海发办字〔2019〕6号-关于印发《海洋研究所电子公文管理办法（试行）》的通知.doc

中国科学院海洋研究所文件 海发办字〔2019〕6 号 中国科学院海洋研究所关于印发《海洋研究所 电子公文管理办法（试行） 》的通知 所属各部门： 为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、 可用和安全，现印发《海洋研究所电子公文管理办法（试 行）》，请遵照执行。 中国科学院海洋研究所 2019 年 3 月 29 日 - 1 - 中国科学院海洋研究所电子公文管理办法 （试行） 第一章 总 则 第一条 为规范研究所电子公文管理，维护电子公文的真实、 完整、可用和安全，根据《中国科学院电子公文管理办法（试 行）》（科办〔2009〕32 号），结合研究所实际情况，制定本 办法。 第二条 本办法中的电子公文，是指中科院、研究所及其他 院属单位通过中国科学院资源规划项目（简称“ARP”）公文系 统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。 第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效 用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠” 的基本原则。ARP 公文系统不得制发和办理涉密公文。 第四条 研究所电子公文及其打印的正式文本具备公文效 力。电子公文的制发和办理按照《海洋研究所公文处理办法》 （海发办字〔2018〕15 号）执行。 第二章 机构及职责 第五条 综合管理处负责研究所电子公文管理。具体职责是： （一）贯彻落实中科院对电子公文的各项要求，督促做好电 子公文的日常管理工作。 （二）制定研究所电子公文的管理规定，督促指导 ARP 公 文系统使用，协调解决 ARP 公文系统使用中出现的问题。 （三）负责电子公文的审核，以及送达研究所的电子公文的 接收。 - 2 - （四）负责电子印章的管理和电子公文的归档管理。 第六条 文献信息中心负责研究所 ARP 公文系统运行维护 的技术支持。具体职责是： （一）提供 ARP 公文系统的软件平台和技术支持，负责公 文系统的日常运行维护和应急处理。 （二）在系统进行维护、升级、迁移等操作过程中，确保电 子公文内容和元数据的前后一致性。 （三）负责为所 ARP 公文系统使用人员授权。 第七条 各职能部门的职责： 负责本部门日常电子公文的拟定、发送、接收、阅办等工作。 第三章 发文与收文办理 第八条 发文办理： （一）发文部门通过 ARP 公文系统行文，行文规则及文件 格式应符合《海洋研究所公文处理办法》（海发办字〔2018〕15 号）和《中国科学院公文处理标准》，并按 ARP 公文系统设定 的规范进行操作。 （二）完成电子公文流程后，公文管理员对电子公文进行审 核并确认无误，负责加盖研究所发文机构电子印章，然后进行发 送。 （三）电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文 处理工作。 （四）电子公文发送后，发文部门应在 1 个工作日内对所发 公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收单位联系， 确保公文正常接收。 （五）联合发文在主办部门签发后，可以纸质件送其他部门 会签。主送部门实施 ARP 公文系统的，以 ARP 公文系统发送； 主送部门没有实施 ARP 公文系统的，以纸质件发送。 - 3 - 第九条 收文办理： （一）公文管理员应及时登录 ARP 公文系统查收电子公文， 每个工作日的上、下午至少查收 1 次。 （二）接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检 查无误后方可办理。如有问题，应及时与发文单位联系。 （三）研究所各部门收到 ARP 电子公文提醒后，应及时登 录 ARP 公文系统查收、办理电子公文。 第四章 电子印章管理 第十条 研究所的电子印章均由院办公厅统一制作、颁发。 第十一条 电子印章的使用要求如下： （一）ARP 公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。 （二）严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打 印、空发印章。 （三）研究所的实物印章如需更换，必须同步更换电子印章。 更换电子印章，需向院办公厅提出书面申请，并附新印模。 第五章 应急与安全 第十二条 应急管理： 当 ARP 公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时， 使用人员应及时通知公文管理员和 ARP 系统管理员，查明原因， 排除故障。 第十三条 研究所应加强对 ARP 公文系统的安全管理及使 用人员的安全保密教育。 （一）使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期 更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。 （二）当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户 删除或权限调整，并办理相关手续。 - 4 - 第六章 归档 第十四条 电子公文的归档管理按照海洋研究所综合档案 管理相关规定执行。 第十五条 电子公文归档范围和保管期限执行中国科学院 海洋研究所文书档案归档范围及保管期限。 第十六条 归档要求： （一）办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印 纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。 （二）电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要 求进行分类整理后，于次年 6 月底之前归档。 （三）电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面 的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。 第十七条 电子公文档案的保管和利用执行国家及中科院 相关规定。 第七章 监督与责任追究 第十八条 有下列行为之一者，研究所视情节轻重进行处 置。对于情节较轻的限期整改，情节严重的予以行政处分，触犯 法律法规的移交司法部门依法追究责任。 （一）电子公文管理不力，系统无法正常运转。 （二）使用 ARP 公文系统处理涉密公文。 （三）玩忽职守，造成电子公文损毁、丢失。 （四）违反规定，提供、复制、公布、销毁电子公文。 （五）篡改、伪造、出卖电子公文。 （六）其他违反国家法律法规和中国科学院、研究所相关 规章制度的行为。 第八章 附 则 - 5 - 第十九条 第二十条 本办法由海洋研究所综合管理处负责解释。 本办法自发文之日起施行。 中 国 科 学 院 海 洋 研 究 所 综 合 管 理 处 2 0 1 9 年 3 月 2 9 日 印 发 - 6 -