 个 月内将整体资料移交校档案馆。 （二）对接收的档案资料及时登记，编制检索工具，将基建档 案著录卡的数据、文字、图片存入微机中； （三）对破损或变质的档案应及时抢救，特别重要的基建档案 应当采取有效措施，确保其安全无损。 第十三条 后勤与国有资产管理处校园规划科负责前期报批资 料的收集、整理，并在项目前期报批手续整体审批完成后移交后勤 —4— 与国有资产管理处资料室。 第十四条 后勤与国有资产管理处校园规划科负责基建投资计 划、项目投资估算、施工预算、结算、决算、各类工程合同等资料 的收集、整理工作，及时移交资料室。 第十五条 后勤与国有资产管理处基建管理科负责工程施工过 程资料的收集、整理工作。具体职责如下： （一）后勤与国有资产管理处资料室配合基建管理科和项目组 （施工单位）对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收， 并在工程竣工验收后三个月内将工程档案移交城建档案馆。 （二）甲方采购的建筑材料、构配件和设备，应保证其符合设 计文件和合同要求，并保证相关物资文件的完整、真实和有效。 （三）施工过程中确认的设计变更及经济洽商由基建管理科及 项目组在项目竣工验收后移交资料室。 （四）督促施工单位、监理单位在竣工验收后一个月内移交施 工和监理竣工资料、竣工图各 2 套。（竣工资料其中一套原件；竣 工图为蓝图）交到资料室，并对施工资料、监理资料进行审查，否 则不能进行竣工结算。 第十六条 项目招标资料由后勤与国有资产管理处承担招标的 科室负责收集、整理工作。工程项目在招标工作完成后 1 个月内， 将招标文件、答疑文件、中标通知书（其中经济标为正本，其余为 副本）、招标资料、中标单位投标文件送后勤与国有资产管理处资 料室。未中标单位投标书等其余资料留存本科室。 第十七条 短期资料到保管期限后，由后勤与国有资产管理处基 建管理科统一造册销毁。销毁前，后勤与国有资产管理处分管处领 —5— 导应在销毁清册上签署意见，监销人按清册清点核对，销毁后，在 销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告后勤与国有资产管理处处 长。 第四章 附 则 第十八条 未尽事宜，按照《建设工程文件归档整理规范》 （ GB/T50328 -2001 ） 、 《 城 市 建 设 档 案 著 录 规 范 》 （ GB/T 50323-2001）《高等学校档案工作规范》中“学校基本建设类档案 工作规范”执行。 第十九条 本细则由后勤与国有资产管理处负责解释、修订和监 督执行。 第二十条 本细则自颁布之日起执行。 河北科技师范学院校长办公室 —6— 2016 年 3 月 11 日印发