东莞理工学院城市学院会计档案管理办法.doc

东莞理工学院城市学院会计档案管理办法 为了进一步加强学院会计档案管理，统一会计档案管理制度，特制定本办法。 一、 会计档案的类别 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录 和反映单位经济业务的重要资料和证据。具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 （二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会 计账簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告和其他财务报告，包括会计报表、 附表、附注等。 （四）其他类： 1. 银行对账单、银行余额调节表； 2. 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册； 3. 学年度预决算报告及相关资料； 4. 审计报告、所得税汇算清缴报告及相关资料； 5. 学院评估报告及相关资料； 6. 学院收费许可证、各类收费备案表及相关资料； 7. 其他应保存的会计核算专业资料。 二、 会计档案的装订和归档 （一）经复核、记账完毕的会计凭证，由档案保管员负责整理并装订成册， 编 制会计档案保管清册后入库保管。 （二）会计凭证的装订要求整齐美观，每本加具封面和封底，封面上应注明单位 名称、年度、月份、起讫日期、起讫号码、装订人等。 （三）各类会计档案归档前原则上由经手人负责保管，在归档期限内移交档案保 管员整理、装订并入库保管。各类会计档案的归档期限为： 序号 档案名称 1. 会计凭证类 2. 会计账簿类 归档期限 会计年度结束后次年的３月３１日前。 3. 财务报告类 4. 其他类： （1） 银行对账单 （2） 银行余额调节表 （3） 学年度预决算报告 （4） 审计报告 （5） 所得税汇算清缴报告 （6） 评估报告 会计年度结束后次年的３月３１日前。 预决算工作结束并经董事会通过后的三个 月内。 事务所出具审计报告并经相关领导批准后 的三个月内。 申报截止日（每年 5 月 31 日）后的三个月 内。 评估结束后三个月内。 收费许可证：许可证到期日届满后的三个 （7） 收费许可证、收费备案表 月内；收费备案表：经物价局核准后的三 个月内。 三、 会计档案的保管 （一） 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后 的第一天算起。各类会计档案的保管期限为： 序号 1. 档案名称 保管期限 会计凭证类： （1） 原始凭证 15 年 （2） 记账凭证 15 年 （3） 汇总凭证 15 年 2. 备注 会计账簿类： （1） 总账 15 年 （2） 明细账 15 年 （3） 日记账 15 年 包括日记总账。 现金和银行存款日记账保管 ２５年。 （4） 固定资产卡片 （5） 辅助账簿 3. 固定资产报废清理后保管５ 年。 15 年 财务报告类： （1） 月、季度财务报告 3年 包括文字分析。 （2） 年度财务报告（决算） 永久 包括文字分析。 4. 其他类： （1） 会计移交清册 15 年 （2） 会计档案保管清册 永久 （3） 会计档案销毁清册 永久 （4） 银行余额调节表 5年 （5） 银行对账单 5年 （６） 学年度预决算报告 永久 （７） 审计报告 永久 （８） 所得税汇算清缴报告 永久 （９） 评估报告 永久 （１０） 永久 收费许可证、收费备案表 （二）会计档案由财务处档案室按规定期限保管，档案保管员应不定期检查、整 理会计档案，落实防火、防盗、防虫、防潮等安全措施，确保会计档案妥善保管、 有序存放、方便查阅。 四、 会计档案的借阅 （一）会计档案不得外借。如有特殊需要，经财务处负责人批准后，可以复制。 （二）财务处人员因工作需要可在档案室自行查阅会计档案，如需借调出档案室， 应办理借阅登记手续，使用完毕后放回原处，并在借阅登记簿上办理注销 手续。 （三）学院非财务处人员查阅或复制会计档案的，须提供相关申请并由所在部门 负责人签署意见，经财务处负责人批准后方可进行。 （四）外部单位要求查阅或复制会计档案的，学院经手部门须提供相关申请并由 部门负责人签署意见，经财务处负责人及分管院领导批准并在查档登记簿 上办理登记手续后方可进行。 五、 会计档案的移交 因工作需要交接会计档案的，交接双方应办理会计档案交接手续。移交方应 填写会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、册数、档案编号、移交时间 等内容。交接时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接。清点无 误后，交接双方经办人和监交人应在会计档案移交清册上签名或盖章。 六、 会计档案的销毁 （一）会计档案按规定保管期满需销毁的，由经办人编制会计档案销毁清册，列 明销毁的会计档案名称、册数、档案编号、销毁时间、应保管期限、已保 管期限等内容，由财务负责人审批、学院纪检监察人员核定，经院长批准 后方可进行。 （二）销毁会计档案前，监销人和学院纪检稽查人员应按照会计档案销毁清册所 列内容进行清点、核对。销毁后，经办人、监销人和学院纪检稽查人员应 在会计档案销毁清册上签名或盖章。 七、 会计档案的管理责任。在会计档案管理过程中，未按规定程序办理会计 档案的装订、归档、借阅、移交等手续的，将追究直接责任人的责任。未按 规定保管或销毁会计档案的，将追究直接责任人、档案保管员及财务处负责 人的责任。 八、 本管理办法自学院批准引发之日起执行，由财务处负责解释、修订。学 院原有与本办法相同或相冲突的文件同时停止执行。 东莞理工学院城市学院 财务处