海发计字〔2019〕1号-关于印发《实验原始记录管理办法（试行）》的通知.doc

中国科学院海洋研究所文件 海发计字〔2019〕1 号 中国科学院海洋研究所关于印发《海洋研究所 实验原始记录管理办法（试行） 》的通知 所属各部门： 为进一步规范实验原始记录管理，有效保护和利用科研资源， 现印发《海洋研究所实验原始记录管理办法（试行）》 ，请遵照执 行。 中国科学院海洋研究所 2019 年 3 月 4 日 - 1 - 中国科学院海洋研究所实验原始记录管理办法 （试行） 第一条 目的 为规范对实验原始记录的管理，使实验记录能够真实、准确、 完整、规范、及时地记录科研过程及结果，确保我所科研成果的 客观性、真实性和可靠性管理。 第二条 范围 本办法适用于我所实验记录本及实验原始记录的管理。 第三条 职责 （一）科学忠实地执行实验原始记录管理办法是每个科研人 员的基本职责。 （二）各研究组负责人应落实本办法中的相关要求，可结合 研究组科研工作的实际情况，在本办法基础上形成适合本研究组 的实验记录管理规范。 （三）研究组负责人负责对研究组领用实验记录本的指导和 检查，日常科研工作中负责督促研究组所有科研人员（包括研究 生、博士后等流动人员）规范使用实验记录本，在项目完成时审 核项目执行过程中所有实验记录的真实性、可靠性和完整性，在 签署审核意见后进行结题归档。 - 2 - （四）项目组在完成项目研究工作后应及时办理项目结题， 同时将实验记录本等资料统一归档到综合档案室；如有需要，可 对实验记录本进行复制备份，留研究组备查使用；研究组兼职档 案员负责本组实验记录本的发放、保管和归档等工作。 （五） 所综合档案室负责实验记录本的统一发放和归档管理。 档案管理人员应严格按照规定对归档的实验记录本进行管理，不 得篡改毁坏，对已归档实验记录本的查阅应征得项目负责人同意。 （六）科研处和监察审计处负责对研究组的实验记录本及实 验原始记录进行抽查，每年 1-2 次。 （七）研究组考核时，实验记录作为实验室实地考核的内容 之一。 第四条 实验记录本的使用要求 （一）研究所科研人员在开展科学实验工作时，实验记录均 应使用研究所统一印制的实验记录本。由研究组的兼职档案员统 一到综合档案室登记领取。 （二）正式签订合同（任务书）的科研项目，应在开题后建 立新的实验记录本。实行每个项目独立使用一套实验记录本，不 得多项目混用。如项目下设多个课题，不得多个课题共用实验记 录本。承担所计量认证检测项目的，按所计量认证有关规定执行。 （三）实验记录本专门用于记录科研实验过程的相关内容， - 3 - 不得记载其它无关事项。 （四）实验记录本是科研人员在科研实践中的最重要、最关 键的原始资料之一，须妥善保管，定期检查，不得遗失或转借他 人。 （五）科研项目完成后，实验记录本应作为项目结题的归档 材料之一统一归档。工作人员及研究生离所时应将在研究所工作 期间完成的所有科学实验工作的实验记录本完整移交给所在研 究组保存；如研究组解散，须将实验记录本移交给综合档案室保 存。 （六） 所检查组有权不定期检查研究组实验记录本使用情况。 第五条 实验记录基本要求 （一）完整、准确的实验记录是开展科学研究工作最基本的 要求，是科研素质和严谨科学态度的体现。 （二）实验记录应做到真实、准确、完整、规范地记录实验 过程中的所有重要信息，包括实验目的、材料、方法、条件、过 程、结果、人员和时间等原始实验内容。 （三）科研人员应定期对实验记录进行数据处理、总结归纳 并有记载。 （四） 计算机数据处理或模拟实验过程同样须做好实验记录， 在实验完成后应及时将编写的计算机程序、程序设计说明、程序 - 4 - 框图、输入数据和计算结果等资料进行集中归类存放，做好资料 备份。 （五）实验分析仪器和设备应定期校正或标定，实验分析方 法应科学、正确、明晰、可靠。 （六）最终用于科学分析的实验结果须保证实验数据具有可 重复性。 （七）实验记录应使用蓝黑墨水的钢笔或签字笔书写，保证 字迹整洁清晰，书写规范。 （八）实验记录本上的原始记录应确保可追溯性，不得直接 涂改；如有修正，可以标注的形式在相应的原始记录旁边进行说 明。 （九）实验记录本应保持整洁、完整；不得缺页或挖补；写 错作废的张页，不得撕毁。如有缺漏页，应详细说明原因。 第六条 本办法由科研处负责解释。 第七条 本办法自印发之日起施行。 附件：1.实验记录的具体内容要求 2.计算机数据实验记录的具体要求 附件 1 实验记录的具体内容要求 - 5 - 1.实验记录本封面上要齐全记录相关内容，如项目名称、项 目负责人、室组名称、记录人、联系方式、起止年月等； 2.实验记录正文应包括以下内容（可根据专业特点进行适当 调整）： （1）实验名称； （2）检测方法、标准名称全称； （3）检测时间； （4）实验材料，样品编号及状态； （5）检测地点； （6）检测设备名称、编号、校准有效期； （7）重点辅助性检测设备名称、编号、校准有效期（如天 平、pH 计等）； （8）质控信息（标准物质编号、有效期、稀释过程等） ； （9）前处理过程； （10）测试过程数据； （11）测试结果（含计量单位）； （12）环境条件； （13）检测人、审核人签字； （14）其他需要记录的信息。 附件 2 计算机数据实验记录的具体要求 - 6 - 1. 在实验中用记录本记录数据和计算机中记录本数据及谱 图的方法应配合使用，二者不可偏废。 2.在实验记录本中应详细写明实验日期、实验目的、实验方 案、实验条件、以及计算机中的相应数据及谱图的文件名。 3.计算机中的各种采样数据及谱图文件应按记录本中的实 验顺序排列，文件命名规则如下； X X X X — X X — X X — X X （年月日） （流水号） 项目组也可根据实际情况自行命名，以查找方便和实验记录 本中的文件名一一对应为原则。 4.计算机的数据及谱图文件每年定期备份一次，并刻入光盘 和记录本一同保存，归档时和实验记录本一同归档。 - 7 - 中国科学院海洋研究所综合管理处 2019 年 3 月 6 日印发 - 8 -